# Как да дадете фактурите на счетоводителя си Как да дам фактурите на счетоводителя - има три начина: да го поканите във фирмата си с ниво на достъп 2 и той сам да си вземе каквото му трябва; да му подадете готов архив за неговата счетоводна програма; или да му изпратите таблица за Excel и PDF файловете. Първият е най-краткият път: без препращане на файлове напред-назад. ## Как да дам фактурите на счетоводителя: трите начина **Достъп до фирмата.** Каните счетоводителя с неговия имейл и му давате ниво 2. Той влиза със своя вход, вижда документите на фирмата, прави експорта, а намери ли сгрешено основание, го поправя на място. Няма препращане и няма версии на един и същ файл - и двамата гледате едни и същи документи. **Готов архив за неговата програма.** Ако предпочитате да не давате достъп, свалете архива сами и му го изпратете. Архивът е за конкретна счетоводна програма и период - подробностите са в [експорт на фактури към счетоводна програма](/blog/eksport-kam-schetovodna-programa). **Таблица и PDF.** Когато счетоводителят работи в програма, за която нямаме експорт, или иска само справка, всяка таблица в справките се сваля като файл за Excel, а всеки документ се изтегля като PDF. ## Ниво 2 е достатъчното за счетоводител Нивата са три. **1** само преглежда. **2** преглежда и променя. **3** администрира - потребители, таксуване, фирмени данни, видове документи, обекти и номерация. Ниво 2 покрива и трите неща, за които каните счетоводителя: да прави експорта към счетоводната програма, да въведе кодовете в нейните настройки и да поправи сгрешено основание или дата върху вече издаден документ. Ниво 3 му дава и онова, което не е негова работа - да кани и маха потребители и да мени данните на фирмата. Нивото важи за една фирма. Един и същ човек може да е собственик в своята фирма и ниво 2 в чужда, а фирмите, в които не е поканен, не ги вижда. ## Какво може да оправи той сам С ниво 2 счетоводителят прави каквото прави ниво 2 - това е стъпало в скалата, не отделна роля. На практика от него се очакват четири неща: - Попълва настройките на своята счетоводна програма - кодовете, които знае само той. - Пуска **Проверка** в експорта и поправя посоченото в колоната **Бележка**. - Дописва основание за неначисляване на ДДС там, където документът го иска. - Посочва правото на данъчен кредит върху получена фактура, която се отклонява от общата настройка. Приема се съзнателно, че с ниво 2 той може и да издава документи. Скалата е линейна и „вижда всичко, настройва експорта, но не издава" не е стъпало в нея. ## Какво остава Ваша работа Издаването. Номерът, датата и данните на клиента се попълват при издаването и там се решава какво пише върху документа. Плащанията. Софтуерът не вижда банковата Ви сметка - колко е платено по дадена фактура се попълва от Вас, направо в клетката **Платено** в справката. Оттам идва и отговорът на въпроса кой Ви дължи; за него има отделна статия - [неплатени фактури: кой Ви дължи](/blog/neplateni-fakturi-koy-vi-dalzhi). Анулирането. Издаденият документ носи правна тежест и не се изтрива. Когато документът е бил грешен от самото начало, се анулира - остава със своя номер, зачертан. Когато сделката се промени след издаването (върната стока, отстъпка, разваляне), се издава кредитно известие. Кое от двете е Вашият случай, преценява счетоводителят Ви. Решенията по същество. Софтуерът записва това, което сте посочили; дали то е вярното за Вашия случай, преценява счетоводителят. ## Как става в Rila.Tools Поканата се дава веднъж, от екрана **Настройки**: 1. Отворете **Настройки**. Екранът е достъпен за потребители с административни права. 2. Слезте до списъка с потребителите на фирмата. 3. Добавете счетоводителя с неговия имейл и му задайте **НД** 2 - „Преглежда и променя". 4. Запишете с **Запис и прилагане на настройките**. Той получава покана на имейла си и след като я отвори, влиза със своя вход. Ако води и други Ваши фирми, превключва между тях от името на фирмата горе вляво, без втори акаунт и без втора парола. Оттам нататък месецът се предава без Ваше участие: счетоводителят отваря **Експорт към счетоводство**, избира своята програма и периода, натиска **Проверка**, поправя каквото е отбелязано и натиска **Създаване на експорт**. Ако предпочитате да му пращате файлове, двата пътя тръгват от справките. В справката **Фактури, приходи и разходи** задавате периода, натискате **Филтриране** и после клетката **експорт** в началото на заглавния ред - таблицата се сваля като файл, който се отваря в Excel, с точно същите клетки и суми, които виждате на екрана. Отделен документ се сваля от екрана му с **Запис и изтегляне на PDF**. ## Често задавани въпроси ### Какво ниво на достъп да дам на счетоводителя си? Ниво 2 - „Преглежда и променя". То му позволява да прави експорта към счетоводната си програма, да въведе кодовете в настройките на този експорт и да коригира вече издаден документ, например сгрешено основание или дата. Ниво 3 не е нужно. То добавя администриране на фирмата - потребители, таксуване, фирмени данни, видове документи и номерация - а това остава работа на собственика. Нивото се задава в колоната **НД** в списъка с потребителите на екрана **Настройки** и се сменя по всяко време. ### Може ли счетоводителят да поправи сгрешена фактура? Да, с ниво 2 той отваря вече издаден документ и го поправя - това е обичайно при сгрешено основание за неначисляване на ДДС, сгрешена дата или сгрешен ЕИК на клиента. Изтриване обаче няма, за никое ниво. Документ, който е бил грешен от самото начало, се анулира и остава следа, че е бил издаден и после анулиран; когато вече е отразен в дневниците, за анулирането се съставя и протокол (чл. 116, ал. 4 от ЗДДС). Кредитно известие се издава, когато сделката се променя след издаването - върната стока, отстъпка, разваляне (чл. 115, ал. 1). Кое е Вашият случай, преценява счетоводителят Ви; разликата е описана в [анулиране и сторно на фактура](/blog/anulirane-i-storno-na-faktura). ### Как му давам документите, ако ползва програма, която не поддържаме? С таблица и PDF. Всяка таблица в справките носи в началото на заглавния ред клетка **експорт**: натискате я и таблицата се сваля като файл за Excel, със същите редове и суми, които стоят на екрана. Отделните документи се свалят като PDF. Поддържаните получатели са пет - McMaster, Microinvest Делта Pro, Плюс Минус 7, Ажур L и dWare КОНТО 6. Ако програмата на счетоводителя приема внос от файл и я няма сред тях, напишете я в панела **Предложения за развитие** - гласовете оттам са един от входовете, по които решаваме кое се разработва. ### Вижда ли счетоводителят данните на другите ми фирми? Само на онези, в които сте го поканили. Нивото на достъп се дава за конкретна фирма, а всяка фирма има свои документи, клиенти и настройки. Ако водите две фирми и той е счетоводител само на едната, поканете го в нея. Другата не се появява в списъка му, когато натисне името на фирмата горе вляво. [Регистрирайте фирмата си](/#reg) и поканете счетоводителя си още преди първата фактура.