Търсене на фирма по ЕИК - данните във фактурата сами
Търсене на фирма по ЕИК в Rila.Tools означава, че при нов клиент пишете само ЕИК-а и натискате един бутон. Наименованието, адресът на седалището и ДДС номерът се попълват от публичния регистър на фирмите. Работи за дружества и еднолични търговци; физическите лица ги няма в регистъра и техните данни се пишат на ръка.
Защо данните на получателя трябва да са точни
Името и адресът на получателя са задължителен реквизит на фактурата (чл. 114, ал. 1, т. 7 от ЗДДС), а идентификационният му номер - отделен реквизит по т. 8 на същата алинея. При лице без регистрация по ЗДДС на мястото на ДДС номера стои номерът по чл. 84 от ДОПК - тоест ЕИК или код по БУЛСТАТ, ЕГН, ЛНЧ или служебен номер. Пълният списък с реквизитите е разгледан в реквизити на фактурата.
Грешката тук не е козметична. Разменена цифра в ЕИК-а или стар адрес на седалището пращат фактурата обратно от счетоводството на клиента, а понякога и Вашето. Преписването от визитка или имейл е точно мястото, където се появяват такива грешки. Когато данните идват от регистъра, преписване няма.
Търсене на фирма по ЕИК - кога намира и кога не
Регистърът съдържа търговците - дружествата и едноличните търговци. Намирането зависи от това какъв е насрещният човек:
- Дружество или едноличен търговец - намира се; името, адресът и ДДС номерът влизат в документа.
- Физическо лице - не е в регистъра. Името и ЕГН-то се попълват на ръка. Какво точно се пише в полето за номера, е обяснено в ЕИК, ЕГН, ЛНЧ - вид на идентификатора.
- Чуждестранна фирма - регистърът е на българските фирми; данните ѝ се въвеждат ръчно.
Когато търсенето не върне нищо, издаването не спира. Пишете реквизитите на ръка и документът се записва по същия начин.
Регистърът е за днес, документът - за деня на издаване
Тук има разлика, която объркава хората. Регистърът казва какви са данните на фирмата сега. Издаденият документ пази данните, с които е издаден. Ако клиентът смени адреса си през март, фактурата от февруари продължава да носи стария адрес - и така трябва да бъде, защото тя описва сделка, станала при стария адрес.
Затова поправката в картона на клиента не пренаписва вече издадените документи. Тя важи за следващите. Сгрешена стара фактура се поправя с документ, не с редакция на списъка: с кредитно известие или с анулиране. Кое от двете, преценява счетоводителят Ви.
Същото при регистрацията на Вашата фирма
Търсенето не е само за клиентите. Когато регистрирате фирмата си в Rila.Tools, може да напишете само ЕИК-а и да изтеглите останалото от същия регистър. Свободните професии се регистрират с кода си по БУЛСТАТ. Ако регистърът не върне данни, попълвате ги ръчно и регистрацията продължава.
Как става в Rila.Tools
В издаден документ - фактура, проформа, оферта, известие:
- В полето Клиент започнете да пишете името. Ако фирмата вече е в списъка Ви, изберете я оттам - търсене не е нужно.
- За нов клиент напишете ЕИК-а в полето за номера.
- Натиснете Търсене по ЕИК до полето. Бутонът се вижда, докато Вид до номера е ЕИК.
- Проверете попълнените данни - ако някое поле е останало празно, допишете го - и продължете с редовете.
При получен документ стъпките са същите, само полето се казва Доставчик.
Клиентът влиза в Клиенти и доставчици при първия запис на документ за него. На този екран бутон за търсене в регистъра няма, нарочно - то живее в документите. Име и ЕИК / № там образуват самоличността на записа: поправка в някое от двете създава нов запис, а старият остава в списъка. Полето ДДС / VAT № се поправя на място.
Ако търсенето е само една от стъпките, която искате да съкратите, вижте и как да издавате фактури по-бързо. Останалите полета на фактурата, от номера до сумата за плащане, са описани в как се издава фактура.
Често задавани въпроси
Откъде идват данните при търсене по ЕИК?
От публичния регистър на фирмите, в който са вписани търговците - дружества и еднолични търговци. Rila.Tools взема от него наименованието, адреса и ДДС номера и попълва документа. Данните се показват във формата преди записа, така че ги виждате и може да ги промените.
Защо не намира фирмата ми по ЕИК?
Най-честите причини са три: номерът е на физическо лице, а не на фирма; лицето не е търговец и го няма в регистъра; или в номера има грешна цифра. Проверете номера и опитайте пак. Ако и тогава няма резултат, въведете реквизитите сами - за записа на фактурата няма значение откъде са дошли.
Проверява ли се ДДС номерът на клиента?
Номерът идва от публичния регистър заедно с името и адреса. Rila.Tools не прави отделна проверка в системата на ЕС за ДДС номера. За клиент от друга държава номерът се въвежда ръчно, а дали е валиден, се проверява при съответния източник.
Защо старата фактура показва стария адрес на клиента?
Защото издаденият документ пази реквизитите от момента на издаването си. Новият адрес, поправен в картона на клиента, важи за документите след поправката. Ако старата фактура е сгрешена по същество, тя се поправя с кредитно известие или с анулиране, а дали е нужно, преценява счетоводителят Ви.
Създайте акаунт за фирмата си и пробвайте търсенето с ЕИК-а на следващия си клиент - първият месец е безплатен, без карта.