Фактура на физическо лице - какво се пише в ЕИК
Фактура на физическо лице се издава по същия начин като на фирма. В полето за идентификатор на получателя се попълва неговото ЕГН, а за чужденец - личният номер. Законът брои ЕИК, кода по Булстат, ЕГН и личния номер на чужденец за един и същ реквизит, затова полето приема и четирите.
Кога се издава фактура на физическо лице
Чл. 113, ал. 3, т. 1 от ЗДДС казва, че фактура може да не се издава за доставки, по които получателят е данъчно незадължено физическо лице. Тоест при продажба на човек без фирма задължението отпада - но само задължението.
Издаването остава допустимо и много често желано. Чл. 113, ал. 6 урежда точно този случай: когато издаването на фактура не е задължително, тя се издава по желание на доставчика или на получателя, като всяка страна е длъжна да окаже необходимото съдействие на другата. Ако клиентът поиска фактура, отказът не стъпва на закона.
Причините да я издадете са практични. Човекът иска документ за гаранция или за отчет пред своя работодател. Вие искате приходът да е документиран с нещо повече от касова бележка. И в двата случая фактурата върши работа.
Кога доставката се придружава и от касова бележка, е отделен въпрос и се решава по Наредба Н-18, а не по вида на получателя. Дали вашият случай изисква фискален бон, преценява счетоводителят ви.
ЕИК, ЕГН и ЛНЧ - един реквизит, три вида
Тук се крие най-честото объркване. Полето върху фактурата не е „ЕИК на фирмата" - то е идентификаторът на получателя, какъвто и да е той.
Чл. 114, ал. 1, т. 8 от ЗДДС изброява като реквизит идентификационния номер на получателя, а изрично и номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, когато получателят е нерегистрирано по закона лице. Там влизат ЕГН и личният номер на чужденец. Същият текст предвижда и „друг номер за идентификация", когато такъв се изисква по законодателството на държавата, в която получателят е установен.
Законът за счетоводството подрежда четирите в едно изречение. Чл. 6, ал. 1, т. 3 иска „наименование или име, адрес и единен идентификационен код от Търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя".
От това следва едно практическо правило: идентификаторът не се проверява по брой цифри. Кодът на фирма е девет или тринайсет цифри, ЕГН-то е десет, а личният номер на чужденец е свой. Програма, която иска точно девет цифри, спира редовна фактура.
Адресът също е реквизит
Чл. 114, ал. 1, т. 7 иска име и адрес на получателя по доставката. Наименованието без адрес е непълен реквизит и при физическо лице се пропуска най-често, защото човекът не го диктува сам.
Питайте за адреса още докато съставяте документа. Попълването му после иска нов документ, а не поправка върху стария - поправки и добавки във фактурите не се разрешават.
Какво се сменя при чуждестранен получател
Три неща.
- Идентификаторът е този на неговата държава. За регистриран в друга държава членка това е неговият ДДС номер; за нерегистрирано лице - номерът, който законодателството на държавата му предвижда.
- Езикът на документа. Чуждият получател чете фактура, в която заглавието, етикетите и колоните вървят и на английски.
- Валутата, когато сделката е в друга валута. Данъчната основа и данъкът се посочват в евро - повече в фактура в евро и старите в лева.
Как става в Rila.Tools
В екрана Издаване на документ полетата Клиент и ЕИК са задължителни - без тях документът не се записва. И двете излизат върху документа и по тях счетоводството разпознава насрещната страна.
В полето ЕИК пишете идентификатора на онзи, за когото издавате. За дружество това е единният идентификационен код от Търговския регистър или кодът по Булстат. За физическо лице в същото поле отива неговото ЕГН - десет цифри. За чужденец се попълва личният му номер. Софтуерът приема и трите, защото законът ги смята за един и същ реквизит.
Бутонът Търсене в публичния регистър не помага тук. Регистърът връща действащите фирми; физическите лица не са в него, затова името, ЕГН-то и адресът се въвеждат на ръка. Документът се издава по същия начин.
Веднъж въведен, човекът остава в списъка Клиенти и доставчици заедно с данните си. При следващата фактура напишете началото на името и го изберете от списъка. В същия екран Адрес е задължителен, а ЕИК / ID № заедно с името образува самоличността на записа - поправка на което и да е от двете прави втори запис, не преименува стария.
За чуждестранния клиент изберете от менюто двуезичен вид - Фактура - Invoice, Проформа фактура - Proforma Invoice или Оферта - Offer. Заглавието, етикетите и сумите излизат на два езика, а данните на вашата фирма на латиница се вземат от полетата Company и Address в Настройки.
Често задавани въпроси
Задължително ли е да издам фактура на физическо лице?
Не. Чл. 113, ал. 3, т. 1 от ЗДДС казва, че фактура може да не се издава за доставки, по които получателят е данъчно незадължено физическо лице.
Ако обаче клиентът поиска фактура, тя се издава. Чл. 113, ал. 6 задължава всяка от двете страни да съдейства на другата за издаването, когато то не е задължително по закон.
Мога ли да издам фактура без ЕИК?
Не и без идентификатор на получателя - той е задължителен реквизит на фактурата. Онова, което се сменя, е видът на номера: код на фирма, ЕГН или личен номер на чужденец.
В Rila.Tools полето ЕИК спира записа, докато е празно, и приема всеки от трите вида номер. Единственото изключение са вътрешно-фирмените документи - протокол за брак, инвентаризационен опис и подобните, при които формата изобщо не показва полетата за клиент, защото такъв документ няма насрещна страна.
Законно ли е ЕГН върху фактура?
ЕГН-то е сред идентификаторите, които самият закон изброява за получателя по доставката - в чл. 114, ал. 1, т. 8 от ЗДДС през номера по чл. 84 от ДОПК и в чл. 6, ал. 1, т. 3 от Закона за счетоводството. Тоест изписването му върху документа е предвидено в реквизита, а не изключение от него.
Как се съхраняват и предават издадените документи, е въпрос на вашата организация на работа, не на вида на номера.
Как се издава фактура на чужденец без български номер?
В полето за идентификатор се попълва номерът, с който получателят е идентифициран в своята държава - ДДС номер, ако е регистриран в друга държава членка, или друг номер за идентификация, когато законодателството там го изисква.
В Rila.Tools полето ЕИК приема и такъв номер, а за самия документ се избира двуезичният вид Фактура - Invoice, за да е четим и от получателя.
Регистрирайте фирмата си и издайте първата фактура на физическо лице още днес - първият месец е без карта.