# Фактура по имейл - валидна ли е и как се праща

Фактура по имейл е валидна. ЗДДС третира еднакво фактурите на хартия и тези в
електронна форма, при две условия: получателят да приема този начин на
документиране и да са осигурени автентичността на произхода, целостта на
съдържанието и четливостта на документа. Електронен подпис не е задължителен.

## Фактура по имейл - какво се променя и какво не

ЗДДС не поставя изискване за носител: PDF, изпратен по имейл, носи същите
реквизити и същата тежест като фактурата на хартия. Списъкът на чл. 114, ал. 1
от ЗДДС не се променя според носителя, а какво съдържа той е разгледано в
[Реквизити на фактура](/blog/rekviziti-na-fakturata).

Две разлики има. Първата е в екземплярите - фактурата **на хартиен носител** се
издава най-малко в два екземпляра, за доставчика и за получателя (чл. 113, ал. 2
от ЗДДС).
Втората е в момента на издаване: електронните фактури се смятат за издадени на
датата, на която доставчикът ги предостави така, че да могат да бъдат получени
от клиента (чл. 113, ал. 12).

Форматът може да се променя, без документът да престане да е същият: по
определението за цялост на съдържанието в ЗДДС значение има съдържанието на
фактурата да не е променено, а не файлът да остане един и същ.

## Съгласието на получателя

Условието, което най-често се пропуска, е в чл. 114, ал. 9 от ЗДДС:
документирането на доставките с електронни фактури и електронни известия се
извършва, при условие че това документиране се приема от получателя с **писмено
или мълчаливо съгласие**.

Мълчаливото съгласие върши работа в ежедневието: клиент, който е получил
фактурата по имейл, осчетоводил я е и е платил по нея, е приел начина на
документиране. Писменото съгласие е по-удобно при дългосрочни договори - едно
изречение в договора или потвърждение по имейл, че фактурите ще пътуват
електронно, затваря въпроса предварително.

Практическото правило: питайте новия клиент веднъж, по имейл, и запазете
отговора. Това е и съгласието, и адресът, на който да пращате.

## Подпис, печат и какво ги замества

Подпис и печат не са сред задължителните реквизити на фактурата по чл. 114,
ал. 1 от ЗДДС. Законът за счетоводството също не ги изисква от документа,
адресиран до външен получател (чл. 6, ал. 1); подпис на съставителя се иска при
документа, който засяга само дейността на предприятието (чл. 6, ал. 3, т. 5).

На тяхно място стои друго задължение. Чл. 114, ал. 6 иска всяко данъчно
задължено лице по избран от него начин да осигурява автентичността на произхода,
целостта на съдържанието и четливостта на фактурите, и издадените, и
получените, независимо дали са на хартиен носител, или в електронна форма.
Начинът е описан в ал. 10: всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна
одитна следа между фактурата и доставката на стоки или услуги. Договор, поръчка,
проформа, платежно нареждане и товарителница са точно такава следа.

Квалифицираният електронен подпис и електронният обмен на данни са изброени в
ал. 11 като **примерни** технологии, не като задължение. Тоест PDF без подпис,
придружен от нормалната документация на сделката, отговаря на изискването.

## Какво се случва след изпращането

Изпратената фактура живее два живота - при Вас и при клиента. Чл. 121, ал. 1 от
ЗДДС иска данъчните документи да се съхраняват в оригиналния им вид до 5 години
след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което
удостоверяват, а ал. 2 - автентичността, целостта и четливостта им да са
гарантирани през целия срок на съхраняване. Оттам идва и практиката PDF-ът да не
се преработва след изпращането: файлът, който клиентът е получил, и файлът,
който пазите, са един и същ документ.

Второто, което има значение, е следата от самото изпращане. Имейлът не е
препоръчано писмо - той не носи разписка за получаване. Затова бележката
„писмото е предадено на сървъра на получателя и е отворено" не е дребна
подробност, а единственото, което остава от изпращането.

## Как става в Rila.Tools

Фактурата тръгва от същия екран, на който се издава. Попълвате адреса в полето
**Имейли** и вместо **Запис** натискате **Запис и изпращане по имейл** -
документът се записва и писмото тръгва веднага, с PDF-а прикачен. Ако
предпочитате да я изпратите сами, **Запис и изтегляне на PDF** сваля същия файл.

Адресите се помнят за клиента. В **Клиенти и доставчици** полето **Имейли**
приема до три адреса, разделени със запетая - счетоводството, управителят и
човекът, с когото работите.

Какво е станало с писмото, се вижда в справката **Фактури, приходи и разходи**,
в колоната **Статус на имейла**: предадено ли е и отворено ли е. Празно поле
значи, че документът не е изпращан по имейл от този екран. Същата справка показва
и колоната **Платено**, така че на един ред стои и дали фактурата е стигнала, и
дали е платена.

При плащане по проформа фактурата може да тръгне сама. В справката
**Оферти и проформи** натискате иконата с еврото, отбелязвате **Платена е
цялата сума**, оставяте отметката **Фактурата да се изпрати по имейл** и
натискате **Потвърждаване на плащането**. Ако по проформата няма записан имейл
адрес, фактурата се издава, но писмо не тръгва - отваряте издадената фактура,
попълвате адреса и я изпращате оттам.

## Често задавани въпроси

### Валидна ли е фактура, изпратена като PDF по имейл?

Да. ЗДДС не поставя изискване за носител: реквизитите по чл. 114, ал. 1 са
едни и същи за хартиената и за електронната фактура. Условията са получателят да
приема електронното документиране (чл. 114, ал. 9) и да са осигурени
автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на документа
(чл. 114, ал. 6).

### Трябва ли електронен подпис?

Не е задължителен. Квалифицираният електронен подпис и електронният обмен на
данни са посочени в чл. 114, ал. 11 от ЗДДС като примерни технологии за
гарантиране на автентичността и целостта. Същият резултат се постига и с контрол
на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата и
доставката - договор, поръчка, плащане, приемане.

### Как разбирам дали клиентът е получил фактурата?

По обратната информация от изпращането. В Rila.Tools колоната **Статус на
имейла** в справката **Фактури, приходи и разходи** казва дали писмото е
предадено и дали е отворено. Празно поле значи, че документът не е изпращан по
имейл от този екран, тоест липсата на статус не е доказателство за неуспех.

### Трябва ли да разпечатвам и хартиено копие?

Не. Изискването за два екземпляра се отнася до фактурата на хартиен носител
(чл. 113, ал. 2 от ЗДДС). Електронната фактура се съхранява в оригиналния си вид
по чл. 121, ал. 1 от ЗДДС, а автентичността, целостта и четливостта ѝ се
гарантират през целия срок на съхраняване. Ако клиентът иска хартия, се
разпечатва копие - това не променя документа.

Ако искате фактурата да излиза и да тръгва с един бутон,
[регистрирайте фирмата си](/#reg) - първият месец е безплатен, без карта.