Колко години се пазят фактурите - сроковете по закон

Публикувана на 05.10.2026 г.

Фактурите се пазят до 5 години след давността за данъка, който удостоверяват. Давността по ДОПК е 5 години от 1 януари на годината след онази, в която данъкът е трябвало да се плати. За повечето фактури от 2026 г. сметката стига до края на 2036 г., а за декемврийските - до края на 2037 г. Важи и за получените, и за PDF-а.

Колко години се пазят фактурите - сметката стъпка по стъпка

Срокът не се брои от датата на фактурата, а от момента, в който изтича давността за данъка по нея. Затова изглежда толкова дълъг.

1. Фактурата е от юни 2026 г. ДДС-то по нея е за юни и се плаща през 2026 г.
2. Публичното задължение се погасява по давност след 5 години, а броенето започва на 1 януари на годината след онази, в която данъкът е бил дължим (чл. 171, ал. 1 от ДОПК). За юнската фактура началото е 1 януари 2027 г., а краят - 31 декември 2031 г.
3. Към нея се прибавят още 5 години по чл. 121, ал. 1 от ЗДДС. Фактурата се пази до края на 2036 г.

Точно тук се раждат числата „10" и „11", които се срещат в различни публикации. Данъкът за декември се внася в срока на справка-декларацията, тоест през следващия месец (чл. 89, ал. 1 от ЗДДС), значи вече в следващата година. За такава фактура давността започва година по-късно и срокът стига до края на 2037 г. Същото важи, когато фактурата доказва разход за данък, който се плаща през следващата година. Нито едно от двете числа не е грешно - зависи за кое задължение е документът. Ако давността бъде спряна или прекъсната (чл. 172 от ДОПК) - например при ревизия - срокът за съхранение се удължава. Точния срок за конкретния документ определя счетоводителят Ви.

Срок за съхранение на фактури - защо трите закона дават различни числа

Сроковете идват от три закона, всеки със своя гледна точка.

• ЗДДС гледа данъчните документи. Чл. 121, ал. 1 задължава всяко данъчно задължено лице да пази издадените и получените данъчни документи в оригиналния им вид до 5 години след давността за задължението, което удостоверяват.
• ДОПК гледа данъчния контрол. Чл. 38, ал. 1 дава четири срока: ведомостите за заплати - 50 години, счетоводните регистри и финансовите отчети - 10 години, документите за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след давността на задължението, и всичко останало - 5 години.
• Законът за счетоводството гледа счетоводната информация. Чл. 12, ал. 1 също дава 50 години за ведомостите, 10 години за регистрите и отчетите, включително документите за данъчен контрол, и 3 години за останалите носители - всички броени от 1 януари на следващия отчетен период.

Пълните текстове са в ЗДДС и в ДОПК. Фактурата попада и в трите. Практиката е да се пази по най-дългия срок, който я засяга, а това е сметката по ЗДДС и ДОПК от предишната секция.

Хартия или файл

Законът не иска фактурата да е на хартия. Иска да е в оригиналния си вид, а чл. 121, ал. 2 от ЗДДС назовава трите условия: до последния ден на срока трябва да е ясно откъде идва документът, че никой не го е променял и че се чете. При електронно пазене към файловете се пазят и данните, с които тези условия се доказват.

ДОПК добавя още едно изискване: фирма, която създава информацията си с информационни системи, пази създадените данни и в електронен вид за същия срок, дори ако ги има и на хартия (чл. 38, ал. 3 от ДОПК).

От това следват две практически правила. Фактура, получена по имейл като PDF, се пази като PDF - разпечатката не е оригиналът. Фактура, издадена на хартия, се пази на хартия. Повече за електронните фактури има във фактура по имейл.

И още едно задължение, за което рядко се говори: ако данъчен документ бъде откраднат, изгубен, повреден или унищожен, регистрираното лице има 24 часа от момента, в който е разбрало, за писмено уведомление до НАП (чл. 112, ал. 3 от ЗДДС).

Какво значи това за онлайн програмата

Онлайн програмата пази издадените в нея документи, но не всичко, което законът иска от Вас, живее в нея. Разделението е такова:

• Издадените документи остават в системата. Изтриване няма, сгрешеният документ се анулира и остава видим като анулиран - повече в анулиране и сторно на фактура.
• Получените фактури се въвеждат с данните им, но оригиналът - хартията или PDF-ът от доставчика - остава при Вас и е Ваша грижа.
• Архивът от експорта към счетоводната програма се създава в момента на заявката и после не остава у нас. Копието е при Вас или при счетоводителя - виж експорт към счетоводна програма.
• При спрян абонамент документите остават Ваши. Свалете PDF-ите и справките, които Ви трябват, докато абонаментът е активен.

Какво друго да проверите, когато избирате къде да държите документите си, е описано в сигурност на онлайн фактурирането.

Как става в Rila.Tools

Издаденото в програмата се търси по период в четирите справки: Фактури, приходи и разходи, Оферти и проформи, Данъчни протоколи и Разписки, протоколи и други. На всеки ред има икони за PDF и за печат - документът не трябва да се отваря. Файл за собствения Ви архив може да вземете и в момента на издаването, с бутона Запис и изтегляне на PDF.

Издаден документ не се изтрива. Когато трябва да отпадне, отваряте го и натискате Анулиране. Номерът му не изчезва: в справките редът стои зачертан и всеки вижда, че документът е съществувал.

Документите отпреди преминаването към евро не изчезват. В справката Фактури, приходи и разходи отметката Вкл. BGN архива ги добавя към списъка.

Често задавани въпроси

Колко години трябва да пазя фактурите си?

До 5 години след изтичане на давността за данъка, който фактурата удостоверява (чл. 121, ал. 1 от ЗДДС). Давността е 5 години от 1 януари на годината, следваща годината, в която данъкът е трябвало да бъде платен (чл. 171, ал. 1 от ДОПК). За фактура от 2026 г. това обикновено значи до края на 2036 г., а за декемврийска - година повече. Точния срок за конкретния документ определя счетоводителят Ви.

Достатъчно ли е да пазя PDF вместо хартия?

Да, ако фактурата е издадена или получена като електронен документ. Законът иска оригиналния вид и гарантирана автентичност, цялост и четливост през целия срок (чл. 121, ал. 2 от ЗДДС). Фактура, получена на хартия, се пази на хартия; дали сканирано копие може да я замести, преценява счетоводителят Ви.

Какво става с фактурите ми, ако спра абонамента?

Документите остават Ваши. Свалете PDF-ите и справките, които Ви трябват, докато абонаментът е активен. Срокът за съхранение е задължение на фирмата и не спира със спирането на програмата.

Трябва ли да пазя и получените фактури?

Да. Чл. 121, ал. 1 от ЗДДС изрично говори и за издадените, и за получените данъчни документи, със същия срок. Получената фактура е и документът, на който стъпва данъчният кредит по покупката.

Опитайте Rila.Tools безплатно един месец - без карта и без инсталация.