# Как да издавате фактури по-бързо - 8 начина Да издавате фактури по-бързо значи да не пишете нищо, което програмата вече знае. Данните на нов клиент идват по ЕИК, цената на стоката - от предишния документ, датата се пише с две-три цифри, а сметката - направо в полето. Протоколът към фактурата се прави от нея, а изпращането става със самия запис. Ето осемте навика: 1. Клиентът по ЕИК - името и адресът идват от регистъра. 2. Цените се помнят - редът се допълва от списъка със стоки. 3. Дати с цифри и съкращения - `+14` вместо календар. 4. Формула вместо калкулатор - и за едно поле, и за цяла колона. 5. Допълнителните реквизити на клиента влизат сами. 6. Нов документ от стар - протокол, повторна фактура, фактура от оферта. 7. Запис и изпращане по имейл с един бутон. 8. Клавиатурата, върнатият раздел и запомненият период. ## Клиентът и стоките се попълват сами ### 1. Клиентът по ЕИК При клиент, на когото издавате за пръв път, най-бавното е преписването на името и адреса. Въведете ЕИК-а и натиснете бутона **Търсене по ЕИК**, който стои до номера: наименованието, адресът и ДДС номерът идват от публичния регистър. За физическо лице това не работи - то не е в регистъра. Повече за ограниченията има в [търсене на фирма по ЕИК](/blog/tarsene-na-firma-po-eik). Клиентът, на когото вече сте издавали, не се търси никъде: в **Клиент** стигат първите букви от името, а останалото е избор от падащия списък. ### 2. Цените се помнят Всяка стока и услуга, която сте фактурирали, остава в **Стоки и услуги** заедно с цената си. При следващата фактура започнете да пишете името на реда - наименованието се допълва и цената идва с него. Когато цената се промени, сменяте я веднъж в този списък, а не в двайсет поредни документа. ## Дати и сметки без калкулатор ### 3. Дати с цифри и съкращения Полетата за дата разбират съкращения. В **Срок за плащане** `+14` дава датата след 14 дни, а `.+1` - същото число следващия месец. Точката сама е днешната дата, `1.` е първо число на месеца, `5.6` е 5 юни. Пълна дата се пише само с цифри: `020323` става `02.03.2023`, като точките се дописват, докато пишете. За справка от първо число до днес периодът е `1.` и `.` - две полета, три знака. ### 4. Формула вместо калкулатор В полетата за количество, цена и сума се пише израз: `3*45.50` дава 136.50, `120/1.2` дава 100, скобите работят. Изразът се пресмята, щом излезете от полето. Когато трябва да промените всички редове наведнъж, щракнете заглавието на колоната **Количество** или **Ед. цена**. Формулата там важи за всеки ред, а `x` е стойността в него: `x*1.2` вдига цените с 20 на сто, `100` слага 100 навсякъде. Как това се връзва с цените с данък, е разгледано в [цени с ДДС или без ДДС](/blog/ceni-s-dds-ili-bez-dds-na-fakturata). ## Реквизити, копия и изпращане ### 5. Допълнителните реквизити на клиента Някои клиенти искат върху всяка фактура един и същ допълнителен ред: МОЛ, договорът, по който работите, или кодът на обекта им. Такъв ред се записва веднъж. В **Клиенти и доставчици** отворете клиента и попълнете **Допълнителни реквизити**. Всеки следващ издаден документ за него ги носи готови. Празна колона **Документ** значи, че реквизитът важи за всички видове документи. ### 6. Нов документ от стар Намерете фактурата в **Фактури, приходи и разходи**, отворете я и изберете **Нов документ базиран на този**. Клиентът и редовете остават във формата, а Вие сменяте само вида на **Приемо-предавателен протокол** и записвате - протоколът към фактурата е готов, без да въвеждате редовете втори път. Кога такъв протокол е нужен, обяснява [приемо-предавателен протокол](/blog/priemo-predavatelen-protokol). По същия път оферта или проформа става фактура, а месечна услуга се фактурира отново на същия клиент, без редовете да се пишат пак. ### 7. Запис и изпращане по имейл Когато адресът на клиента е в полето **Имейли**, завършете с бутона **Запис и изпращане по имейл**. Записът и писмото са едно действие, а PDF-ът пътува като прикачен файл. После колоната **Статус на имейла** в справката показва дали писмото е предадено и отворено. Дали фактурата по имейл е валидна, е разгледано в [фактура по имейл](/blog/faktura-po-imeyl). Ако Ви трябва хартия, **Запис и печат** и **Запис и изтегляне на PDF** вършат същото с един бутон вместо с два. ## Как да издавате фактури по-бързо от клавиатурата ### 8. Целият списък, върнатият раздел и периодът На компютъра полетата с предложения - за клиента, стоката или обекта - показват целия списък при **Alt** и стрелка надолу, преди да сте написали буква. Избирате със стрелките и потвърждавате с Enter. Пак на компютъра раздел, затворен по погрешка, се връща: четвърт минута след затварянето в лентата стои брояч - щракнете го и разделът се отваря отново такъв, какъвто сте го оставили. Всяка справка помни периода, с който сте търсили последно, вместо да започва от текущия месец - и го помни за Вас, тоест и от друг компютър. Ако справка изглежда празна без причина, първо погледнете датите. ## Как става в Rila.Tools Всичко изброено е част от Rila.Tools, без настройка и без добавки, а програмата сама показва най-много по една такава подсказка на ден, след като запишете документ. Бързото фактуриране тук идва от това, че всеки запис учи програмата на нещо - клиент, стока, цена, текст. ## Често задавани въпроси ### Как да не пиша датата всеки път? Датата на новата фактура се попълва сама. За другите дати ползвайте съкращения: точка е днес, `+14` е след 14 дни, `.+1` е същото число следващия месец. Пълна дата се пише само с цифри, например `020323`, и точките се дописват сами. ### Може ли да смятам направо в полето за цена? Да. В полетата за количество, цена и сума се пише израз - `120/1.2`, `3*45.50`, със скоби при нужда - и той се пресмята, когато излезете от полето. За всички редове наведнъж щракнете заглавието на колоната **Ед. цена** и въведете формула с `x`, например `x*1.2`. ### Как издавам протокол към вече записана фактура? Намерете фактурата в **Фактури, приходи и разходи**, отворете я, изберете **Нов документ базиран на този**, сменете вида на **Приемо-предавателен протокол** и запишете. Клиентът и редовете идват от фактурата. ### Помни ли програмата цените на стоките ми? Да. Всяка фактурирана стока или услуга влиза в **Стоки и услуги** с цената си, и при следващ документ цената се попълва, щом изберете реда. Промяна на цената се прави веднъж в този списък. [Пробвайте осемте навика в Rila.Tools](/#reg) - месец без плащане и без банкова карта.