Напомняне за неплатена фактура - кога и как

Публикувана на 05.10.2026 г.

Обичайният ред е три писма: кратко няколко дни преди падежа, ако сумата е голяма; учтиво в първия работен ден след падежа; и по-кратко седмица до десет дни по-късно. Писмото съдържа номера и датата на фактурата, сумата, падежа и сметката за плащане, а фактурата се прикача отново като PDF.

Напомняне за неплатена фактура - три момента

Първото писмо не е упрек, а проверка. Често закъснението не е отказ да се плати, а фактура, която е стигнала до грешния човек, чака подпис или е потънала в пощата. Затова редът е от мекото към твърдото.

• Преди падежа. При голяма сума или нов клиент кратко писмо три-четири дни по-рано проверява дали фактурата е при човека, който плаща. Не е задължително и при малки суми обикновено се пропуска.
• След падежа. Първият работен ден след изтичане на срока. Тонът е като към някой, който е забравил - защото най-често точно това е станало.
• Втори път. Седмица до десет дни след първото напомняне, по-кратко и с конкретна дата, до която очаквате плащане.

Фактура без падеж програмата не може да покаже като просрочена - на плочката Кой ми дължи такива документи се броят отделно. Ако срокът не е уговорен и в договора, длъжникът изпада в забава, след като бъде поканен да плати (чл. 84, ал. 2 от ЗЗД), затова при такава фактура в напомнянето пишете ясна дата. Как се задава срокът и защо е добре да стои на документа, е обяснено в срок за плащане и падеж на фактурата.

Какво съдържа напомнянето

Клиентът трябва да може да плати, без да търси нищо друго. Затова писмото носи:

• номера и датата на фактурата;
• сумата, която още се дължи - при частично плащане само остатъка;
• падежа, който е изтекъл;
• банковата сметка и основанието за превода;
• фактурата отново, като прикачен PDF.

Ако фактурата има QR код с линк за плащане, споменете го - клиент, който плаща с карта, сканира кода или щраква линка в PDF-а и стига до страницата за плащане. Как работи това, има в QR код за плащане върху фактурата.

Покана за плащане на фактура - текст за първото писмо

Първото напомняне е учтиво и предполага добро намерение. Ето образец, който да промените според клиента:

Здравейте, г-жо Петрова. Пиша Ви във връзка с фактура № 0000000148 от 2 септември 2026 г. на стойност 1 240.00 €, чийто срок за плащане изтече на 16 септември. Възможно е тя да е пристигнала на адрес, който не стига до счетоводството Ви, затова я прилагам отново. Сумата може да бъде преведена по IBAN BG00 XXXX 0000 0000 0000 00, с основание номера на фактурата. Ако вече сте я платили, моля, не обръщайте внимание на това писмо и приемете благодарностите ни. Благодаря Ви предварително и оставам на разположение за въпроси.

Писмото не обвинява, не споменава последици и дава на клиента изход - „може би вече сте платили". Точно тази възможност често е вярната: преводът е тръгнал, но още не сте го отбелязали.

Втори текст - по-кратък и с дата

Второто писмо е по-сухо и казва какво очаквате и докога:

Здравейте, г-жо Петрова. Фактура № 0000000148 от 2 септември 2026 г. за 1 240.00 € все още не е платена, а срокът ѝ изтече на 16 септември. Моля Ви да преведете сумата до 30 септември или да ми пишете, ако има причина за забавянето. Прилагам фактурата отново.

Без заплахи и без съдебни изрази - те рядко ускоряват плащането, а често развалят отношения, които са били добри. Ако и след второто писмо няма отговор, следващата стъпка е разговор по телефона.

Какво да проверите, преди да пишете

Напомнянето към клиент, който вече е платил, е неудобно и за двете страни. Затова първо се проверяват три неща: постъпила ли е сумата по сметката, отбелязано ли е плащането, и стигнала ли е изобщо фактурата до клиента.

Последното е въпросът, който сменя тона. Ако писмото с фактурата е отворено, клиентът знае за нея; ако никога не е стигнало, напомнянето всъщност е първото изпращане. За валидността на фактурата, пратена по имейл, и за това какво доказва обратната информация от изпращането, вижте фактура по имейл.

Как става в Rila.Tools

Автоматични напомняния Rila.Tools не изпраща. Програмата показва кой дължи и дали фактурата е стигнала, а писмото пращате Вие, от своята поща.

1. На Табло отворете плочката Кой ми дължи: най-големият длъжник е най-отгоре, а горният ред брои просрочените документи и тези без падеж. Натиснете името на клиента.
2. Отваря се справката Фактури, приходи и разходи само с неговите неплатени документи. Колоната Падеж казва от кога тече забавата.
3. В колоната Статус на имейла четете съдбата на писмото с фактурата - стигнало ли е до пощата на клиента и отворил ли го е. Ако клетката е празна, фактурата не е тръгнала по имейл през програмата.
4. Иконата в началото на реда сваля фактурата като PDF - прикачете я към напомнянето.

Щом плащането постъпи, отбележете го в колоната Платено - как става при пълно и частично плащане, има в неплатени фактури - как се вижда кой Ви дължи.

Често задавани въпроси

Кога да изпратя първото напомняне за неплатена фактура?

В първия работен ден след падежа. При голяма сума или нов клиент си струва и кратко писмо няколко дни преди срока, за да проверите дали фактурата е стигнала до човека, който нарежда плащанията. Второто напомняне идва седмица до десет дни след първото.

Как да разбера дали клиентът е получил фактурата?

Ако сте я изпратили със Запис и изпращане по имейл от Rila.Tools, отворете справката Фактури, приходи и разходи - на реда на фактурата колоната Статус на имейла показва дали писмото е стигнало и дали клиентът го е отворил. При фактура, пратена от Вашата поща, единственият сигурен начин е отговорът на клиента.

Изпраща ли програмата напомняния автоматично?

Не. Rila.Tools показва неплатените и просрочените фактури и дали писмото с документа е отворено, но напомнянето пишете и изпращате Вие, с PDF-а на фактурата от справката.

Какво да правя, ако клиентът не плаща и след напомнянията?

Последиците от забавата - лихва, неустойка, събиране по съдебен ред - са уредени в договора и в закона, и за конкретния случай е най-добре да попитате юрист или счетоводителя си. Фактурата, падежът и отбелязаните плащания стоят в справката и могат да се свалят като PDF и за Excel, когато потрябват.

Опитайте Rila.Tools безплатно един месец и вижте кой Ви дължи още днес.