# Фактура в Excel или програма за фактуриране Фактура в Excel е законна, ако съдържа изискваните реквизити - законът не предписва софтуер, а съдържание. Шаблонът върши работа при няколко документа на месец. Започне ли да ги издавате всеки ден, на две места или с повече от един човек, цената му се плаща в номерация, в преписване и в грешки. ## Докъде върши работа фактура в Excel Шаблонът е ваш, безплатен е и изглежда точно както го нарисувате. Смята сам редовете, копира се на всеки компютър и не изисква нито регистрация, нито абонамент. За фирма, която издава две фактури на тримесечие, това е достатъчно и няма причина да се сменя. Реквизитите също са постижими в таблица. Чл. 114, ал. 1 от ЗДДС изброява какво задължително съдържа фактурата - наименование на документа, пореден десетразряден номер само от арабски цифри, дата на издаване, данните на доставчика и на получателя, количеството и вида на стоката, датата на данъчното събитие или на плащането, единичната цена без данъка и данъчната основа, ставката и размера на данъка, както и сумата за плащане, когато се различава от основата и данъка. Чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството иска същото ядро за всеки първичен документ до външен получател. Нито едната норма не споменава програма. ## Петте места, на които шаблонът се чупи - **Номерацията.** Следващият номер го помни човек, не файлът. - **Списъкът с клиенти.** Данните на един и същ клиент се преписват всеки път. - **ДДС.** Ставката, цените с включен данък и случаите без начислен данък се пипат на ръка във всяка нова бланка. - **Справките.** Въпросът „кой не ми е платил" изисква да отворите всички файлове. - **Предаването към счетоводителя.** Папката с файлове се въвежда наново в счетоводната програма. Първите две струват най-скъпо, затова са отделно. ## Номерацията е първата Законът иска номерът да идентифицира фактурата уникално и да е пореден. В таблица това се пази от паметта на този, който издава. Достатъчно е една фактура да бъде издадена от втори човек или от друг компютър, за да излязат два документа с един номер - а повтореният номер се вади трудно, защото вече е отишъл при клиента. Другата форма на същата грешка е дупката: копирате миналия файл, сменяте номера на око и прескачате един. Програмата държи брояча на едно място и дава следващото число сама. Повече за правилата - в [Номерация на фактурите](/blog/nomeraciya-na-fakturite). ## Списъкът с клиенти е втората Във всяка нова бланка името, адресът и ЕИК-ът на клиента се пишат наново или се копират от стар файл. Оттам идват двата класически дефекта: адрес, който е бил верен преди две години, и ЕИК с една сбъркана цифра, забелязан чак от счетоводството. Идентификаторът е един и същ реквизит и за фирма, и за човек. Чл. 6, ал. 1, т. 3 от Закона за счетоводството изброява в едно изречение единния идентификационен код от Търговския регистър, кода по Булстат, ЕГН и личния номер на чужденец. Тоест фактурата на физическо лице не е изключение, а същият документ с друг вид номер - темата е разгледана в [Фактура на физическо лице](/blog/faktura-na-fizichesko-lice). ## Какво печели счетоводителят От шаблона счетоводителят получава файлове и ги въвежда на ръка - всеки ред, всяка сума, всеки контрагент. Времето е негово, но сметката е ваша, а грешките при преписване се появяват месеци по-късно, в справка, която не се връзва. От програма той получава архив за период, който неговият софтуер приема наведнъж. Това е и мястото, където се вижда дали документите са пълни: проверка преди изнасянето показва кой документ няма да мине, докато той още може да бъде поправен. ## Как става в Rila.Tools Номерът не се въвежда и не се помни наум: в екрана **Издаване на документ** полето **Номер** стои празно, а програмата слага следващия пореден номер от редицата на обекта в момента, в който натиснете **Запис**. Датата е попълнена с днешната. Началните номера се задават веднъж в **Настройки**, с бутона **Номерация на типовете документи и обекти на фирмата**, и точно там се продължава номерацията от стария шаблон. Клиентът се попълва от списъка: пишете началото на името и го избирате. За нов клиент напишете ЕИК-а и натиснете **Търсене в публичния регистър** - името, адресът и ДДС номерът идват сами. Списъкът **Клиенти и доставчици** се пълни сам, докато работите; не е каталог, който се поддържа на ръка. Същото важи за **Стоки и услуги** - познатата стока се разпознава по името и предлага цената си. Въпросът „кой ми дължи" е една отметка. В справката **Фактури, приходи и разходи** задавате период и маркирате **Само неплатени**; колоната **Платено** се попълва направо в клетката и се записва веднага. За счетоводителя има **Експорт към счетоводство**: избирате програмата му - McMaster, Делта Pro, Плюс Минус, Ажур L или dWare КОНТО 6 - и период, натискате **Проверка**, отваряте отбелязаните документи направо от списъка и чак когато няма пречки, натискате **Създаване на експорт**. ## Често задавани въпроси ### Законна ли е фактура, направена в Excel? Да, ако съдържа изискваните реквизити. Чл. 114, ал. 1 от ЗДДС изброява какво задължително съдържа фактурата, а чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството - какво съдържа първичният счетоводен документ, адресиран до външен получател. Нито едната разпоредба не изисква определен софтуер. Отговорността за съдържанието обаче остава при издателя. Дали конкретният ви документ е редовен, преценява счетоводителят ви. ### Как пазя номерацията без дупки в Excel? С една таблица, в която номерът се води централно, и с правилото, че фактури издава един човек. Двете заедно свеждат риска, но не го махат - копирането на файл остава начин номер да бъде преизползван, а номерът вече е отишъл при клиента. Програмата държи брояча на сървъра и заделя следващото число в момента на записа, тоест два документа, писани едновременно, получават два различни номера. ### Мога ли да прехвърля старите си фактури от Excel? Не. Rila.Tools няма внос от таблица и не се обещава такъв. Старите фактури остават там, където са, а новите продължават номерацията им - началният номер се въвежда веднъж при описването на обекта. Внос има само от настолната програма РилаСофт Фактуриране, срещу 30.68 € с ДДС. ### Колко документа са прагът, след който шаблонът пречи? Праг в брой няма, а в обстоятелства. Шаблонът започва да пречи, когато издаването мине през втори човек, когато фирмата тръгне да работи от два обекта или когато проверката „кой не е платил" отнема повече време от издаването на фактура. [Опитайте Rila.Tools безплатно един месец](/#reg) - без карта и без инсталация.