Протокол за брак и други вътрешно-фирмени документи
Протокол за брак е вътрешно-фирмен документ, с който фирмата отписва стока или материал, станали негодни - счупени, развалени, с изтекъл срок. Той няма доставчик и получател, защото нищо не напуска фирмата към друг. По Закона за счетоводството носи наименование и номер, дата, фирмата, предмета със стойността и името и подписа на съставителя.
Документ без насрещна страна
Повечето документи във фирмата са между две страни: Вие продавате, някой купува. Има обаче операции, при които другата страна изобщо липсва. Стоката се разваля на рафта, материалът се отпуска от склада към обекта, комисия брои наличното в края на годината. Нещо се променя в имуществото на фирмата, но никой отвън не участва.
За такива случаи Законът за счетоводството има отделен списък с реквизити. Документът, който засяга само дейността на предприятието, съдържа наименование и номер, дата, наименованието на предприятието, предмета на операцията с натуралното и стойностното ѝ изражение, и името и подписа на съставителя (чл. 6, ал. 3 от ЗСч). За протокола за брак това значи, че отговорността се носи от съставителя: човекът, който е видял стоката и подписва, че е негодна.
Ал. 4 на същия член добавя нещо, важно за всеки, който работи с програма: когато вътрешният документ се съставя чрез автоматична система, подписът може да се замени с цифров или друг идентификатор, който еднозначно сочи съставителя.
Протокол за брак - какво описва и защо намалява наличността
Протоколът за брак отговаря на три въпроса: какво се бракува, защо и кой го установил. На практика съдържа:
- списък на артикулите с количество, мярка и стойност;
- причината - повреда при транспорт, изтекъл срок, дефект, който не се поправя;
- комисията или лицето, което е огледало стоката, и мястото, където е;
- какво става с бракуваното - унищожаване, предаване за отпадъци, връщане.
Записаното в протокола излиза от наличността. Ако на склада са били 40 броя и 3 са бракувани, след протокола остават 37. Без него наличността в програмата остава 40, а при следваща инвентаризация трите броя изглеждат като липса - тоест бракът се появява като проблем, който никой не може да обясни.
Бракът може да има и данъчни последици. Те са работа на счетоводителя Ви; документът дава основата, по която той ги преценява.
Искане за материали и инвентаризационен опис
Протоколът за брак не е единственият вътрешно-фирмен документ.
- Искане за материали - кой иска материали от склада, кой е разрешил и за кой обект или поръчка. Описва количества, а цената често не е нужна.
- Инвентаризационен опис - какво е намерено при преброяването, на коя дата, от каква комисия и при кое материално отговорно лице.
- Протокол за липси и излишъци - заключението, когато преброеното не съвпада с отчетеното.
- Протокол за прехвърляне между обекти - стока, която минава от склада в магазина или от един обект в друг.
Общото между всички е едно: документът остава в предприятието и описва промяна, в която не участва външен човек. Изброените четири не са данъчни документи по чл. 112 от ЗДДС и върху тях не се начислява ДДС. Когато операция без външен получател поражда ДДС - например стоки за лични нужди - се издава данъчен протокол по чл. 117 от ЗДДС; кога е така, преценява счетоводителят Ви.
Как стига протоколът до счетоводителя
Протоколът за брак не е данъчен документ и затова не пътува с експорта към счетоводната програма. Счетоводителят го получава като PDF или разпечатка, заедно с обяснение какво се е случило - на него стъпва отписването на стоката в счетоводството.
Затова е важно протоколът да се намира, когато потрябва. Документ, писан в отделен файл на нечий компютър, лесно се губи; издаден в програмата, в която са и фактурите, той се търси по период и номер.
Как става в Rila.Tools
В Потребителски типове документи вече чакат десет примерни вида, сред тях протокол за брак, искане за отпускане на материали и инвентаризационен опис. Всички са Ваши - преименувайте ги, допълнете реквизитите им или ги изтрийте.
Посоката на тези видове е Вътрешно-фирмен. Такъв документ се издава от менюто Вътрешно-фирмени документи, формата не показва полетата за клиент, а бланката се печата без блоковете доставчик и получател.
За брака важи една отметка на вида: Променя наличностите. Тя свързва протокола със Стоки и услуги и бракуваните количества се изписват от Наличност. Отметката е изключена и при нов вид, и в примерния протокол за брак - сложете я сами. Отметките за печат, номерацията и справката са общи за всички собствени видове и са описани подробно в собствени видове документи.
Сгрешен протокол не се изтрива - отваря се и се натиска Анулиране, а наличностите се връщат.
На Табло има плочка Вътрешно-фирмени документи с преки бутони към тези видове. В началото е скрита - такива документи се издават рядко - и се показва от иконата с плъзгачите горе вдясно.
Как бракът и другите документи се отразяват в количествата, е описано в наличност на стоки от фактурите. Ако търсите документ, който върви с доставка към клиент, вижте приемо-предавателен протокол.
Често задавани въпроси
Трябва ли протокол за брак да има получател?
Не. Протоколът за брак засяга само дейността на предприятието и по чл. 6, ал. 3 от Закона за счетоводството вместо получател носи името и подписа на съставителя. Освен това съдържа наименование и номер, дата, наименованието на фирмата и предмета на операцията с количество и стойност.
Намалява ли протоколът за брак наличността?
Трябва да я намалява - бракуваното вече не е на склада. В Rila.Tools това става, когато видът на протокола има отметка Променя наличностите: тогава записаните количества се изписват от Наличност в Стоки и услуги. При анулиране на протокола количествата се връщат.
Влиза ли протоколът за брак в експорта към счетоводството?
Не. В експорта към счетоводната програма влизат фактури, известия и данъчни протоколи. Протоколът за брак не е данъчен документ и се дава на счетоводителя като PDF или разпечатка. Данъчните последици от брака, ако има такива, преценява той.
Може ли да си направя свой образец на протокол за брак?
Да. В Потребителски типове документи има готов примерен вид, който може да преименувате и да допълните с реквизити, или да опишете нов вид с посока Вътрешно-фирмен. Оттам нататък протоколът получава номер, излиза на печат и се намира в справката Разписки, протоколи и други.
Опитайте Rila.Tools безплатно един месец - без карта и без инсталация.