Програма за фактуриране - как се избира
Програма за фактуриране се избира по шест въпроса: продължава ли номерацията ви, издава ли документите, които издавате наистина, какво получава счетоводителят, работи ли от телефон, как излизат данните навън и колко струва след първата година. Отговорите се проверяват, преди да сте въвели първия документ.
Какво решавате, когато избирате програма за фактуриране
Изборът на програма не е избор на бланка. Бланката се сменя за минута. Трудно се сменя всичко, което се натрупва около нея: редицата от номера, списъкът с клиентите, цените на стоките и пътят, по който документите стигат до счетоводството.
Затова въпросите по-долу са подредени по цена на грешката, а не по това колко често се задават. Кратка проба стига, за да видите дали програмата ви пасва; поправянето на номерация след три месеца е друг разговор.
Номерацията и обектите
Номерът на фактурата е реквизит по закон - чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС иска пореден десетразряден номер само от арабски цифри, който идентифицира фактурата уникално. Оттам идват двата въпроса към всяка програма: може ли да ѝ кажете от кой номер да продължи и води ли отделни редици, когато фирмата има повече от един обект.
Първият въпрос решава смяната на програма. Без него новата тръгва от единица и повтаря номера, които вече сте издали. Вторият решава фирмата с магазин и склад: две места, които издават по едно и също време, искат две независими редици, иначе всяка фактура минава през уговорка кой взима следващия номер.
Подробно за самите номера - в Номерация на фактурите.
Документите, които издавате наистина
Извадете папката от миналия месец и вижте какво е излязло от нея. Почти винаги освен фактурата има и проформа, оферта, кредитно известие, а при фирмите с чуждестранни клиенти - и документ на два езика. Програма, която издава само фактури, оставя останалото в текстов редактор, тоест и в друга номерация.
Отделен въпрос е дали може да опишете свой вид документ - протокол за брак, гаранционна карта, товарителница. Това е разликата между софтуер, който се нагажда към фирмата, и такъв, към който фирмата се нагажда. За нея има отделна статия: Собствени видове документи.
Какво получава счетоводителят
Попитайте счетоводителя си с коя програма работи и после попитайте доставчика на софтуера дали изнася за нея. Разликата е между папка с PDF файлове, които някой въвежда на ръка, и архив, който се внася наведнъж.
Вторият въпрос е по-тих, но по-важен: може ли счетоводителят да влезе сам, без да му давате вашата парола, и да вижда точно толкова, колкото му трябва.
Какво става с данните ви, ако спрете
Всеки доставчик отговаря на този въпрос, ако го зададете преди да платите. Трите конкретни форми на въпроса са: тегли ли се всеки документ поотделно като PDF, има ли изнасяне на цял период в един файл и пази ли се нещо от страна на доставчика, след като спрете да ползвате програмата.
Отговорът „ще видим тогава" е отговор.
Цената, която се вижда предварително
Цената на софтуера за фактуриране рядко е един ред. Питайте за броя документи в месеца, за броя потребители, за втора фирма в същия акаунт и за таксата при подновяване. Тарифа, която се мени с обема, се превръща в изненада точно в най-натоварения месец.
Как става в Rila.Tools
Номерацията се задава веднъж. В Настройки натискате Номерация на типовете документи и обекти на фирмата, добавяте обект и попълвате и четирите начални номера - Фактури, КИ, ДИ, Дан. протоколи, Оферти/Проформи, Разписки/Протоколи. Полето съдържа последния използван номер, тоест следващият документ получава следващото число. Всеки обект носи собствени редици.
Своите видове документи описвате в Потребителски типове документи. В списъка вече чакат десет примерни вида; всеки се преименува, получава посока - Издаван и/или Получаван, или Вътрешно-фирмен - и по желание отметка Двуезичен с Наименование на латиница за двуезична бланка.
Счетоводителят се кани от Настройки, с ниво 2 - то покрива експорта, кодовете в настройките на неговата програма и поправката на сгрешено основание или дата. Ниво 3 му дава и правото да кани потребители и да мени данните на фирмата, което не е негова работа. Самият експорт е в Експорт към счетоводство: избирате програма - McMaster, Делта Pro, Плюс Минус, Ажур L или dWare КОНТО 6 - и период, натискате Проверка и виждате по документи какво спира архива, а чак тогава Създаване на експорт. Повече за това - Експорт към счетоводна програма.
Всеки издаден документ се изтегля като PDF от собствения си екран, с Запис и изтегляне на PDF. Справката Фактури, приходи и разходи показва издаденото и полученото за период, заедно с това кое още не е платено.
От телефона програмата се отваря в изглед за пръсти, с лента най-долу - Табло, Документи, Нов и Още. Данните са същите като на компютъра.
Първият месец е безплатен и не иска карта. После абонаментът е 6.14 € на месец или 61.36 € на година с включен ДДС, без ограничение в броя документи, контрагенти, стоки и потребители.
Често задавани въпроси
Каква е разликата между настолна и онлайн програма за фактуриране?
Настолната се инсталира на определен компютър и данните ѝ живеят на него - работите там, където е инсталирана, и обновявате версията сами. Онлайн програмата се отваря в браузър на всяко устройство с вашия вход, а данните са общи за всички, които сте поканили във фирмата.
Разликата се усеща в два момента: когато трябва да издадете фактура, докато не сте в офиса, и когато счетоводителят иска достъп, без да идва при компютъра.
Колко потребители ми трябват?
Толкова, колкото души издават или преглеждат документи. В Rila.Tools броят им не влияе на цената, а всеки се кани от Настройки със собствено ниво: 1 преглежда, 2 преглежда и променя, 3 администрира. За счетоводителя ниво 2 е достатъчното.
Ограничен ли е броят документи?
В Rila.Tools не е. Абонаментът е един и същ независимо колко фактури издавате, колко клиенти и стоки има в списъците ви и колко потребители работят във фирмата. При избор на друга програма това е въпрос, който си струва да зададете писмено.
Мога ли да пробвам, преди да платя?
Да. Първият месец е безплатен и не иска банкова карта. Заявката се преглежда от човек - обикновено в рамките на работния ден - и щом активирате акаунта от писмото, попълвате данните на фирмата, издавате няколко истински документа и виждате как изглеждат на хартия и в PDF, преди да сте платили каквото и да е.
Регистрирайте фирмата си и проверете тези шест въпроса върху собствените си документи.