Как да издавате фактури по-бързо - 8 начина
Да издавате фактури по-бързо значи да не пишете нищо, което програмата вече знае. Данните на нов клиент идват по ЕИК, цената на стоката - от предишния документ, датата се пише с две-три цифри, а сметката - направо в полето. Протоколът към фактурата се прави от нея, а изпращането става със самия запис. Ето осемте навика:
- Клиентът по ЕИК - името и адресът идват от регистъра.
- Цените се помнят - редът се допълва от списъка със стоки.
- Дати с цифри и съкращения -
+14вместо календар. - Формула вместо калкулатор - и за едно поле, и за цяла колона.
- Допълнителните реквизити на клиента влизат сами.
- Нов документ от стар - протокол, повторна фактура, фактура от оферта.
- Запис и изпращане по имейл с един бутон.
- Клавиатурата, върнатият раздел и запомненият период.
Клиентът и стоките се попълват сами
1. Клиентът по ЕИК
При клиент, на когото издавате за пръв път, най-бавното е преписването на името и адреса. Въведете ЕИК-а и натиснете бутона Търсене по ЕИК, който стои до номера: наименованието, адресът и ДДС номерът идват от публичния регистър. За физическо лице това не работи - то не е в регистъра. Повече за ограниченията има в търсене на фирма по ЕИК.
Клиентът, на когото вече сте издавали, не се търси никъде: в Клиент стигат първите букви от името, а останалото е избор от падащия списък.
2. Цените се помнят
Всяка стока и услуга, която сте фактурирали, остава в Стоки и услуги заедно с цената си. При следващата фактура започнете да пишете името на реда - наименованието се допълва и цената идва с него. Когато цената се промени, сменяте я веднъж в този списък, а не в двайсет поредни документа.
Дати и сметки без калкулатор
3. Дати с цифри и съкращения
Полетата за дата разбират съкращения. В Срок за плащане +14 дава датата след 14 дни, а .+1 - същото число следващия месец. Точката сама е днешната дата, 1. е първо число на месеца, 5.6 е 5 юни. Пълна дата се пише само с цифри: 020323 става 02.03.2023, като точките се дописват, докато пишете. За справка от първо число до днес периодът е 1. и . - две полета, три знака.
4. Формула вместо калкулатор
В полетата за количество, цена и сума се пише израз: 3*45.50 дава 136.50, 120/1.2 дава 100, скобите работят. Изразът се пресмята, щом излезете от полето.
Когато трябва да промените всички редове наведнъж, щракнете заглавието на колоната Количество или Ед. цена. Формулата там важи за всеки ред, а x е стойността в него: x*1.2 вдига цените с 20 на сто, 100 слага 100 навсякъде. Как това се връзва с цените с данък, е разгледано в цени с ДДС или без ДДС.
Реквизити, копия и изпращане
5. Допълнителните реквизити на клиента
Някои клиенти искат върху всяка фактура един и същ допълнителен ред: МОЛ, договорът, по който работите, или кодът на обекта им. Такъв ред се записва веднъж. В Клиенти и доставчици отворете клиента и попълнете Допълнителни реквизити. Всеки следващ издаден документ за него ги носи готови. Празна колона Документ значи, че реквизитът важи за всички видове документи.
6. Нов документ от стар
Намерете фактурата в Фактури, приходи и разходи, отворете я и изберете Нов документ базиран на този. Клиентът и редовете остават във формата, а Вие сменяте само вида на Приемо-предавателен протокол и записвате - протоколът към фактурата е готов, без да въвеждате редовете втори път. Кога такъв протокол е нужен, обяснява приемо-предавателен протокол.
По същия път оферта или проформа става фактура, а месечна услуга се фактурира отново на същия клиент, без редовете да се пишат пак.
7. Запис и изпращане по имейл
Когато адресът на клиента е в полето Имейли, завършете с бутона Запис и изпращане по имейл. Записът и писмото са едно действие, а PDF-ът пътува като прикачен файл. После колоната Статус на имейла в справката показва дали писмото е предадено и отворено. Дали фактурата по имейл е валидна, е разгледано в фактура по имейл.
Ако Ви трябва хартия, Запис и печат и Запис и изтегляне на PDF вършат същото с един бутон вместо с два.
Как да издавате фактури по-бързо от клавиатурата
8. Целият списък, върнатият раздел и периодът
На компютъра полетата с предложения - за клиента, стоката или обекта - показват целия списък при Alt и стрелка надолу, преди да сте написали буква. Избирате със стрелките и потвърждавате с Enter.
Пак на компютъра раздел, затворен по погрешка, се връща: четвърт минута след затварянето в лентата стои брояч - щракнете го и разделът се отваря отново такъв, какъвто сте го оставили.
Всяка справка помни периода, с който сте търсили последно, вместо да започва от текущия месец - и го помни за Вас, тоест и от друг компютър. Ако справка изглежда празна без причина, първо погледнете датите.
Как става в Rila.Tools
Всичко изброено е част от Rila.Tools, без настройка и без добавки, а програмата сама показва най-много по една такава подсказка на ден, след като запишете документ. Бързото фактуриране тук идва от това, че всеки запис учи програмата на нещо - клиент, стока, цена, текст.
Често задавани въпроси
Как да не пиша датата всеки път?
Датата на новата фактура се попълва сама. За другите дати ползвайте съкращения: точка е днес, +14 е след 14 дни, .+1 е същото число следващия месец. Пълна дата се пише само с цифри, например 020323, и точките се дописват сами.
Може ли да смятам направо в полето за цена?
Да. В полетата за количество, цена и сума се пише израз - 120/1.2, 3*45.50, със скоби при нужда - и той се пресмята, когато излезете от полето. За всички редове наведнъж щракнете заглавието на колоната Ед. цена и въведете формула с x, например x*1.2.
Как издавам протокол към вече записана фактура?
Намерете фактурата в Фактури, приходи и разходи, отворете я, изберете Нов документ базиран на този, сменете вида на Приемо-предавателен протокол и запишете. Клиентът и редовете идват от фактурата.
Помни ли програмата цените на стоките ми?
Да. Всяка фактурирана стока или услуга влиза в Стоки и услуги с цената си, и при следващ документ цената се попълва, щом изберете реда. Промяна на цената се прави веднъж в този списък.
Пробвайте осемте навика в Rila.Tools - месец без плащане и без банкова карта.