# Смяна на програма за фактуриране без прекъсване Смяната на програма за фактуриране опира до едно нещо: номерацията да продължи оттам, докъдето е стигнала старата. Всичко останало - клиенти, стоки, цени - се натрупва само в първите седмици работа. Старите документи остават при старата програма и не се пренасят; те трябва само да бъдат запазени. ## Кога си струва смяна на програма за фактуриране Не заради функция, която липсва, а заради работа, която се върши наум или на ръка. Три признака: - Номерата се пазят в отделен списък, защото програмата не ги дава сама. - Документите пътуват до счетоводителя като файлове, които някой въвежда наново. - Издаването става само от един компютър, а фирмата работи от повече места. Към тях се добавя и най-тихият признак: програма, която вече не се обновява. Софтуер, който не следва промените в закона, се превръща в работа за счетоводителя. ## Първо номерацията, после всичко друго Чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС иска пореден десетразряден номер само от арабски цифри, който идентифицира фактурата уникално. Тоест новата програма не бива да започне от единица, ако сте издали фактури до номер 0000000348. Практическата стъпка е една: преди първия документ отворете последната си фактура, вземете номера от нея и го въведете като начален в новата програма. Същото важи и за другите редици. В Rila.Tools те са четири: фактурите, кредитните и дебитните известия вървят по обща редица, а данъчните протоколи, офертите и проформите и разписките - всяка по своя. Вземете последния номер за всяка от четирите групи. Ако фирмата има повече от един обект, номерата се въвеждат за всеки обект поотделно. Магазинът и складът имат различни последни номера и не бива да се сливат в един брояч. Подробно за правилата - [Номерация на фактурите](/blog/nomeraciya-na-fakturite). ## Какво тръгва от нула и защо не е проблем Списъкът с клиенти и списъкът със стоките са единствените неща, които наистина липсват в първия ден. И двата се пълнят от самата работа: първата фактура към даден клиент го записва, а при втората той се предлага от списъка. Същото важи за стоките и цените им. Затова пренасянето на номенклатури рядко си заслужава. Списъкът в старата програма почти винаги съдържа клиенти отпреди години, грешни адреси и стоки, които вече не продавате. Самата работа изнася точно активните - и то с текущите им данни. Останалото се въвежда веднъж и то са десетина полета: името на фирмата така, както искате да се печата, ЕИК, адрес, регистрацията по ЗДДС, банковата сметка и логото. ## Старите документи остават при старата програма Издадените фактури не се пренасят в новата програма и не е нужно да се пренасят. Те трябва да бъдат запазени - като PDF, като разпечатка или като архив на старата програма. Сроковете идват от закона. Чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството иска счетоводните регистри и финансовите отчети, включително документите за данъчен контрол и одит, да се пазят 10 години, а всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на следващия отчетен период. Кое от двете важи за конкретните ви документи, преценява счетоводителят ви. Практически това значи една задача преди изключването на стария софтуер: свалете или отпечатайте всичко и го оставете на място, което ще намерите и след години. ## Какво да проверите след първата седмица Отворете една издадена фактура и я погледнете на хартия или в PDF. Проверете номера - продължава ли редицата; блока на вашата фирма - име, ЕИК, адрес, ДДС регистрация; банковата сметка; и сумите с данъка. После погледнете справката за периода и сверете броя на издадените документи с това, което очаквате. И накрая направете едно пробно изнасяне към счетоводната програма за първите дни - по-добре бележка за липсващо поле сега, отколкото в края на месеца. ## Как става в Rila.Tools Номерацията се задава преди първия документ. В **Настройки** натиснете **Номерация на типовете документи и обекти на фирмата**, после **Добавяне на нов обект**, попълнете **Име** и въведете и четирите начални номера - **Фактури, КИ, ДИ**, **Дан. протоколи**, **Оферти/Проформи**, **Разписки/Протоколи**. Полето съдържа последния използван номер, тоест следващият документ получава следващото число, изписано с десет цифри. Сивите цифри в полетата са подсказка, не въведена стойност. Данните на фирмата се попълват в самия екран **Настройки**, откъдето влязохте - **Фирма**, **ЕИК**, **Адрес**, отметката **Регистрация по ЗДДС**, редът в **Банкови сметки на фирмата** и по желание лого с **Качване на лого**. Накрая **Запис и прилагане на настройките**. Клиентите не се въвеждат предварително. При първата фактура напишете ЕИК-а в полето **ЕИК** и натиснете **Търсене в публичния регистър** - името, адресът и ДДС номерът идват сами, а фирмата остава в списъка **Клиенти и доставчици** за следващия път. Стоките влизат в **Стоки и услуги** по същия начин, с цените си. Пренася се само съдържанието на настолната РилаСофт Фактуриране - услугата е по желание и струва 30.68 € с ДДС. От чужда програма внос няма. ## Често задавани въпроси ### Ще се повторят ли номера на фактурите? Не, ако сте въвели началните номера преди първия документ. Полето за номерация съдържа последния използван номер, тоест новата програма продължава оттам. Повтарянето идва от обратното - когато броячът бъде върнат назад или оставен на нула, при вече издадени номера. При повече от един обект проверете и четирите редици за всеки обект поотделно; редиците са независими и не се сверяват помежду си. ### Трябва ли да въведа наново клиентите си? Не предварително. Списъкът се пълни сам, докато издавате - всяка нова фирма от документ влиза в него, а данните ѝ се теглят по ЕИК от публичния регистър при първото издаване. Ако предпочитате, клиент може да бъде добавен и преди да сте му издали документ, от екрана **Клиенти и доставчици**. ### Кога е добър момент за смяна? Началото на месец или на тримесечие, защото счетоводителят получава цял период от една програма. Началото на година е още по-чисто, но чакането до януари рядко си струва, ако старата програма вече ви пречи. ### Може ли да работя известно време с двете програми? Може, но само ако едната издава, а другата се ползва за справки. Издаването от две програми едновременно връща точно проблема, заради който номерацията е първата стъпка: два документа могат да получат един и същ номер, а грешката се вижда чак при клиента. [Регистрирайте фирмата си](/#reg) и започнете от номера, на който сте стигнали.