Край на годината - какво да проверите във фактурите
Преди приключване на годината фактурите минават шест проверки: кой още Ви дължи, по кои платени проформи липсва фактура, въведени ли са всички получени фактури с данните за счетоводството, издадени ли са фактурите за доставките от последните дни на декември, чист ли е експортът за цялата година и дали номерацията продължава без прекъсване.
Приключване на годината: фактурите са Вашата част
Годишното приключване е работа на счетоводителя - годишната данъчна декларация, финансовият отчет, инвентаризацията имат свой ред и свои срокове, и той ги познава. Онова, което той не може да направи без Вас, е да знае какво сте издали, какво сте получили и какво е платено. Ако тези три неща са в ред в началото на януари, годишното приключване в малка фирма започва с данни, които счетоводителят не трябва да гони.
Затова списъкът по-долу е само за фактурирането. Той не замества списъка на счетоводителя Ви, а му подготвя данните.
Неплатени фактури в края на годината
Първата проверка е кой още Ви дължи. Отворете справката с издадените документи, задайте периода от 1 януари до 31 декември на годината, която приключвате, и оставете само неплатените. Там излиза всичко, по което не е отбелязано пълно плащане.
Два вида редове искат внимание. Първият е фактура, която е платена, но плащането не е записано - тогава справката лъже и сумите в нея не съвпадат с банката. Поправката е да впишете получената сума. Вторият е фактура, която наистина не е платена. За нея решението е Ваше: напомняне по телефона или с писмо, нов срок, или разговор със счетоводителя как да се отрази вземане, което може и да не бъде събрано. Програмата показва кой дължи; напомнянията до клиентите остават Ваши. Повече за следенето през годината има в неплатени фактури - как се вижда кой Ви дължи.
Проформите, по които е платено
Проформата не е данъчен документ и не влиза в дневниците. Ако клиентът е платил по проформа, а фактурата още не е издадена, авансът не е документиран с данъчен документ и липсва от дневника за продажбите. Срокът за фактурата при авансово плащане е 5 дни от получаването му (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС), тоест такъв пропуск не бива да чака края на годината.
Обратният случай също се среща: фактурата е издадена на ръка, а плащането по проформата не е отбелязано. Тогава проформата изглежда още чакаща, без да е. Не потвърждавайте плащането по такава проформа с иконата с еврото - това ще издаде втора фактура за същата сделка. Оставете я в списъка или я анулирайте, ако вече не Ви трябва.
Получените фактури и данните по тях
Счетоводителят приспада данък само по документите, които има. Сверете дали всички получени през годината фактури са въведени - особено тези, дошли по имейл в декември. Когато фирмата Ви има разходи с различно право на данъчен кредит, например гориво за служебна кола и за представителни цели, попълнете и полето за правото на кредит; празното означава „по общата настройка". Кое е правилното за конкретен документ, преценява счетоводителят Ви. Подробностите са в право на данъчен кредит по получена фактура.
Доставките от последните дни на декември
Фактурата се издава до 5 дни от данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС). Доставка от 30 декември значи фактура не по-късно от 4 януари, а между двете дати стоят почивни дни, в които никой не мисли за документи. Затова доставките от последната седмица е по-спокойно да се фактурират още преди празниците. В кой период се отразява такава фактура, преценява счетоводителят Ви.
Номерация на фактурите и новата година
Номерът на фактурата не започва отначало на 1 януари. По чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС той е пореден, десетразряден, само от арабски цифри и идентифицира фактурата уникално в една или повече серии, а законът не го връзва с календарната година. Първата фактура за 2027 г. носи следващия номер след последната за 2026 г. Ако номерацията Ви изглежда скочила или повторена, причината и лекът са описани в номерация на фактурите.
2026 г. е първата година, в която фирмите фактурират в евро. Старите документи в лева остават архив - виждат се в справките, но по тях не се отразяват плащания. Как съжителстват двете е описано във фактура в евро и старите фактури в лева.
Последното е съхранението. Издадените и получените фактури се пазят години след края на годината, а срокът се смята по чл. 121 от ЗДДС и чл. 38 от ДОПК. Разчетът е в колко години се пазят фактурите.
Как става в Rila.Tools
Неплатените се намират на две места. На Табло плочката Кой ми дължи подрежда клиентите по сума и казва колко документа са просрочени; името на клиента отваря неговите неплатени документи. В справката Фактури, приходи и разходи задайте от 01.01 и до 31.12 на годината, сложете отметка Само неплатени и натиснете Филтриране. Получената сума се вписва направо в клетката Платено, без бутон за запис.
Платените по проформа, които още чакат фактура, се събират в плочката Проформи, чакащи плащане; с Всички чакащи ги виждате като справка в Оферти и проформи. Плащане по проформа се отразява от иконата с еврото на реда: отметка Платена е цялата сума и Потвърждаване на плащането - и програмата издава фактурата. Фактурата излиза с днешна дата и следващия номер, затова плащане, получено през декември, отразете още през декември. За по-късно потвърдено плащане питайте счетоводителя си как да се документира.
Получените документи се проверяват в същата справка, в частта за разходите. Полетата Основание за неначисляване на ДДС и Право на данъчен кредит стоят в самия документ.
В Клиенти и доставчици отметката С неразпознат идентификатор оставя записите, чийто ЕИК или ЕГН не минава проверката - добър момент да се изчистят преди новата година. Ако фирмата Ви ползва функционалността SAF-T, в Стоки и услуги отметката Непълни за SAF-T показва какво още няма вид или код.
Експортът за счетоводителя се прави от Експорт към счетоводство. Подразбиращият се период е от 1 януари до днес - през декември това е цялата година. Ако проверявате през януари, задайте от 01.01 и до 31.12 на изтеклата година. Проверка изброява документите с пречка в колоната Бележка, а Създаване на експорт сваля архива. Ако счетоводителят работи с таблица, клетката експорт в заглавния ред на справката сваля файл за Excel. Повече в експорт на фактури към счетоводна програма.
Често задавани въпроси
Започва ли номерацията на фактурите отначало от 1 януари?
Не. Чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС иска пореден десетразряден номер, който идентифицира фактурата уникално, в една или повече серии, и не го обвързва с годината. Първата фактура през януари продължава номерата от декември.
До кога мога да издам фактура за доставка от декември?
До 5 дни от датата на данъчното събитие, по чл. 113, ал. 4 от ЗДДС. За доставка от 30 декември това е 4 януари. При авансово плащане срокът тече от деня, в който плащането е получено. В кой месец да се отрази документът, преценява счетоводителят Ви.
Как виждам всички неплатени фактури за годината?
В справката с издадените документи задайте период от 1 януари до 31 декември на годината, която приключвате, и оставете само неплатените. В Rila.Tools това е справката Фактури, приходи и разходи с отметка Само неплатени; плочката Кой ми дължи на Таблото показва всички неплатени документи в евро, групирани по клиент, без значение от периода.
Трябва ли да „затварям" годината в програмата?
Не. В Rila.Tools няма действие за затваряне на година. Документите остават достъпни в справките, номерацията продължава, а годишното приключване по закона се прави от счетоводителя в неговата програма.
Регистрирайте фирмата си и влезте в новата година с подредени фактури - първият месец е безплатен.