# Проформа фактура - какво е и кога се издава Проформа фактурата е предварителна сметка, с която каните клиента да плати преди доставката. Тя не е данъчен документ по ЗДДС - по нея не се ползва данъчен кредит, защото правото на приспадане иска данъчен документ по чл. 114 и 115 (чл. 71, т. 1 от ЗДДС). След като плащането постъпи, за същата сделка се издава истинска фактура и тя е документът, който отива в счетоводството. ## Какво е проформа фактура Терминът „проформа фактура" го няма в ЗДДС. Законът изброява три данъчни документа - фактурата, известието към фактура и протоколът (чл. 112, ал. 1 от ЗДДС). Проформата не е сред тях, затова не влиза в дневниците и не носи данък за внасяне. Как се отразява конкретната сделка в счетоводството, преценява счетоводителят Ви. Това не я прави излишна. Проформата върши конкретна работа: дава на клиента хартия, по която счетоводството му може да преведе парите - с точна сума, с банкова сметка, с основание за превода и с данните на двете страни. Фирмите, които плащат по банков път, почти винаги искат такъв документ, преди да наредят превода. Същото важи и за авансите: когато сте се разбрали за 30 на сто предплата, проформата е начинът да я поискате, без да издавате фактура за пари, които още не са при Вас. ## Проформа, оферта и фактура - трите разлики Трите документа стоят в различни моменти на една и съща сделка: - **Оферта** - предлагате цена на клиент, който още не е решил. Съдържа условията и срока на валидност и не задължава никого. - **Проформа** - сделката е договорена и Вие каните клиента да плати. Сумата е окончателна, срокът е срок за плащане, а не срок на предложението. - **Фактура** - доставката е извършена или парите са постъпили. Това е данъчният документ, по който сделката се отчита. Разликите, които имат значение на практика, са три: правната тежест (само фактурата е данъчен документ), моментът (проформата стои преди плащането, фактурата - след него или след доставката) и номерацията. Проформите и офертите се номерират в своя редица, отделно от фактурите, за да не разкъсват фактурната поредица. ## Какво съдържа проформата Законът не описва реквизити на проформата, защото не я познава като документ. На практика тя повтаря съдържанието на бъдещата фактура, за да може клиентът да плати по нея и после да разпознае фактурата: - наименование „Проформа фактура" и номер; - дата на издаване и срок, до който сумата важи; - данни на Вашата фирма и на клиента - име, адрес, идентификационен номер; - редовете на сделката с количество, мярка и единична цена; - сумата за плащане, банковата сметка и начинът на плащане. Върху проформата често стои и изрична бележка, че документът не е данъчен и служи само за плащане. Тя не е задължителна, но спестява въпроси от счетоводството на клиента. ## След плащането следва истинската фактура Проформата не приключва сделката. Задължението да издадете фактура идва от чл. 113, ал. 1 от ЗДДС - за извършената доставка или при получаване на авансово плащане преди нея, освен когато доставката се документира с протокол по чл. 117. Законът изброява и случаи, в които фактура може да не се издава (чл. 113, ал. 3) - сред тях доставките към данъчно незадължено физическо лице; дали Вашата доставка е сред тях, преценява счетоводителят Ви. Срокът е в ал. 4 на същия член: фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие, а при авансово плащане - не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането. Оттук следва практиката: получавате превода по проформата, издавате фактура със същите редове и същия клиент, и я изпращате. Проформата остава при Вас като следа защо е дошъл преводът. Дали конкретното плащане е аванс по смисъла на закона, преценява счетоводителят Ви. ## Как става в Rila.Tools Проформата се издава от меню **Издаване на документ**, вид **Проформа фактура**. Екранът е същият като при фактурата и стъпките са същите като в [Как се издава фактура](/blog/kak-se-izdava-faktura): **Номер** и **Дата** са попълнени, в **Клиент** пишете началото на името, а за нов клиент - ЕИК-а и **Търсене в публичния регистър**. За чуждестранен партньор има двуезичен вид **Проформа фактура - Proforma Invoice**. Издадените проформи се намират в справката **Оферти и проформи** - с период, с търсене по **Номер**, **Клиент** или **ЕИК/ДДС №** и с отметка **Само неплатени**, която оставя онези, по които платеното е по-малко от сумата. Плащането се отразява от иконата с еврото на реда. Отбелязвате **Платена е цялата сума** и натискате **Потвърждаване на плащането** - програмата издава истинска фактура с днешна дата, със следващия номер от фактурната редица и с редовете и клиента на проформата. По двуезична проформа излиза двуезична фактура. Нищо не се преписва на ръка. На **Табло** стои плочката **Проформи, чакащи плащане**: колко са, от кога стои най-старата и кой клиент по коя проформа не е платил. Бутонът **Всички чакащи** отваря справката само с тях. Номерацията на проформите е отделна редица. В **Обекти на фирмата** всеки обект има свои начални номера за **Фактури, КИ, ДИ**, **Дан. протоколи**, **Оферти/Проформи** и **Разписки/Протоколи**. ## Често задавани въпроси ### Проформата данъчен документ ли е? Не. Данъчните документи по чл. 112, ал. 1 от ЗДДС са три - фактурата, известието към фактура и протоколът. Проформата не е сред тях: тя не отчита сделка, а кани към плащане. Затова по нея не се начислява данък за внасяне и не се ползва данъчен кредит. ### Влиза ли проформата в ДДС дневника? Не. В дневниците влизат данъчните документи. Проформата не поражда запис нито при издателя, нито при получателя - записът идва с фактурата, издадена след плащането или след доставката. Как точно се отразява конкретната сделка, преценява счетоводителят Ви. ### Каква е разликата между оферта и проформа фактура? Офертата е предложение за цена към клиент, който още не е решил, и има срок на валидност. Проформата идва след решението: сделката е договорена и документът казва каква сума, по коя сметка и до кога да се плати. Двата документа често изглеждат еднакво, но искат различно нещо от клиента. ### Как се превръща платена проформа във фактура? С издаване на фактура със същите редове и същия клиент. В Rila.Tools това става от справката **Оферти и проформи**: иконата с еврото на реда, отметката **Платена е цялата сума** и **Потвърждаване на плащането** издават фактура с днешна дата и следващия номер от фактурната редица. Издадената фактура се анулира като всяка друга, ако е сгрешена - вижте [Анулиране и сторно на фактура](/blog/anulirane-i-storno-na-faktura). Ако искате да издадете първата си проформа днес, [регистрирайте фирмата си](/#reg) - първият месец е безплатен и не иска карта.