Експорт на фактури към счетоводна програма
Експорт към счетоводна програма значи файл, в който документите за избран период излизат във формата, който тя приема при внос. Счетоводителят го внася наведнъж, вместо да въвежда фактурите на ръка. Rila.Tools подготвя архив за пет получателя: McMaster, Microinvest Делта Pro, Плюс Минус 7, Ажур L и dWare КОНТО 6.
Какво е експорт към счетоводна програма
Архивът съдържа документите за периода, всеки с номер, дата, контрагент с неговия ЕИК, суми, данъчна основа, начислен данък и класификация по ЗДДС. Форматът е на получателя: всяка счетоводна програма чете свой файл със свои полета, затова архивът за Ажур не върши работа в Делта Pro.
Целта е двойка от сверени числа. Регистрираните лица водят дневник за покупките и дневник за продажбите по чл. 124 от ЗДДС, а справка-декларацията по чл. 125 и самите регистри се подават до 14-о число включително на месеца след периода. Всяко ръчно въвеждане между Вашата фактура и тези регистри е място, на което число може да се размине.
Петте получателя и техните настройки
Всеки получател има свой екран с настройки, който се попълва веднъж, преди първия експорт. Общи полета между тях няма - това са различни номенклатури.
- Настройки McMaster - кодове на счетоводни шаблони, код на обекта и сметките на клиенти и доставчици. Идват от счетоводителя, не се измислят.
- Настройки Делта Pro - тип операция при продажби и при доставки, ДДС операция при нулева ставка и основанията, които се изписват при вноса.
- Настройки Плюс Минус - вид на данните при продажби и при доставки (стока, услуга, материал, продукция) и вид на сделката без начислен ДДС.
- Настройки Ажур L - вид на доставката без начислен ДДС, основание за неначисляване и отчетната валута на базата при счетоводителя.
- Настройки dWare КОНТО 6 - кодовете на номенклатурите от базата на Вашия счетоводител, с водещите нули.
Едно и също нещо питат три от екраните, с различни думи: Право на данъчен кредит при доставките в Настройки Ажур L и Настройки Плюс Минус, и ДДС операция при доставки в Настройки Делта Pro. Правото не се вижда от самия документ, затова се задава веднъж за всички доставки, а отделните изключения се посочват върху документа - за това е правото на данъчен кредит по получена фактура.
Във всяка от трите програми - Делта Pro, Плюс Минус и Ажур - по две полета идват празни нарочно. Нулевата ставка не е един случай: износ, вътреобщностна доставка, услуги по чл. 21, ал. 2, освободена доставка и обратно начисляване попадат в различни колони на ДДС дневниците. Софтуерът отказва да гадае и спира при първия такъв документ.
Проверката преди архива
Преди да създаде архив, екранът прави проверка. Тя не е приблизителен изглед: строи целия резултат със същия код, който после прави и файловете, тоест каквото пише в бележките, това ще стане.
Резултатът са три таблици - продажби, доставки и данъчни протоколи - с колона Бележка. Тя показва по една причина на документ, като спиращата винаги е първа, тоест след поправка може да излезе втора. Всеки проблемен ред се отваря в свой раздел с преглед, поправя се, записва се и проверката се пуска отново.
Когато поне един документ има спираща пречка, спира целият архив, не само той. Архив, от който тихо липсват документи, оставя счетоводителя без представа, че липсват.
Има и червен текст, който не идва от документите: липсващо поле в настройките на избрания получател. Тогава бутонът Настройки е първото място за поглед, а текстът казва кое поле липсва и какво се губи без него.
Защо подаваме класификация, а не сметкоплан
Внесените документи не са контирани по Вашия сметкоплан. Това е замисълът. Подаваме класификация - вид на доставката, ДДС режим, право на данъчен кредит - и не подаваме сметки. Сметкопланът е на счетоводителя, различен е при всяка кантора, а често и при всяка фирма в нея; контировка, наложена отвън, би трябвало да бъде разчистена преди осчетоводяването.
Оттам следва и разделението на отговорностите: софтуерът казва какъв е документът, счетоводната програма казва по коя сметка влиза.
Кои документи не влизат
В счетоводния архив влизат фактурите, кредитните и дебитните известия и данъчните протоколи. Офертите, проформите, разписките и Вашите собствени видове документи не влизат по замисъл - проформата не е данъчен документ и няма място в ДДС дневник.
Отделно стоят документите отпреди преминаването към евро. Те не се смесват с текущите и когато таблиците изглеждат празни без причина, периодът и валутната ера са първите две места за поглед.
Как става в Rila.Tools
- Отворете екрана Експорт към счетоводство.
- В Счетоводна програма изберете получателя. Полето е празно - всяка програма иска различен архив, затова избор по подразбиране няма.
- Задайте от и до. Двете дати влизат в периода. Периодът по подразбиране е от 1 януари до днес, не текущият месец.
- Натиснете Проверка и прочетете колоната Бележка.
- Отворете проблемните документи с преглед, поправете ги, запишете и натиснете Проверка отново.
- Когато няма пречки, натиснете Създаване на експорт. Архивът се сваля на Вашия компютър.
Бутонът Създаване на експорт остава сив, докато няма минала и чиста проверка за същата програма и същия период. Смяната на дата или на програма след проверката иска нова проверка.
Екранът иска ниво на достъп 2 - същото, което трябва и за настройките на получателя. Затова на счетоводителя се дава ниво 2 и той прави експорта сам; подробностите са в как да дадете фактурите на счетоводителя си.
Често задавани въпроси
Осчетоводяват ли се документите автоматично след вноса?
Не. След вноса документите стоят в счетоводната програма с вид, ДДС режим и класификация, но контировката се прави от счетоводителя по неговия сметкоплан. Подаваме класификация, не сметки.
Това важи за всичките пет получателя. Ако счетоводителят работи с McMaster и каже, че документите са внесени, но не са осчетоводени, причината обикновено е липсващ код на счетоводен шаблон за техния вид документ - прегледът преди експорта отбелязва точно това.
Защо експортът спира заради един документ?
Защото частичният архив е по-опасен от липсващия. Ако един документ има спираща пречка и останалите излязат, счетоводителят внася файл, който изглежда пълен, и осчетоводява месец без една фактура. Никой не получава съобщение за липсата, а разликата излиза чак при сверката с дневниците.
Най-честите спиращи пречки се поправят от екрана: известие без посочена фактура, данъчен протокол без вид, непопълнено поле в настройките на получателя, липсващ ЕИК на контрагента при McMaster, номер, по-дълъг от приетия (Ажур приема най-много 10 знака за номер на продажба).
Влизат ли офертите и разписките в архива?
Не. Офертите, проформите, разписките и собствените видове документи на фирмата остават извън счетоводния архив. Те не са данъчни документи и не пораждат запис в ДДС дневниците.
Те се издават, печатат и намират в справките както останалите документи - разликата е само в експорта. Проформата е покана за плащане, а данъчният документ по нея е фактурата.
Може ли да сваля архива повторно?
Не. Архивът се произвежда в момента на заявката и не се съхранява при нас, тоест повторното сваляне значи ново създаване на експорт за същия период. Пазете си копие от файла, който сте подали на счетоводителя.
Повторното създаване за същия период е разрешено и дава документите такива, каквито са в момента на новата заявка - с поправките, които сте направили междувременно.
Регистрирайте фирмата си и пуснете проверката за текущия месец, преди да е дошло 14-о число.