# Експорт на фактури към счетоводна програма Експорт към счетоводна програма значи файл, в който документите за избран период излизат във формата, който тя приема при внос. Счетоводителят го внася наведнъж, вместо да въвежда фактурите на ръка. Rila.Tools подготвя архив за пет получателя: McMaster, Microinvest Делта Pro, Плюс Минус 7, Ажур L и dWare КОНТО 6. ## Какво е експорт към счетоводна програма Архивът съдържа документите за периода, всеки с номер, дата, контрагент с неговия ЕИК, суми, данъчна основа, начислен данък и класификация по ЗДДС. Форматът е на получателя: всяка счетоводна програма чете свой файл със свои полета, затова архивът за Ажур не върши работа в Делта Pro. Целта е двойка от сверени числа. Регистрираните лица водят дневник за покупките и дневник за продажбите по чл. 124 от ЗДДС, а справка-декларацията по чл. 125 и самите регистри се подават до 14-о число включително на месеца след периода. Всяко ръчно въвеждане между Вашата фактура и тези регистри е място, на което число може да се размине. ## Петте получателя и техните настройки Всеки получател има свой екран с настройки, който се попълва веднъж, преди първия експорт. Общи полета между тях няма - това са различни номенклатури. - **Настройки McMaster** - кодове на счетоводни шаблони, код на обекта и сметките на клиенти и доставчици. Идват от счетоводителя, не се измислят. - **Настройки Делта Pro** - тип операция при продажби и при доставки, ДДС операция при нулева ставка и основанията, които се изписват при вноса. - **Настройки Плюс Минус** - вид на данните при продажби и при доставки (стока, услуга, материал, продукция) и вид на сделката без начислен ДДС. - **Настройки Ажур L** - вид на доставката без начислен ДДС, основание за неначисляване и отчетната валута на базата при счетоводителя. - **Настройки dWare КОНТО 6** - кодовете на номенклатурите от базата на Вашия счетоводител, с водещите нули. Едно и също нещо питат три от екраните, с различни думи: **Право на данъчен кредит при доставките** в **Настройки Ажур L** и **Настройки Плюс Минус**, и **ДДС операция при доставки** в **Настройки Делта Pro**. Правото не се вижда от самия документ, затова се задава веднъж за всички доставки, а отделните изключения се посочват върху документа - за това е [правото на данъчен кредит по получена фактура](/blog/pravo-na-danachen-kredit-varhu-fakturata). Във всяка от трите програми - Делта Pro, Плюс Минус и Ажур - по две полета идват празни нарочно. Нулевата ставка не е един случай: износ, вътреобщностна доставка, услуги по чл. 21, ал. 2, освободена доставка и обратно начисляване попадат в различни колони на ДДС дневниците. Софтуерът отказва да гадае и спира при първия такъв документ. ## Проверката преди архива Преди да създаде архив, екранът прави проверка. Тя не е приблизителен изглед: строи целия резултат със същия код, който после прави и файловете, тоест каквото пише в бележките, това ще стане. Резултатът са три таблици - продажби, доставки и данъчни протоколи - с колона **Бележка**. Тя показва по една причина на документ, като спиращата винаги е първа, тоест след поправка може да излезе втора. Всеки проблемен ред се отваря в свой раздел с **преглед**, поправя се, записва се и проверката се пуска отново. Когато поне един документ има спираща пречка, спира целият архив, не само той. Архив, от който тихо липсват документи, оставя счетоводителя без представа, че липсват. Има и червен текст, който не идва от документите: липсващо поле в настройките на избрания получател. Тогава бутонът **Настройки** е първото място за поглед, а текстът казва кое поле липсва и какво се губи без него. ## Защо подаваме класификация, а не сметкоплан Внесените документи не са контирани по Вашия сметкоплан. Това е замисълът. Подаваме класификация - вид на доставката, ДДС режим, право на данъчен кредит - и не подаваме сметки. Сметкопланът е на счетоводителя, различен е при всяка кантора, а често и при всяка фирма в нея; контировка, наложена отвън, би трябвало да бъде разчистена преди осчетоводяването. Оттам следва и разделението на отговорностите: софтуерът казва какъв е документът, счетоводната програма казва по коя сметка влиза. ## Кои документи не влизат В счетоводния архив влизат фактурите, кредитните и дебитните известия и данъчните протоколи. Офертите, проформите, разписките и Вашите собствени видове документи не влизат по замисъл - проформата не е данъчен документ и няма място в ДДС дневник. Отделно стоят документите отпреди преминаването към евро. Те не се смесват с текущите и когато таблиците изглеждат празни без причина, периодът и валутната ера са първите две места за поглед. ## Как става в Rila.Tools 1. Отворете екрана **Експорт към счетоводство**. 2. В **Счетоводна програма** изберете получателя. Полето е празно - всяка програма иска различен архив, затова избор по подразбиране няма. 3. Задайте **от** и **до**. Двете дати влизат в периода. Периодът по подразбиране е от 1 януари до днес, не текущият месец. 4. Натиснете **Проверка** и прочетете колоната **Бележка**. 5. Отворете проблемните документи с **преглед**, поправете ги, запишете и натиснете **Проверка** отново. 6. Когато няма пречки, натиснете **Създаване на експорт**. Архивът се сваля на Вашия компютър. Бутонът **Създаване на експорт** остава сив, докато няма минала и чиста проверка за същата програма и същия период. Смяната на дата или на програма след проверката иска нова проверка. Екранът иска ниво на достъп 2 - същото, което трябва и за настройките на получателя. Затова на счетоводителя се дава ниво 2 и той прави експорта сам; подробностите са в [как да дадете фактурите на счетоводителя си](/blog/kak-da-dadete-fakturite-na-schetovoditelya). ## Често задавани въпроси ### Осчетоводяват ли се документите автоматично след вноса? Не. След вноса документите стоят в счетоводната програма с вид, ДДС режим и класификация, но контировката се прави от счетоводителя по неговия сметкоплан. Подаваме класификация, не сметки. Това важи за всичките пет получателя. Ако счетоводителят работи с **McMaster** и каже, че документите са внесени, но не са осчетоводени, причината обикновено е липсващ код на счетоводен шаблон за техния вид документ - прегледът преди експорта отбелязва точно това. ### Защо експортът спира заради един документ? Защото частичният архив е по-опасен от липсващия. Ако един документ има спираща пречка и останалите излязат, счетоводителят внася файл, който изглежда пълен, и осчетоводява месец без една фактура. Никой не получава съобщение за липсата, а разликата излиза чак при сверката с дневниците. Най-честите спиращи пречки се поправят от екрана: известие без посочена фактура, данъчен протокол без вид, непопълнено поле в настройките на получателя, липсващ ЕИК на контрагента при McMaster, номер, по-дълъг от приетия (Ажур приема най-много 10 знака за номер на продажба). ### Влизат ли офертите и разписките в архива? Не. Офертите, проформите, разписките и собствените видове документи на фирмата остават извън счетоводния архив. Те не са данъчни документи и не пораждат запис в ДДС дневниците. Те се издават, печатат и намират в справките както останалите документи - разликата е само в експорта. Проформата е покана за плащане, а данъчният документ по нея е фактурата. ### Може ли да сваля архива повторно? Не. Архивът се произвежда в момента на заявката и не се съхранява при нас, тоест повторното сваляне значи ново създаване на експорт за същия период. Пазете си копие от файла, който сте подали на счетоводителя. Повторното създаване за същия период е разрешено и дава документите такива, каквито са в момента на новата заявка - с поправките, които сте направили междувременно. [Регистрирайте фирмата си](/#reg) и пуснете проверката за текущия месец, преди да е дошло 14-о число.