Няколко обекта - номерация по клонове и магазини
Номерацията по обекти е разрешена: ЗДДС позволява номерът на фактурата да стъпва на повече от една серия според отчетните нужди на фирмата, а правилникът позволява на всеки обект да ползва свой диапазон от номера. Така магазинът, складът и офисът издават документи всеки от своята редица и без повторени номера, стига началните номера на обектите да са от различни диапазони.
Защо една фирма иска няколко редици
Докато фирмата издава от едно място, една редица стига. Въпросът идва с втория адрес. Типичните случаи са три:
- Два магазина в различни градове. Продавачите издават фактури по едно и също време, а в края на месеца собственикът иска да види оборота на всеки магазин поотделно.
- Склад и офис. Складът издава протоколи и разписки при предаване на стоката, офисът - фактурите и офертите. Двете места работят с различни хора и различен ритъм.
- Клон с отделен адрес. Клиентът на клона трябва да види на документа адреса и телефона на клона, на които може да го потърси, а не тези на централата - те се добавят като реквизит на обекта.
Във всичките три случая отделната редица дава едно и също: по номера се вижда откъде е документът, а оборотът на обекта се събира без ръчно сортиране.
Какво казва законът за сериите
Чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС описва номера на фактурата като пореден, десетразряден, само от арабски цифри и базиран на една или повече серии, според отчетните нужди на данъчно задълженото лице. Думата „серии" е онова, което допуска фактуриране с няколко обекта по отделни редици.
Правилникът добавя практическата страна: по чл. 78, ал. 4 от ППЗДДС на поделение или обект се отделя собствен диапазон от номера, който той запълва, а след това получава следващ.
Как точно да разпределите диапазоните и дали отделни редици са удобни за Вашата отчетност, преценява счетоводителят Ви. Общите правила за десетте цифри и четирите групи документи са в номерация на фактурите.
Номерация по обекти - редица плюс реквизити
Обектът в програмата не е само брояч. Той събира две неща, които вървят заедно.
Първото е редицата. Всеки обект има собствен последен номер за всяка група документи - фактурите и известията, данъчните протоколи, офертите и проформите, разписките и протоколите. Ако магазинът в Пловдив тръгва от 0000000000, а магазинът в Бургас - от 0001000000, първата фактура на Бургас е 0001000001 и двете редици няма да се срещнат дълго време.
Второто са реквизитите. Каквото искате да стои на всеки документ от обекта - адресът на магазина, телефон, МОЛ - се въвежда веднъж като реквизит в описанието на обекта и после влиза само във всеки негов документ. Какво можете да добавите към задължителните реквизити на фактурата, е разгледано в МОЛ и допълнителни реквизити на фактурата.
Когато документите се издават не само на обекта, а и на терен - в склада на клиента или на строежа - вижте и фактуриране извън офиса.
Какво да внимавате
Три грешки се повтарят при фирми с повече от един обект.
Два обекта от една и съща начална точка. Всеки обект брои сам - ако и двата тръгнат от 0000000000, първите им фактури излизат с един и същ номер. На втория обект дайте начален номер от свободен диапазон. Грешката не се вижда при издаването, а когато двете фактури с еднакъв номер стигнат до счетоводството.
Началният номер не е първият желан и не се намалява. В полето стои последният използван номер, а броячът на обект, който вече е издавал, не се връща назад. Подробно за двете правила - в номерация на фактурите.
Преименуването не е нов обект. Всеки вече издаден документ остава с името на обекта от деня на издаването си. Ако магазинът се мести и сменя името си, по-чистият път е нов обект, а старият остава с документите си.
Как става в Rila.Tools
В Настройки натиснете Номерация на типовете документи и обекти на фирмата - това е екранът Обекти на фирмата. Там:
- Натиснете Добавяне на нов обект и попълнете Име - под него ще избирате обекта при издаване.
- Попълнете адреса и контактите на обекта, ако Ви трябват, а в реквизитите на обекта - това, което да влиза във всеки негов документ.
- Въведете и четирите начални номера: Фактури, КИ, ДИ, Дан. протоколи, Оферти/Проформи и Разписки/Протоколи. Сивите цифри в празните полета са подсказка, не стойност. За втори и следващ обект изберете начален номер, който не се застъпва с номерата на останалите.
- Натиснете Запис на данните за обекта.
Собствените Ви видове документи - гаранционна карта, протокол за брак - вземат номер от редицата Разписки/Протоколи на обекта.
При издаване полето Обект в документа определя редицата и реквизитите. Докато обектът е един, то се попълва само; от втория нататък изборът е задължителен. В справката Фактури, приходи и разходи документите се филтрират по Обект, тоест оборотът на всеки магазин се вижда поотделно.
Обект, който вече не работи, се деактивира. Ако по него има издадени документи, той остава в списъка с тях; ако няма нито един, се изтрива.
Често задавани въпроси
Може ли фактурите от два магазина да имат отделна номерация?
Да. Чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС допуска номер, базиран на една или повече серии, а чл. 78, ал. 4 от ППЗДДС позволява на всеки обект да ползва свой диапазон от номера. Важното е числата на двата магазина да не се застъпват.
Какво става с номерацията, ако закрия обект?
Издадените документи остават с номерата си и с името на обекта. Обект с документи в Rila.Tools не се изтрива, а се деактивира и остава в списъка. Ако в нов документ изберете деактивиран обект, полето Обект светва в червено - изберете друг или реактивирайте стария.
Трябва ли обектът да се печата на фактурата?
Законът не го изисква - сред реквизитите в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС обект няма. Ако искате клиентът да вижда адреса или телефона на магазина, въведете ги като реквизити на обекта и те влизат сами във всеки негов документ.
Какво е „Централен офис" в програмата?
Името, което Rila.Tools ползва наум, когато фирмата не е описала нито един обект. Тогава документите се издават нормално, а полето Обект не иска избор. Щом добавите втори обект, изборът при издаване става задължителен.
Опишете обектите на фирмата си в Rila.Tools - пробвайте един месец без заплащане и без карта.