Наличност на стоки от фактурите - без складова програма
Наличност на стоки в Rila.Tools не се води в отделен склад - тя се смята от документите, които и без това издавате и въвеждате. Получената фактура от доставчик увеличава количеството, издадената към клиент го намалява. Ред без мярка не участва, а анулираният документ връща количеството обратно. За малка фирма това често стига; за складово стопанство - не.
Какво движи наличността и какво не
Числото в колоната Наличност е сбор от редовете на документите за дадена стока. Затова то е толкова вярно, колкото са редовете зад него. Ето какво го мести:
- Получена фактура - вдига количеството с въведеното от фактурата на доставчика.
- Издадена фактура - сваля количеството с продаденото.
- Фактура по платена проформа - движи наличността като всяка фактура, издадена на ръка. Самата проформа не я пипа; мести я фактурата след плащането.
- Собствен вид документ - само ако сте му сложили отметката Променя наличностите. Така протокол за брак може да отписва стоката, която сте бракували; подробности има в протокол за брак и вътрешно-фирмени документи.
- Анулиране - документът остава в справките зачертан, а количествата му се връщат.
И какво не я мести:
- Ред без мярка - програмата не знае в какво да брои, затова такъв ред не влиза.
- Получен документ от вида Други разходи - той изобщо не води количества. Ток, наем и такси нямат наличност.
Има и една тиха клопка: мярката е част от позицията. „бр" и „брой" се броят като две различни стоки, всяка със своя наличност. Ако веднъж пишете едното, а друг път другото, числата се разделят и никое от тях не е вярно. Изберете едно изписване и го ползвайте навсякъде.
Наличност на стоки - кога стига и кога не стига
Сметката от фактурите покрива един чест случай: фирма, която купува и препродава стока, иска да знае колко бройки са останали и не иска да въвежда всяко движение два пъти - веднъж във фактурата и веднъж в склада. Тук фактурата е складовото движение.
Има неща, които Rila.Tools не прави, и е по-честно да се кажат преди регистрацията. Ако търсите програма за фактуриране и склад, складът тук е количество по стока, смятано от документите - без партиди, без срокове на годност и без складови места. Движение без фактура се записва със собствен вид документ, на който е включено Променя наличностите. Ако работата Ви зависи от тях, търсите складов софтуер, а не програма за фактуриране. Как се преценява това при избора, е описано в програма за фактуриране - как се избира.
Предаването на стока към клиента обикновено се документира с протокол или разписка към фактурата - вижте приемо-предавателен протокол.
Какво е продадено на кого
Втората половина на въпроса за стоките не е „колко имам", а „на кого съм го дал и на каква цена". Отговорът е в справката Движение на стоки и услуги. Тя показва всеки документ, през който е минала дадена стока, с количество, единична цена, сума и клиент, отделно за издадените и за получените.
Три особености, които си струва да знаете, преди да сравнявате числа:
- Сумата на реда е количество по единична цена, без отстъпките. Затова не съвпада с тотала на фактурата, ако има търговска отстъпка.
- Кредитните известия се изваждат, а количеството по тях е с минус, както и да сте го въвели. Защо е така, обяснява кредитно известие - с плюс или с минус.
- Анулираните документи не участват.
Ред без мярка липсва и от тази справка - причината е същата като при наличността.
Как става в Rila.Tools
Наличността се вижда в Стоки и услуги. Там всяка позиция има Наименование, Мярка, Наличност, Пок. цена и Прод. цена. Стоката влиза в списъка сама, при първия документ, в който се появи; не я описвате предварително. Намирате я с Част от наименованието и Филтриране.
Справката Движение на стоки и услуги иска три неща - част от името на стоката в Стока/услуга, период в Дата от и до и, ако търсите само продажби, „Фактури и известия" в Документи - и тръгва чак след Филтриране. Името се търси навсякъде в наименованието, не само в началото, а празното поле Документи включва и офертите и проформите.
При собствените видове документи отметката Променя наличностите е в Потребителски типове документи. При нов вид тя е изключена; включвате я само там, където документът наистина мести стока.
Често задавани въпроси
Води ли програмата за фактуриране склад?
Rila.Tools води количество по стока, смятано от получените и издадените документи, и го показва в колона Наличност. Партиди, срокове на годност и складови места няма. За фирма, която купува и препродава, това често е достатъчно; за складово стопанство е нужен складов софтуер.
Защо наличността не се промени след фактурата?
Най-честата причина е ред без попълнена мярка - такъв ред не участва в наличността. Втората е различно изписване на мярката, например „бр" и „брой", което прави две отделни позиции. При получен документ видът Други разходи също не води количества. Ако и мярката е наред, проверете дали Променя наличностите не е изключено за този вид документ.
Как да видя на кой клиент какво съм продал?
Отворете справката Движение на стоки и услуги, напишете част от името на стоката, задайте периода и изберете „Фактури и известия" в Документи. След Филтриране всеки ред показва документа, клиента, количеството и единичната цена.
Връща ли се наличността при анулиране на фактура?
Да. Количествата и сумите на анулирания документ се връщат, а самият документ продължава да стои в справките, зачертан - следата остава. Изтриване на издаден документ няма.
Регистрирайте фирмата си и вижте наличностите от първите си фактури - без инсталация, с безплатен първи месец.