# Собствени видове документи - вашата бланка Собствен вид документ е бланка, която фирмата описва веднъж и после издава като всеки друг документ - с номер, дата, клиент и редове. Гаранционна карта, протокол за брак, товарителница, искане за материали. В Rila.Tools видовете се описват в екрана **Потребителски типове документи**, а в списъка вече чакат десет примерни вида. ## Кога вграденият вид не стига и трябва собствен вид документ Фактурата, известието и протоколът покриват това, което минава през счетоводството. Извън тях всяка фирма има документи, които никой закон не описва поименно, но които тя издава всяка седмица: картата, която върви със стоката, протоколът за бракувания артикул, разписката за предадено оборудване. Тези документи обикновено живеят в Word - файл, който някой копира, преномерира на ръка и понякога забравя да преномерира. Описан като вид, същият документ получава редица от номера, попада в справка и се печата с данните на фирмата, без някой да ги пренаписва. ## Посоката решава всичко останало При описването на вид се избира посока, и тя се чете от страната на вашата фирма, не от страната на контрагента: - **Издаван** - Вие издавате документа на свой клиент. Видът се предлага в менюто **Издаване на документ**. - **Получаван** - получавате го отвън, от свой доставчик, и го въвеждате за сведение. Видът се предлага в менюто **Получаване на документ**. - **Вътрешно-фирмен** - документът остава в предприятието и няма насрещна страна. Първите две отметки може да стоят и заедно - тогава един и същ вид работи в двете посоки, както вградената фактура. Вътрешно-фирменият изключва другите две и обратно, защото един вид има една бланка. ## Вътрешно-фирменият документ няма насрещна страна Това не е особеност на софтуера, а на закона. Първичният счетоводен документ, адресиран до външен получател, съдържа наименование и номер, дата, данните на издателя и получателя и предмета на операцията (чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството). Документът, който засяга само дейността на предприятието, има друг списък: наименование и номер, дата, наименование на предприятието, предмет на операцията и име и подпис на съставителя (чл. 6, ал. 3). Оттам идва и разликата на екрана. Вътрешно-фирменият документ се печата без блоковете доставчик и получател, а формата дори не показва кутията „Клиент". В справката колоните му също са други: вместо клиент и ЕИК стоят **Съставил** и **Обект**. ## Реквизити и печатни отметки Видът носи и отметки, с които бланката се подрежда за съдържанието си: - **Без цени** и **Без общи суми** махат съответните колони и тотали от печата. Гаранционната карта и искането за материали нямат какво да сумират. - **Променя цените** и **Променя наличностите** свързват документа със списъка **Стоки и услуги**. При нов вид и четирите са изключени. - **Съдържание по подразбиране** е начална стойност за полето, не задължение; дописва се в самия документ. - **Показва се в менюто** решава дали видът да заема ред. Скритият вид се издава както преди - името му се пише в полето **Документ**. **Показва се в менюто** и деактивирането са различни неща. Деактивираният вид изобщо не се предлага, а вид без нито един издаден документ се изтрива, вместо да се деактивира. ## Къде се намират после Издадените по ваши видове документи се търсят в справката **Разписки, протоколи и други**, не в справката за фактурите. Там са и приемо-предавателните протоколи и стоковите разписки. Справката има три секции - **Вътрешно-фирмени документи**, **Издадени документи** и **Получени документи** - и вашият вид попада в тази на посоката си. Номерацията им идва от редицата **Разписки/Протоколи** в **Обекти на фирмата** - не от тази на фактурите. Всеки обект води собствени редици, тоест магазинът и складът не се бият за следващия номер. Върху тези документи не се начислява ДДС, а в експорта към счетоводната програма не влизат: изнасят се фактури, известия и данъчни протоколи. Документ, който трябва да се осчетоводи, се издава като един от тях. ## Как става в Rila.Tools 1. Отворете **Потребителски типове документи** и разгледайте десетте примерни вида - всичките са ваши, преименувайте ги или ги изтрийте. 2. Натиснете **Добавяне на нов тип документ**. 3. В **Име** напишете името така, както искате да се отпечата. 4. Изберете посоката: **Издаван** и/или **Получаван**, или **Вътрешно-фирмен**. 5. Ако документът се чете и от чужденци, сложете **Двуезичен** и попълнете **Наименование на латиница** - повече за това в [двуезична фактура](/blog/dvuezichna-faktura-invoice). 6. Добавете реквизитите, които този вид винаги носи, и печатните отметки. 7. Натиснете **Запис на типа документ**, после презаредете страницата - списъкът с видове се тегли веднъж, при влизане, и новият вид се появява в менюто след презареждане. Оттам нататък документът се издава като всеки друг, а [приемо-предавателният протокол](/blog/priemo-predavatelen-protokol) показва как изглежда същият път за един от вградените видове. ## Често задавани въпроси ### Мога ли да си направя гаранционна карта? Да. Описвате вид с име „Гаранционна карта", посока **Издаван** и отметките **Без цени** и **Без общи суми**, за да не излизат колоните със сумите върху печата. Ако картата върви с изнесена стока, сложете **Двуезичен** и попълнете **Наименование на латиница**. ### Начислява ли се ДДС върху собствен вид документ? Не. Документите от тази група се издават без начислен данък и не влизат в експорта към счетоводната програма - изнасят се фактури, известия и данъчни протоколи. Сделка, която трябва да се осчетоводи, се документира с един от тези видове, а собственият документ върви до него. ### Откъде тръгва номерацията на моите видове? От редицата **Разписки/Протоколи** на обекта, не от тази на фактурите. Началните номера на четирите редици се задават в **Обекти на фирмата**, като полето съдържа последния използван номер, а следващият документ получава следващото число, изписано с десет цифри. Ако продължавате номерация от друга програма, въведете последния номер оттам. ### Влизат ли в експорта към счетоводството? Не влизат. Тази група документи остава извън експорта, защото не е данъчна. Счетоводителят ги вижда, когато му ги дадете като PDF или разпечатка; в счетоводната програма отиват фактурите, известията и данъчните протоколи. [Опишете първия си вид документ в Rila.Tools](/#reg) - първият месец е безплатен и не иска карта.