Онлайн фактуриране без инсталация - какво печелите
Онлайн фактуриране значи, че програмата се отваря в браузър и данните живеят на сървър, а не на един компютър. Печелите три неща: издавате от всяко устройство с вашия вход, всички във фирмата гледат едни и същи данни, и нямате версия, която да обновявате. Губите работата без връзка.
Какво значи „без инсталация"
Няма файл за сваляне, няма права на администратор върху компютъра и няма сървър, който фирмата да поддържа. Отваряте адреса, влизате с имейл и парола и работите. Обновяването се случва от страна на доставчика - следващия път, когато отворите страницата, тя е новата.
Оттам отпада и най-честият сблъсък при настолните програми: двама души на две различни версии, чиито файлове не се разбират помежду си.
Онлайн фактуриране: едни данни, няколко устройства
Настолната програма пази данните там, където е инсталирана. Затова фактурата, издадена от лаптопа вкъщи, не е в офиса, а въпросът „кой плати" се задава на човека, който седи пред онзи компютър.
При онлайн програма данните са едни. Издаденото от телефона се вижда на компютъра в същата минута, а справката за неплатените показва едно и също нещо на всички. Това е цялата разлика, но тя мени начина, по който фирмата работи: издаването престава да е задача, за която трябва да се върнете някъде.
Хората във фирмата и техните нива
Общите данни искат разграничени права. Нивата отговарят на въпроса кой какво може: единият продавач само гледа, вторият издава, счетоводителят прави експорта, собственикът мени данните на фирмата.
Важното при избора е дали поканата е с отделен вход. Споделената парола е удобство, което после няма как да се отнеме поотделно - а човекът, който си тръгва от фирмата, си тръгва с нея.
Няколко фирми в един вход
Собственикът на две дружества не иска два акаунта и две пароли. Проверете дали програмата позволява няколко фирми зад един вход и дали данните им са отделни - свои документи, свои клиенти, свои настройки.
Същият въпрос важи и за счетоводната кантора, която работи за много клиенти: превключването между фирми трябва да е избор от меню, не ново влизане.
Какво остава ваша грижа
Онлайн програмата маха инсталацията, не отговорността. Ваши остават връзката с интернет, имейлът, с който влизате, и защитата на входа. Имейлът е особено важен - той е името за вход и адресът, на който идва всичко важно за акаунта, затова се избира такъв, до който ще имате достъп и след време.
Ваша грижа са и свалените файлове. Архивът за счетоводителя се произвежда в момента на заявката и не се пази от наша страна, тоест копието го пазите Вие.
Как става в Rila.Tools
Влизането е с имейл и парола, от Вход. Регистрацията минава през две стъпки: заявката се преглежда от човек, обикновено в рамките на работния ден, а акаунтът се създава в момента, в който натиснете бутона в писмото „Одобрена заявка за акаунт на фирма".
Хората се канят от Настройки. Колоната НД в списъка с потребители е нивото на достъп: 1 преглежда, 2 преглежда и променя, 3 администрира. За счетоводителя ниво 2 е достатъчното - то покрива експорта, кодовете в неговите настройки и поправката на сгрешено основание или дата върху вече издаден документ.
Втора фирма се добавя от името на фирмата горе вляво, с Добавяне на нова фирма... - това е нова регистрация, минава през същия преглед и носи свой абонамент. Всяка фирма има свои документи, клиенти и настройки, а превключването е от същото меню, с един и същ вход.
Входът се заключва и втори път. От менюто с името на фирмата изберете Двуфакторна автентикация - след включването влизането иска и код от приложение на телефона ви, тоест сама по себе си паролата не стига на чужд човек.
На телефона програмата се отваря в изглед за пръсти, с лента най-долу: Табло за началния екран, Документи за списъка, Нов за издаване и Още за всичко останало. Екраните, които ги има само на компютъра - експортът към счетоводство, видовете документи - предлагат бутон Отваряне в настолния изглед вместо задънена улица. Повече за това - Фактуриране от телефон.
Абонаментът е 6.14 € на месец или 61.36 € на година с включен ДДС, първият месец е безплатен и не иска карта, а броят потребители не влияе на цената.
Често задавани въпроси
Нужна ли е инсталация или обновяване?
Не. Rila.Tools се отваря в браузъра на компютър или телефон и се обновява от страна на доставчика, тоест на устройството ви няма версия, която да изостане. От телефона програмата се слага и като икона на началния екран, с реда Инсталирай приложението в менюто Още - иконата е пряк път, не отделно приложение за поддържане.
Работи ли на Mac и Linux?
Да. Програмата няма файл за инсталиране, тоест операционната система няма значение - работи в браузъра на Windows, macOS и Linux, както и на телефон. Това е и практическата разлика спрямо настолен софтуер, писан за една система.
Какво става, когато няма интернет?
Данните живеят на сървъра, затова за издаване и записване на документ е нужна връзка. При прекъснат интернет изчакайте връзката и запишете отново.
Обратната страна е, че връзка от всяко място върши работа: същият вход отваря същите данни от телефона на обекта, от лаптопа вкъщи и от компютъра в офиса.
Кой вижда данните на фирмата ми?
Хората, които сте поканили от Настройки, и то в рамките на нивото, което сте им дали. Поканата е с отделен вход на негов имейл, тоест паролата ви не се споделя, а нивото на поканения се сменя или се маха по всяко време от същия екран. Изключение е собственикът на фирмата - той не се преназначава оттам.
Опитайте Rila.Tools безплатно един месец - отваря се в браузъра, без инсталация.