# Програма за фактуриране - как се избира Програма за фактуриране се избира по шест въпроса: продължава ли номерацията ви, издава ли документите, които издавате наистина, какво получава счетоводителят, работи ли от телефон, как излизат данните навън и колко струва след първата година. Отговорите се проверяват, преди да сте въвели първия документ. ## Какво решавате, когато избирате програма за фактуриране Изборът на програма не е избор на бланка. Бланката се сменя за минута. Трудно се сменя всичко, което се натрупва около нея: редицата от номера, списъкът с клиентите, цените на стоките и пътят, по който документите стигат до счетоводството. Затова въпросите по-долу са подредени по цена на грешката, а не по това колко често се задават. Кратка проба стига, за да видите дали програмата ви пасва; поправянето на номерация след три месеца е друг разговор. ## Номерацията и обектите Номерът на фактурата е реквизит по закон - чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС иска пореден десетразряден номер само от арабски цифри, който идентифицира фактурата уникално. Оттам идват двата въпроса към всяка програма: може ли да ѝ кажете от кой номер да продължи и води ли отделни редици, когато фирмата има повече от един обект. Първият въпрос решава смяната на програма. Без него новата тръгва от единица и повтаря номера, които вече сте издали. Вторият решава фирмата с магазин и склад: две места, които издават по едно и също време, искат две независими редици, иначе всяка фактура минава през уговорка кой взима следващия номер. Подробно за самите номера - в [Номерация на фактурите](/blog/nomeraciya-na-fakturite). ## Документите, които издавате наистина Извадете папката от миналия месец и вижте какво е излязло от нея. Почти винаги освен фактурата има и проформа, оферта, кредитно известие, а при фирмите с чуждестранни клиенти - и документ на два езика. Програма, която издава само фактури, оставя останалото в текстов редактор, тоест и в друга номерация. Отделен въпрос е дали може да опишете свой вид документ - протокол за брак, гаранционна карта, товарителница. Това е разликата между софтуер, който се нагажда към фирмата, и такъв, към който фирмата се нагажда. За нея има отделна статия: [Собствени видове документи](/blog/sobstveni-vidove-dokumenti). ## Какво получава счетоводителят Попитайте счетоводителя си с коя програма работи и после попитайте доставчика на софтуера дали изнася за нея. Разликата е между папка с PDF файлове, които някой въвежда на ръка, и архив, който се внася наведнъж. Вторият въпрос е по-тих, но по-важен: може ли счетоводителят да влезе сам, без да му давате вашата парола, и да вижда точно толкова, колкото му трябва. ## Какво става с данните ви, ако спрете Всеки доставчик отговаря на този въпрос, ако го зададете преди да платите. Трите конкретни форми на въпроса са: тегли ли се всеки документ поотделно като PDF, има ли изнасяне на цял период в един файл и пази ли се нещо от страна на доставчика, след като спрете да ползвате програмата. Отговорът „ще видим тогава" е отговор. ## Цената, която се вижда предварително Цената на софтуера за фактуриране рядко е един ред. Питайте за броя документи в месеца, за броя потребители, за втора фирма в същия акаунт и за таксата при подновяване. Тарифа, която се мени с обема, се превръща в изненада точно в най-натоварения месец. ## Как става в Rila.Tools Номерацията се задава веднъж. В **Настройки** натискате **Номерация на типовете документи и обекти на фирмата**, добавяте обект и попълвате и четирите начални номера - **Фактури, КИ, ДИ**, **Дан. протоколи**, **Оферти/Проформи**, **Разписки/Протоколи**. Полето съдържа последния използван номер, тоест следващият документ получава следващото число. Всеки обект носи собствени редици. Своите видове документи описвате в **Потребителски типове документи**. В списъка вече чакат десет примерни вида; всеки се преименува, получава посока - **Издаван** и/или **Получаван**, или **Вътрешно-фирмен** - и по желание отметка **Двуезичен** с **Наименование на латиница** за двуезична бланка. Счетоводителят се кани от **Настройки**, с ниво 2 - то покрива експорта, кодовете в настройките на неговата програма и поправката на сгрешено основание или дата. Ниво 3 му дава и правото да кани потребители и да мени данните на фирмата, което не е негова работа. Самият експорт е в **Експорт към счетоводство**: избирате програма - McMaster, Делта Pro, Плюс Минус, Ажур L или dWare КОНТО 6 - и период, натискате **Проверка** и виждате по документи какво спира архива, а чак тогава **Създаване на експорт**. Повече за това - [Експорт към счетоводна програма](/blog/eksport-kam-schetovodna-programa). Всеки издаден документ се изтегля като PDF от собствения си екран, с **Запис и изтегляне на PDF**. Справката **Фактури, приходи и разходи** показва издаденото и полученото за период, заедно с това кое още не е платено. От телефона програмата се отваря в изглед за пръсти, с лента най-долу - **Табло**, **Документи**, **Нов** и **Още**. Данните са същите като на компютъра. Първият месец е безплатен и не иска карта. После абонаментът е 6.14 € на месец или 61.36 € на година с включен ДДС, без ограничение в броя документи, контрагенти, стоки и потребители. ## Често задавани въпроси ### Каква е разликата между настолна и онлайн програма за фактуриране? Настолната се инсталира на определен компютър и данните ѝ живеят на него - работите там, където е инсталирана, и обновявате версията сами. Онлайн програмата се отваря в браузър на всяко устройство с вашия вход, а данните са общи за всички, които сте поканили във фирмата. Разликата се усеща в два момента: когато трябва да издадете фактура, докато не сте в офиса, и когато счетоводителят иска достъп, без да идва при компютъра. ### Колко потребители ми трябват? Толкова, колкото души издават или преглеждат документи. В Rila.Tools броят им не влияе на цената, а всеки се кани от **Настройки** със собствено ниво: 1 преглежда, 2 преглежда и променя, 3 администрира. За счетоводителя ниво 2 е достатъчното. ### Ограничен ли е броят документи? В Rila.Tools не е. Абонаментът е един и същ независимо колко фактури издавате, колко клиенти и стоки има в списъците ви и колко потребители работят във фирмата. При избор на друга програма това е въпрос, който си струва да зададете писмено. ### Мога ли да пробвам, преди да платя? Да. Първият месец е безплатен и не иска банкова карта. Заявката се преглежда от човек - обикновено в рамките на работния ден - и щом активирате акаунта от писмото, попълвате данните на фирмата, издавате няколко истински документа и виждате как изглеждат на хартия и в PDF, преди да сте платили каквото и да е. [Регистрирайте фирмата си](/#reg) и проверете тези шест въпроса върху собствените си документи.