Собствени видове документи - вашата бланка
Собствен вид документ е бланка, която фирмата описва веднъж и после издава като всеки друг документ - с номер, дата, клиент и редове. Гаранционна карта, протокол за брак, товарителница, искане за материали. В Rila.Tools видовете се описват в екрана Потребителски типове документи, а в списъка вече чакат десет примерни вида.
Кога вграденият вид не стига и трябва собствен вид документ
Фактурата, известието и протоколът покриват това, което минава през счетоводството. Извън тях всяка фирма има документи, които никой закон не описва поименно, но които тя издава всяка седмица: картата, която върви със стоката, протоколът за бракувания артикул, разписката за предадено оборудване.
Тези документи обикновено живеят в Word - файл, който някой копира, преномерира на ръка и понякога забравя да преномерира. Описан като вид, същият документ получава редица от номера, попада в справка и се печата с данните на фирмата, без някой да ги пренаписва.
Посоката решава всичко останало
При описването на вид се избира посока, и тя се чете от страната на вашата фирма, не от страната на контрагента:
- Издаван - Вие издавате документа на свой клиент. Видът се предлага в менюто Издаване на документ.
- Получаван - получавате го отвън, от свой доставчик, и го въвеждате за сведение. Видът се предлага в менюто Получаване на документ.
- Вътрешно-фирмен - документът остава в предприятието и няма насрещна страна.
Първите две отметки може да стоят и заедно - тогава един и същ вид работи в двете посоки, както вградената фактура. Вътрешно-фирменият изключва другите две и обратно, защото един вид има една бланка.
Вътрешно-фирменият документ няма насрещна страна
Това не е особеност на софтуера, а на закона. Първичният счетоводен документ, адресиран до външен получател, съдържа наименование и номер, дата, данните на издателя и получателя и предмета на операцията (чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството). Документът, който засяга само дейността на предприятието, има друг списък: наименование и номер, дата, наименование на предприятието, предмет на операцията и име и подпис на съставителя (чл. 6, ал. 3).
Оттам идва и разликата на екрана. Вътрешно-фирменият документ се печата без блоковете доставчик и получател, а формата дори не показва кутията „Клиент". В справката колоните му също са други: вместо клиент и ЕИК стоят Съставил и Обект.
Реквизити и печатни отметки
Видът носи и отметки, с които бланката се подрежда за съдържанието си:
- Без цени и Без общи суми махат съответните колони и тотали от печата. Гаранционната карта и искането за материали нямат какво да сумират.
- Променя цените и Променя наличностите свързват документа със списъка Стоки и услуги. При нов вид и четирите са изключени.
- Съдържание по подразбиране е начална стойност за полето, не задължение; дописва се в самия документ.
- Показва се в менюто решава дали видът да заема ред. Скритият вид се издава както преди - името му се пише в полето Документ.
Показва се в менюто и деактивирането са различни неща. Деактивираният вид изобщо не се предлага, а вид без нито един издаден документ се изтрива, вместо да се деактивира.
Къде се намират после
Издадените по ваши видове документи се търсят в справката Разписки, протоколи и други, не в справката за фактурите. Там са и приемо-предавателните протоколи и стоковите разписки. Справката има три секции - Вътрешно-фирмени документи, Издадени документи и Получени документи - и вашият вид попада в тази на посоката си.
Номерацията им идва от редицата Разписки/Протоколи в Обекти на фирмата - не от тази на фактурите. Всеки обект води собствени редици, тоест магазинът и складът не се бият за следващия номер. Върху тези документи не се начислява ДДС, а в експорта към счетоводната програма не влизат: изнасят се фактури, известия и данъчни протоколи. Документ, който трябва да се осчетоводи, се издава като един от тях.
Вид по SAF-T
Всеки собствен вид има и поле Вид по SAF-T. В него стои кодът от номенклатурата на НАП, с който документът би влязъл в дневниците по ЗДДС - например „01 - Фактура" или „09 - Протокол или друг документ". Последната възможност в списъка, Не се подава (не е данъчен документ), е за бланките без данъчен смисъл: протокола за брак, гаранционната карта, товарителницата. Полето го има във всяка фирма, а при включена функционалност SAF-T вид без него не се записва. Във файла за НАП, който Rila.Tools създава, собственият вид влиза с избрания код - като фактура, известие или протокол по посоката си; с Не се подава или без избор не влиза, а прегледът на експорта го отбелязва, без да спира файла. Програмата пази избрания код; кой код е верният за Вашата бланка, преценява счетоводителят Ви. Какво иска SAF-T от самата фактура, е описано в SAF-T: какво трябва да носи всяка фактура.
Как става в Rila.Tools
- Отворете Потребителски типове документи и разгледайте десетте примерни вида - всичките са ваши, преименувайте ги или ги изтрийте.
- Натиснете Добавяне на нов тип документ.
- В Име напишете името така, както искате да се отпечата.
- Изберете посоката: Издаван и/или Получаван, или Вътрешно-фирмен.
- Ако документът се чете и от чужденци, сложете Двуезичен и попълнете Наименование на латиница - повече за това в двуезична фактура.
- Добавете реквизитите, които този вид винаги носи, и печатните отметки.
- Натиснете Запис на типа документ, после презаредете страницата - списъкът с видове се тегли веднъж, при влизане, и новият вид се появява в менюто след презареждане.
Оттам нататък документът се издава като всеки друг, а приемо-предавателният протокол показва как изглежда същият път за един от вградените видове.
Често задавани въпроси
Мога ли да си направя гаранционна карта?
Да. Описвате вид с име „Гаранционна карта", посока Издаван и отметките Без цени и Без общи суми, за да не излизат колоните със сумите върху печата. Ако картата върви с изнесена стока, сложете Двуезичен и попълнете Наименование на латиница.
Начислява ли се ДДС върху собствен вид документ?
Не. Документите от тази група се издават без начислен данък и не влизат в експорта към счетоводната програма - изнасят се фактури, известия и данъчни протоколи. Сделка, която трябва да се осчетоводи, се документира с един от тези видове, а собственият документ върви до него.
Откъде тръгва номерацията на моите видове?
От редицата Разписки/Протоколи на обекта, не от тази на фактурите. Началните номера на четирите редици се задават в Обекти на фирмата, като полето съдържа последния използван номер, а следващият документ получава следващото число, изписано с десет цифри. Ако продължавате номерация от друга програма, въведете последния номер оттам.
Влизат ли в експорта към счетоводството?
Не влизат. Тази група документи остава извън експорта, защото не е данъчна. Счетоводителят ги вижда, когато му ги дадете като PDF или разпечатка; в счетоводната програма отиват фактурите, известията и данъчните протоколи.
Протоколът за брак подава ли се в SAF-T?
Във файла, който създава Rila.Tools, влизат само собствените видове с избран код в полето Вид по SAF-T; за протокола за брак там обикновено стои Не се подава (не е данъчен документ), тоест той остава вън. Дали и как бракът стига до счетоводните записи и до данните за наличностите, решава счетоводителят Ви.
Опишете първия си вид документ в Rila.Tools - първият месец е безплатен и не иска карта.