Фактуриране извън офиса - на обекта и при клиента
Фактуриране извън офиса значи да издадете документа там, където е свършена работата - на обекта, в склада или при клиента - от телефона, който носите. В Rila.Tools това става в браузъра, без инсталация: записвате фактурата, изпращате я като PDF, а колегите в офиса я виждат в същата справка, защото данните са едни.
Какво значи фактуриране извън офиса на практика
Доскоро фактурата чакаше връщането в офиса. Майсторът записваше на лист какво е вложил, търговецът снимаше поръчката, а документът тръгваше към клиента ден или два по-късно. Всеки такъв ден е ден, в който клиентът няма с какво да плати и Вие нямате с какво да поискате парите.
Онлайн фактурирането обръща реда. Програмата живее на сървъра, а телефонът е още един прозорец към нея - фактуриране във Вашия джоб, ако трябва да се каже с една фраза. Отваряте същия адрес като от компютъра, влизате със същия вход и издавате документа там, където стоите. Няма отделно мобилно копие, което да се изравнява с офисното.
Това не значи, че всичко се прави на крак. Издаването, изпращането и проверката кой е платил вървят от телефона. Описването на собствени видове документи и експортът към счетоводството остават работа за компютъра.
Четири места, четири различни нужди
Мобилното фактуриране не е еднакво за всички. Какво се прави на място, зависи от това къде сте.
- На обекта. Работата е приета и клиентът иска документ. Издавате фактурата за труда и материалите, а ако е нужен и протокол, той се прави от нея по-късно. Подробно за тази ситуация има в фактуриране за майстори и сервизи.
- В склада. Стоката тръгва и документът трябва да тръгне с нея. Позната стока се попълва с цената от предишния път, тоест на тесния екран пишете само количеството.
- При клиента. Срещата приключва с договорка, а клиентът иска сметката веднага. Издавате документа пред него и му го пращате, преди да сте станали от масата.
- По пътя. Някой звъни, че не е получил фактурата си. Намирате я в Документи, отваряте я като PDF и му я пращате отново, без да се връщате до бюрото.
Само на компютъра остават експортът към счетоводството, видовете документи и партньорската програма - от телефона те се отварят с бутона Отваряне в настолния изглед. Нищо от това не спира издаването на място.
Едни данни за офиса и за терена
Първият въпрос при фактуриране от смартфон обикновено е разминаването: какво става, ако двама издадат документ по едно и също време. Отговорът е в устройството на програмата. Документите се записват на сървъра, номерът се дава при записа, а телефонът и компютърът гледат едно и също място. Синхронизация, която да се чака или да се пуска на ръка, няма.
От това следват две практически неща. Колегата в офиса вижда издадената на обекта фактура, щом отвори справката за периода. А Вие, на терена, виждате кой е платил, щом някой в офиса отбележи плащането - и обратното.
Плащането още на място
Документ, който клиентът получава на място, не чака пощата или връщането Ви в офиса. Затова на място важат два хода.
Първият е PDF-ът. Принтер на обекта рядко има, а и не е нужен: документът се отваря като PDF в четеца на телефона и оттам отива по имейл или в чат. Ако имейлът на клиента е попълнен в полето Имейли, натиснете Запис и изпращане по имейл - документът се записва и писмото тръгва веднага с прикачения PDF.
Вторият е QR кодът за плащане. Ако приемате плащане с карта по линк от Вашата банка или платежна услуга, линкът се поставя във фактурата, а на PDF-а се появява QR код, който клиентът насочва със своя телефон. Как работи и какво се печата е описано в QR код за плащане върху фактурата.
Чужд телефон и вход от непознато място
Когато работите извън офиса, паролата се въвежда на повече места - понякога и на устройство, което не е Ваше. Затова си струва входът да иска и втори знак. При включена Двуфакторна автентикация входът иска освен паролата и код от приложение на Вашия телефон - който е видял паролата Ви, без телефона Ви не влиза.
Как става в Rila.Tools
Пътят от празен екран до изпратен документ на телефона:
- Отворете адреса на програмата в браузъра и влезте.
- Натиснете Нов в лентата най-долу и изберете вида документ.
- Попълнете клиента, после реда - наименование, количество, цена. Нов ред добавя следващия, а плащането и основанието за ДДС са зад Още настройки.
- Натиснете Запис. Записът с PDF или с имейл е зад Още в лентата най-долу.
Кой Ви дължи се вижда на Табло, в плочката Кой ми дължи. За иконата на началния екран изберете Инсталирай приложението от Още. Екраните, които ги има само на компютъра, предлагат бутон Отваряне в настолния изглед, а Двуфакторна автентикация се включва от менюто с името на фирмата.
Подробно, екран по екран, какво има в мобилния изглед, описва фактуриране от телефона, а как се следи дължимото - неплатени фактури.
Често задавани въпроси
Мога ли да издам фактура при клиента, ако той плати на място с карта?
Да. Издайте фактурата пред клиента и я запишете, а плащането отбележете в колоната Платено на справката Фактури, приходи и разходи - тогава документът не стои сред дължимите. Ако клиентът плаща по линк, поставете линка преди записа и той ще го има и в PDF-а.
Как давам фактурата на клиента на място без принтер?
Като PDF, по имейл или в приложение за съобщения, още докато сте при него. Кои бутони водят дотам на телефона, е описано във фактуриране от телефона.
Какво става, ако връзката прекъсне по средата?
Документите се записват на сървъра, затова за записа е нужна връзка. Ако интернетът прекъсне, изчакайте връзката да се върне и натиснете Запис отново.
Може ли колега в офиса да издаде документ, докато аз съм на обекта?
Да. Номерът се дава в момента на записа, затова два документа, записани едновременно от офиса и от обекта, получават различни номера. Издаденото от двете места се вижда в една и съща справка.
Регистрирайте фирмата си и издайте първата фактура от телефона - първият месец е безплатен и не иска карта.