Сигурност на онлайн фактурирането - вход, нива, копия
Сигурност на онлайн фактурирането се гради от четири неща: вход, който не се отваря само с паролата, отделен вход и ниво на достъп за всеки човек във фирмата, издадени документи, които не могат да бъдат изтрити, и копие на данните, което държите Вие. Първите две зависят най-много от Вас, третото - от програмата, а четвъртото - от двете страни.
Входът: парола и код от телефона
Влизате с имейл и парола. Имейлът е името Ви за вход и адресът, на който идват писмата за акаунта - включително писмото за нова парола. Затова той е първото нещо, което се пази: който владее пощата Ви, може да поиска нова парола. Изберете адрес, до който имате достъп и след години, и го пазете поне толкова, колкото и самата програма. Какво още остава Ваша грижа при работа в браузъра, е описано в онлайн фактуриране без инсталация.
Втората ключалка е двуфакторната автентикация. След като я включите, влизането иска освен паролата и код от приложение на телефона Ви. Открадната или отгатната парола тогава не стига на чужд човек - трябва му и телефонът.
Когато имейлът или паролата са грешни, програмата не казва кое от двете. Изглежда като неудобство, но е нарочно: съобщение „такъв имейл няма" би подсказало на чужд човек кои адреси имат акаунт. При забравена парола новата се задава през писмо до имейла Ви, а старата важи, докато новата не бъде зададена - тоест молба за смяна, подадена от някой друг, не Ви заключва.
Нива на достъп при фактурирането
Споделената парола е честа слабост в малка фирма. Казва се на служителя, на счетоводителя, на роднината, който помага, и после никой не знае колко души я знаят. Когато някой си тръгне, паролата трябва да се смени за всички.
Правилното е всеки да има свой вход и свое ниво. Нивата са три: първо само преглежда, второ преглежда и променя, трето администрира - кани и маха хора, мени данните на фирмата. Служител, който издава фактури, има нужда от второ. Счетоводителят - също от второ; с него той прави експорта и поправя сгрешено основание. Третото остава за собственика. Как се дава достъп на счетоводителя е описано в как да дадете фактурите на счетоводителя.
Когато човек напусне, махате неговия ред и неговият вход престава да отваря фирмата. Никой друг не сменя нищо. Собственикът на фирмата не може да бъде махнат от този списък, нито да му бъде сменено нивото оттам. Затова ниво 3 давайте само на хора, на които поверявате и данните на фирмата.
Документите не се трият
Издадената фактура носи номер, който трябва да остане в редицата, и не се изтрива от никого, на никое ниво. Сгрешеният документ се анулира: сумите му престават да се броят в справките, а документът остава там зачертан - номерът му не изчезва и личи, че е отменен след издаването. Разликата между анулиране и кредитно известие е описана в анулиране и сторно на фактура.
Това има и законова страна. Чл. 121, ал. 2 от ЗДДС иска произходът на данъчните документи да е автентичен, съдържанието им - цяло, а текстът - четлив през целия срок на съхранение. Програмата помага за това по един начин: издаден документ не се изтрива, а се анулира и остава видим, със своя номер. Дали начинът, по който пазите документите си, покрива изискванията на чл. 121, преценява счетоводителят Ви. Колко години е този срок, е разчетено в колко години се пазят фактурите.
Къде се пазят фактурите онлайн и копието при Вас
Документите се пазят в програмата, не на Вашия компютър, и се отварят от всяко устройство с Вашия вход. Това не отменя собственото Ви копие. Всеки документ се сваля като PDF, всяка таблица от справките - като файл за Excel, а архивът за счетоводната програма се сваля в момента на заявката и не остава у нас - пазите го Вие.
Ако някога решите да спрете абонамента, документите си остават Ваши. Свалете нужното, докато абонаментът тече - PDF-ите, таблиците за годината, архива за счетоводителя.
Какво не обещаваме в тази статия
Тук не пишем за сървъри, шифриране и резервни копия с общи думи, защото общите думи не казват нищо проверимо. Ако за Вашата фирма тези подробности имат значение, попитайте ни направо - на [email protected] или на +359 2 926 69 69, в делничен ден от 09:30 до 19:00. Планираната поддръжка на сървъра обявяваме в системните съобщения на програмата.
Как става в Rila.Tools
Втората ключалка се включва от менюто с името на фирмата горе вляво (на телефона - от Още), с Двуфакторна автентикация. Нужно е приложение за кодове на телефона.
Хората се канят от Настройки, в списъка с потребителите. Колоната НД е нивото: 1 преглежда, 2 преглежда и променя, 3 администрира. Поканата отива на имейла на поканения и той влиза със свой вход; нивото се сменя или редът се маха от същия списък. Екранът Настройки се отваря само с административни права.
Сгрешеният документ се отваря и се анулира с Анулиране. В справката Фактури, приходи и разходи той остава видим, зачертан.
Копията се свалят от три места: PDF от екрана на документа, файл за Excel от клетката експорт в заглавния ред на всяка справка и архивът от Експорт към счетоводство с Създаване на експорт.
Вътрешните бележки за клиент стоят в полето Коментари в Клиенти и доставчици - клиентът не ги вижда. Съобщенията от нас, включително за планирана поддръжка, идват в камбанката долу вдясно.
Често задавани въпроси
Безопасно ли е да държа фактурите си онлайн?
Зависи от две страни. Програмата пази издадените документи от изтриване, дава на всеки човек отделен вход и ниво и позволява втори код при входа. От Вас зависят паролата, пощата, с която влизате, и дали сте включили двуфакторната автентикация. Пазете и собствено копие - PDF и таблици за Excel се свалят по всяко време.
Какво е двуфакторна автентикация и как се включва?
Това е втори код при влизането, който идва от приложение на телефона Ви. Без него паролата сама не отваря акаунта. В Rila.Tools се включва от менюто с името на фирмата, с Двуфакторна автентикация.
Може ли служител да изтрие фактура?
Не. Издаден документ не се изтрива на никое ниво на достъп. Сгрешеният документ се анулира, а анулираният остава в справките зачертан, със своя номер, тоест следата не изчезва. Служител с ниво 1 само преглежда и не променя нищо.
Как да запазя копие на фактурите си извън програмата?
Документите остават Ваши. Свалете каквото Ви трябва - PDF на документите, справките като файл за Excel и архива за счетоводната програма, който не се пази от нас. Свалете го, преди абонаментът да изтече.
Опитайте Rila.Tools безплатно един месец - и включете двуфакторната автентикация още при първото влизане.