# Напомняне за неплатена фактура - кога и как Обичайният ред е три писма: кратко няколко дни преди падежа, ако сумата е голяма; учтиво в първия работен ден след падежа; и по-кратко седмица до десет дни по-късно. Писмото съдържа номера и датата на фактурата, сумата, падежа и сметката за плащане, а фактурата се прикача отново като PDF. ## Напомняне за неплатена фактура - три момента Първото писмо не е упрек, а проверка. Често закъснението не е отказ да се плати, а фактура, която е стигнала до грешния човек, чака подпис или е потънала в пощата. Затова редът е от мекото към твърдото. - **Преди падежа.** При голяма сума или нов клиент кратко писмо три-четири дни по-рано проверява дали фактурата е при човека, който плаща. Не е задължително и при малки суми обикновено се пропуска. - **След падежа.** Първият работен ден след изтичане на срока. Тонът е като към някой, който е забравил - защото най-често точно това е станало. - **Втори път.** Седмица до десет дни след първото напомняне, по-кратко и с конкретна дата, до която очаквате плащане. Фактура без падеж програмата не може да покаже като просрочена - на плочката **Кой ми дължи** такива документи се броят отделно. Ако срокът не е уговорен и в договора, длъжникът изпада в забава, след като бъде поканен да плати (чл. 84, ал. 2 от ЗЗД), затова при такава фактура в напомнянето пишете ясна дата. Как се задава срокът и защо е добре да стои на документа, е обяснено в [срок за плащане и падеж на фактурата](/blog/srok-za-plashtane-i-padezh-na-fakturata). ## Какво съдържа напомнянето Клиентът трябва да може да плати, без да търси нищо друго. Затова писмото носи: - номера и датата на фактурата; - сумата, която още се дължи - при частично плащане само остатъка; - падежа, който е изтекъл; - банковата сметка и основанието за превода; - фактурата отново, като прикачен PDF. Ако фактурата има QR код с линк за плащане, споменете го - клиент, който плаща с карта, сканира кода или щраква линка в PDF-а и стига до страницата за плащане. Как работи това, има в [QR код за плащане върху фактурата](/blog/qr-kod-za-plashtane-na-fakturata). ## Покана за плащане на фактура - текст за първото писмо Първото напомняне е учтиво и предполага добро намерение. Ето образец, който да промените според клиента: *Здравейте, г-жо Петрова. Пиша Ви във връзка с фактура № 0000000148 от 2 септември 2026 г. на стойност 1 240.00 €, чийто срок за плащане изтече на 16 септември. Възможно е тя да е пристигнала на адрес, който не стига до счетоводството Ви, затова я прилагам отново. Сумата може да бъде преведена по IBAN BG00 XXXX 0000 0000 0000 00, с основание номера на фактурата. Ако вече сте я платили, моля, не обръщайте внимание на това писмо и приемете благодарностите ни. Благодаря Ви предварително и оставам на разположение за въпроси.* Писмото не обвинява, не споменава последици и дава на клиента изход - „може би вече сте платили". Точно тази възможност често е вярната: преводът е тръгнал, но още не сте го отбелязали. ## Втори текст - по-кратък и с дата Второто писмо е по-сухо и казва какво очаквате и докога: *Здравейте, г-жо Петрова. Фактура № 0000000148 от 2 септември 2026 г. за 1 240.00 € все още не е платена, а срокът ѝ изтече на 16 септември. Моля Ви да преведете сумата до 30 септември или да ми пишете, ако има причина за забавянето. Прилагам фактурата отново.* Без заплахи и без съдебни изрази - те рядко ускоряват плащането, а често развалят отношения, които са били добри. Ако и след второто писмо няма отговор, следващата стъпка е разговор по телефона. ## Какво да проверите, преди да пишете Напомнянето към клиент, който вече е платил, е неудобно и за двете страни. Затова първо се проверяват три неща: постъпила ли е сумата по сметката, отбелязано ли е плащането, и стигнала ли е изобщо фактурата до клиента. Последното е въпросът, който сменя тона. Ако писмото с фактурата е отворено, клиентът знае за нея; ако никога не е стигнало, напомнянето всъщност е първото изпращане. За валидността на фактурата, пратена по имейл, и за това какво доказва обратната информация от изпращането, вижте [фактура по имейл](/blog/faktura-po-imeyl). ## Как става в Rila.Tools Автоматични напомняния Rila.Tools не изпраща. Програмата показва кой дължи и дали фактурата е стигнала, а писмото пращате Вие, от своята поща. 1. На **Табло** отворете плочката **Кой ми дължи**: най-големият длъжник е най-отгоре, а горният ред брои просрочените документи и тези без падеж. Натиснете името на клиента. 2. Отваря се справката **Фактури, приходи и разходи** само с неговите неплатени документи. Колоната **Падеж** казва от кога тече забавата. 3. В колоната **Статус на имейла** четете съдбата на писмото с фактурата - стигнало ли е до пощата на клиента и отворил ли го е. Ако клетката е празна, фактурата не е тръгнала по имейл през програмата. 4. Иконата в началото на реда сваля фактурата като PDF - прикачете я към напомнянето. Щом плащането постъпи, отбележете го в колоната **Платено** - как става при пълно и частично плащане, има в [неплатени фактури - как се вижда кой Ви дължи](/blog/neplateni-fakturi-koy-vi-dalzhi). ## Често задавани въпроси ### Кога да изпратя първото напомняне за неплатена фактура? В първия работен ден след падежа. При голяма сума или нов клиент си струва и кратко писмо няколко дни преди срока, за да проверите дали фактурата е стигнала до човека, който нарежда плащанията. Второто напомняне идва седмица до десет дни след първото. ### Как да разбера дали клиентът е получил фактурата? Ако сте я изпратили със **Запис и изпращане по имейл** от Rila.Tools, отворете справката **Фактури, приходи и разходи** - на реда на фактурата колоната **Статус на имейла** показва дали писмото е стигнало и дали клиентът го е отворил. При фактура, пратена от Вашата поща, единственият сигурен начин е отговорът на клиента. ### Изпраща ли програмата напомняния автоматично? Не. Rila.Tools показва неплатените и просрочените фактури и дали писмото с документа е отворено, но напомнянето пишете и изпращате Вие, с PDF-а на фактурата от справката. ### Какво да правя, ако клиентът не плаща и след напомнянията? Последиците от забавата - лихва, неустойка, събиране по съдебен ред - са уредени в договора и в закона, и за конкретния случай е най-добре да попитате юрист или счетоводителя си. Фактурата, падежът и отбелязаните плащания стоят в справката и могат да се свалят като PDF и за Excel, когато потрябват. [Опитайте Rila.Tools безплатно един месец](/#reg) и вижте кой Ви дължи още днес.