Как се издава фактура - стъпка по стъпка

Публикувана на 15.09.2026 г.

Как се издава фактура: до 5 дни от датата на данъчното събитие, а при авансово плащане - до 5 дни от получаването му. В нея се попълват номер, дата, данните на двете страни, редовете със стоките или услугите, ставката и сумата за плащане. Поправки върху издадена фактура не се допускат - сгрешената се анулира и се издава нова.

Какво трябва да е готово преди първата фактура

Три неща стоят над самия документ и се въвеждат веднъж.

Данните на вашата фирма - наименование, идентификационен код и адрес. Те се печатат в блока на издателя върху всеки документ.
Регистрацията по ЗДДС. Нерегистрираното лице няма право да посочва данък в издаваните от него фактури, тоест документът изглежда различно.
Банковата сметка, ако очаквате плащане по банков път. Тя излиза върху фактурата и клиентът плаща по нея.

Началните номера също са част от подготовката. Ако продължавате номерация от друга програма, задайте я преди първия документ - подробностите са в номерация на фактурите.

Полетата, които решават документа

Реквизитите на фактурата са изброени в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС. Четири от тях се сбъркват най-често.

Номерът е пореден десетразряден номер само от арабски цифри, който идентифицира фактурата уникално. Той не се измисля на ръка за всеки документ.

Датата на данъчното събитие не винаги съвпада с датата на издаване. Законът иска и двете.

Идентификаторът на получателя е задължителен и приема повече от един вид номер: код на фирма, но и ЕГН на физическо лице или личен номер на чужденец. Затова полето не бива да се проверява по брой цифри - вижте фактура на физическо лице.

Ставката се пише, а когато е нулева, до нея върви основанието за прилагането ѝ, както и основанието за неначисляване на данък. Чл. 114, ал. 7 допуска ставката и сумата за плащане да отпаднат от фактура, при която сумата на данъчната основа и данъкът не превишават 100 евро - извън доставките с място на изпълнение в друга държава членка, вътреобщностните доставки и дистанционните продажби.

Подпис и печат не са сред изброените реквизити. Фактура без тях е редовна; дали вашият клиент ще ги поиска по договор, е друг въпрос.

В какъв срок се издава фактурата

Срокът е 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие, а при авансово плащане - 5 дни от получаването на плащането (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС). При вътреобщностна доставка срокът е друг: не по-късно от 15-о число на месеца, следващ месеца на данъчното събитие.

Какво се прави при сгрешена фактура

Поправки и добавки във фактурите не се разрешават. Погрешно съставеният документ се анулира и се издава нов. Когато сгрешената фактура вече е отразена в отчетните регистри, за анулирането се съставя и протокол, който съдържа основанието, номера и датата на анулирания документ, номера и датата на новия и подписите на съставилите го.

Тоест изтриване няма, а грешката се оправя с два документа вместо с гумичка. Разликата между анулиране и сторниране с кредитно известие е тема за себе си и е разгледана в анулиране и сторно.

Как се издава фактура в Rila.Tools

Подготовката е в Настройки: попълвате Фирма, ЕИК и Адрес, слагате отметка Регистрация по ЗДДС, ако фирмата е регистрирана, и попълвате ред в Банкови сметки на фирмата. Накрая натискате Запис и прилагане на настройките - екранът се затваря сам и това е потвърждението.

Самата фактура се издава от менюто Издаване на документ:

Номер и Дата се попълват сами. Номерът е следващият пореден за вашата фирма.
В Клиент напишете началото на името и изберете фирмата от списъка. За нов клиент напишете ЕИК-а и натиснете Търсене в публичния регистър - името, адресът и ДДС номерът идват сами.
В таблицата попълнете Наименование, Количество, Мярка и Ед. цена. Стока, която вече сте фактурирали, се допълва по име и цената идва от списъка Стоки и услуги.
В Срок за плащане напишете +14 за плащане след две седмици или .+1 за същия ден следващия месец - датата се подрежда сама.
Погледнете За плащане долу вдясно. Това е сумата, която клиентът дължи.
Завършете с Запис, Запис и печат или Запис и изтегляне на PDF.

Има и Запис и изпращане по имейл - той записва документа и веднага го праща на адресите от полето Имейли, с прикачен PDF. После колоната Статус на имейла в справката Фактури, приходи и разходи казва дали писмото е предадено и дали е отворено.

Сгрешеният документ се отваря от същата справка и се анулира с бутона Анулиране. Изтриване няма - остава следа, че документът е бил издаден и после анулиран.

Често задавани въпроси

Задължителни ли са подпис и печат върху фактурата?

Списъкът със задължителните реквизити на фактурата в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС не включва нито подпис, нито печат. Фактура, издадена и предадена без тях, е редовен данъчен документ.

Отделно от закона клиент или договор може да поиска подписан екземпляр. Това е търговска уговорка между двете страни, не изискване на закона.

Кога фактура може изобщо да не се издава?

Чл. 113, ал. 3 от ЗДДС изброява случаите, сред които доставка към данъчно незадължено физическо лице, финансови услуги по чл. 46, застрахователни услуги по чл. 47, продажби на самолетни билети и безвъзмездни доставки.

Отпада задължението, не възможността. Чл. 113, ал. 6 казва, че когато издаването не е задължително, фактурата се издава по желание на доставчика или на получателя, а другата страна е длъжна да окаже необходимото съдействие.

Мога ли да поправя вече издадена фактура?

Не по текста на документа. Чл. 116, ал. 1 от ЗДДС казва, че поправки и добавки във фактурите не се разрешават, а погрешно съставените документи се анулират и се издават нови.

В Rila.Tools издаденият документ се отваря от справката Фактури, приходи и разходи и остава редактируем - счетоводителят поправя например основанието или датата. Когато самата фактура е погрешно съставена по смисъла на чл. 116, отворете я и натиснете Анулиране, после издайте нова. Изтриване няма: документът остава в системата с номера си, за да не изчезне от редицата.

Какво пиша в „ЕИК", когато клиентът е физическо лице?

Неговото ЕГН, а за чужденец - личния му номер. Законът брои единния идентификационен код, кода по Булстат, ЕГН и личния номер на чужденец за един и същ реквизит - идентификатора на получателя.

Полето в Rila.Tools приема и трите вида номер и не ги проверява по брой цифри. Физическите лица не са в публичния регистър на фирмите, затова името и номерът им се въвеждат на ръка.

Опитайте Rila.Tools безплатно един месец - без карта и без инсталация.