Неплатени фактури - как се вижда кой ви дължи
Неплатените фактури се виждат на две места: плочката Кой ми дължи на Таблото, подредена по сума, и справката Фактури, приходи и разходи с отметката Само неплатени. Информацията идва от колоната Платено, която попълвате Вие - програмата не вижда банковата ви сметка и не познава постъпленията сама.
Откъде идва информацията за неплатените фактури
Софтуерът за фактуриране не е свързан с банката ви. Всяко отбелязано плащане е нещо, което някой е въвел, след като е видял постъплението - по извлечение, по касова бележка или по договорка с клиента.
Това изглежда като работа в повече, но е и причината числата да са верни за вашия случай: плащане на ръка, прихващане, частична сума по договорка, платено от трето лице - нито едно от тези не се разпознава от автоматичен внос на извлечения, а всички се въвеждат на ръка в клетката.
Един документ се брои за неплатен, докато отбелязаното по него е по-малко от сумата му.
Отбелязване на пълно и частично плащане
Отбелязва се направо в справката Фактури, приходи и разходи. Колоната Платено е редактируема: щракате клетката, пишете получената сума и тя се записва веднага, без отделен бутон.
При частично плащане напишете само платеното. Остатъкът се вижда в общите суми под таблицата, а документът остава в списъка на неплатените, докато не се изравни. Отметката Само неплатени оставя в списъка документите, по които още се дължи нещо - това е бързият отговор на въпроса кой ви дължи.
Плащането се отбелязва и от телефона - там отваряте документа и записвате получената сума. Как изглежда мобилният изглед има в фактуриране от телефона.
Падежът и просрочените документи
Падеж е датата, до която клиентът трябва да плати, и идва от Срок за плащане, зададен при издаването на документа. Срокът за плащане не е сред реквизитите, които ЗДДС изисква на фактурата - той е ваша уговорка с клиента, а не изискване на закона. За проследяването обаче е решаващ.
Плочката Кой ми дължи казва на първия си ред колко от неплатените документи са просрочени и за колко от тях падежът не е попълнен. Второто число има значение: за документ без падеж въпросът „просрочен ли е" няма отговор, затова той не влиза нито при просрочените, нито при редовните. Тоест списъкът с просрочените е толкова пълен, колкото са попълнените падежи.
Попълването е няколко знака. В полето Срок за плащане напишете +14 за плащане след 14 дни или .+1 за същия ден на следващия месец - датата се подрежда сама, щом излезете от полето.
Проформите, чакащи плащане
Проформата не е фактура и не стои в същата справка. Неплатените проформи имат своя плочка - Проформи, чакащи плащане - която показва офертите и проформите без отразено плащане, най-новите отгоре, и казва от кога стои най-старата. Бутонът Всички чакащи отваря справката Оферти и проформи само с тях.
Отразяването на плащане по проформа е отделно действие със сериозни последици: иконата с еврото на реда отваря панел, в който отмятате Платена е цялата сума и натискате Потвърждаване на плащането. Това издава истинска фактура, с днешна дата и следващия номер от фактурната редица, с редовете и клиента на проформата. Не е отбелязване в списък. Подробно за този документ има в проформа фактура.
Ако сте издали фактурата на ръка, без да отразите плащането по проформата, тя остава в плочката. Програмата знае само какво е отразено в нея.
Как става в Rila.Tools
Ежедневната проверка минава по три места:
- Табло - плочката Кой ми дължи показва клиентите с неплатени документи, подредени по сума. Натискате име и се отваря справката само с неплатените документи на този клиент, за период, който ги покрива всичките.
- Фактури, приходи и разходи - задавате периода в от и до, маркирате Само неплатени и натискате Филтриране.
- Колоната Платено - щракате клетката на платения документ и пишете сумата.
Плочка без какво да покаже не се показва. Ако всички документи са платени, Кой ми дължи я няма на Таблото - това само по себе си е отговор.
Често задавани въпроси
Вижда ли програмата банковата ми сметка?
Не. Rila.Tools не се свързва с банка и не тегли извлечения. Платеното се въвежда от вас в колоната Платено на справката Фактури, приходи и разходи - щраквате клетката, пишете получената сума и тя се записва веднага.
Как се отбелязва частично плащане?
Напишете в колоната Платено само сумата, която наистина е постъпила. Документът остава сред неплатените, докато отбелязаното е по-малко от сумата му, а остатъкът се вижда в общите суми под таблицата.
Защо клиент с неплатена фактура не се показва?
Таблото гледа само документите в евро. По документ в лева не може да бъде отразено плащане, затова старите документи не влизат в Кой ми дължи - те са архив, не текуща работа. Намират се в справките, с вдигната отметка Вкл. BGN архива.
Какво става, когато не съм попълнил срок за плащане?
Документът остава сред неплатените, но не влиза нито при просрочените, нито при редовните - без падеж въпросът „просрочен ли е" няма отговор. Затова плочката Кой ми дължи брои тези документи отделно и ги показва на първия си ред. Падежът се попълва при издаването, в полето Срок за плащане.
Опитайте Rila.Tools един месец безплатно и вижте своя списък с неплатените.