Номерация на фактурите - десет цифри без дупки
Номерацията на фактурите стъпва на един текст от закона: номерът е пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри, базиран на една или повече серии, който идентифицира фактурата уникално. Това пише в чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС. Оттам идват и десетте цифри, и водещите нули, и правилото номерът да не се повтаря.
Как изглежда номерацията на фактурите
Десет знака, всичките цифри. Първата фактура на нова фирма носи 0000000001, хилядната - 0000001000. Нулите отпред не са украса: те допълват номера до десетразрядния вид, който законът изисква.
Букви, наклонени черти и година в номера не влизат. „ФК-2026/14" не е номер по смисъла на закона, колкото и да е четим. Отчетната нужда, която такъв запис обслужва, се покрива от серията - законът допуска номерът да е базиран на една или повече серии в зависимост от отчетните нужди на лицето.
Възходящо и без повторения
Две правила държат редицата здрава.
- Номерът е възходящ. Следващият документ получава следващото свободно число, не произволно.
- Номерът не се повтаря. Два документа с един номер правят точно това, което законът изключва - номерът престава да идентифицира фактурата уникално.
Затова връщането на брояча назад е опасно действие. То не създава грешка в момента, а половин година по-късно, когато втори документ вземе вече зает номер.
Пропуснатият номер също е проблем. Правилникът за прилагане на ЗДДС иска номерата на документите да са десетразрядни и да нарастват без дублиране и без пропуски (чл. 78, ал. 2). Анулираният документ не прави дупка - той остава в редицата със своя номер, зачертан. Ако дупка все пак се появи, как се обяснява пред проверяващ, преценява счетоводителят ви.
Продължаване на номерацията от друга програма
Смяната на софтуер не нулира редицата. Ако последната ви фактура в старата програма е 0000000742, новата започва от 0000000743.
Работата е в реда на действията: началният номер се задава веднъж, преди първия документ, и важи за следващите, не за вече издадените. Задаването му след десетата фактура не преномерира тези десет.
Ако тепърва започвате, вижте и как се издава фактура - номерацията е първата от подготвителните настройки.
Номерация по обекти
Фирма с клонове, складове или магазини може да отдели диапазон от номера за всеки обект. Правилникът за прилагане на ЗДДС иска номерата на фактурите да са десетразрядни и да нарастват без дублиране, а на поделение или обект се определя диапазон, който се изчерпва постепенно (чл. 78, ал. 4). Тоест два обекта водят две поредици, но от общата редица - един и същ номер не излиза два пъти.
В Rila.Tools всеки обект има собствен брояч. Затова на втория обект задайте начален номер от свободен диапазон, а не същия като на първия. Дали разделянето по обекти е подходящо за вас, преценява счетоводителят ви.
Четирите редици на документите
Фактурата не е единственият номериран документ и не всички делят една редица. Групите са четири и са независими:
- Фактури, КИ, ДИ - фактурите и известията към тях.
- Дан. протоколи - протоколите по ЗДДС.
- Оферти/Проформи - документите преди сделката.
- Разписки/Протоколи - приемо-предавателните протоколи, стоковите разписки и всички ваши собствени видове документи.
Кредитното известие взема номер от редицата на фактурите, а не от своя. Собственият ви вид документ - гаранционна карта, товарителница, протокол за брак - взема от последната група, не от фактурната.
Как става в Rila.Tools
Номерацията живее в екрана Обекти на фирмата. Отваря се от Настройки, с бутона Номерация на типовете документи и обекти на фирмата - двете имена сочат едно и също място.
За нов обект натискате Добавяне на нов обект, попълвате Име и после и четирите начални номера: Фактури, КИ, ДИ, Дан. протоколи, Оферти/Проформи и Разписки/Протоколи. Накрая - Запис на данните за обекта.
Полето съдържа последния използван номер, не следващия. Ако последната ви фактура от старата програма е 742, пишете 0000000742 и първият документ тук излиза 0000000743. Тръгвате ли от нула, пишете 0000000000 - сивите цифри в празното поле са подсказка, не въведена стойност, затова и четирите полета светят в червено, докато не ги попълните.
Фирма без нито един въведен обект пак издава документи: програмата ползва „Централен офис" наум. Докато обектът е един, полето Обект в документа се попълва само; от втория нататък изборът става задължителен.
При самото издаване Номер и Дата се попълват сами и номерът е следващият пореден за вашата фирма. Ако номерът не е този, който чакате, погледнете началния номер в Обекти на фирмата - той важи за следващите документи, не за вече издадените.
Сгрешеният документ се анулира с Анулиране и остава в списъка, за да не изчезне номерът му. Ред на анулиран документ се вижда зачертан в червено в справките.
Често задавани въпроси
Може ли да започна номерацията от избрано число?
Да. В Обекти на фирмата се задава последният използван номер за всяка от четирите групи, а програмата продължава от следващото число.
Задайте го преди първия документ. Началният номер важи за следващите документи, не за вече издадените, тоест смяната му после не преномерира нищо.
Какво става, ако пропусна номер?
Правилникът за прилагане на ЗДДС иска номерата на фактурите да са десетразрядни и да нарастват без дублиране и без пропуски. Затова анулираният документ остава в редицата със своя номер, вместо да изчезне. Как се обяснява вече възникнала дупка, преценява счетоводителят ви.
Връщането на брояча назад е по-тежкото: то води до повторени номера. Затова началният номер се задава веднъж и не се коригира назад.
Как се номерират документите от втори обект?
Всеки обект носи собствен брояч за всяка от четирите групи документи. Началните номера на двата обекта се задават от различни диапазони, за да не се стигне до два документа с един и същ номер.
Новият обект тръгва от собствените си начални номера, а не от там, докъдето е стигнал първият. Ако видите, че вторият обект се номерира от началото, това е причината.
Сменя ли се номерацията при регистрация по ДДС?
Не. Регистрацията по ЗДДС променя какво излиза върху документа - появява се ДДС номер и начислен данък - но не прекъсва редицата и не изисква нов начален номер.
В Rila.Tools отметката Регистрация по ЗДДС и полето ДДС № са в Настройки, а началните номера - в Обекти на фирмата. Двете не се пипат взаимно.
Регистрирайте фирмата си и задайте началните номера, преди да издадете първия документ.