Дебитно известие - кога се издава и какво съдържа
Дебитно известие се издава, когато данъчната основа на вече фактурирана доставка се увеличи - доставено е повече, цената е договорена по-висока или е начислен допълнителен разход, който влиза в основата. Срокът е 5 дни от обстоятелството. Известието носи реквизитите на фактурата, плюс номера и датата ѝ и основанието за увеличението.
Кога се издава дебитно известие - три типични случая
Чл. 115, ал. 1 от ЗДДС задължава доставчика да издаде известие, когато данъчната основа на доставка с фактура се промени. Ал. 3 разделя двете посоки: увеличението се документира с дебитно известие, намалението и развалянето - с кредитно. В практиката на малката фирма увеличението идва най-често по три пътя:
- Доизмерено количество. Фактурирали сте 40 кв. м настилка по оферта, а след монтажа излизат 46. Ако те са част от същата поръчка, това е увеличение на основата ѝ.
- По-висока цена по договора. Договорът предвижда корекция на цената - например по индекс или при промяна на материалите - и тя е настъпила след издаването на фактурата.
- Съпътстващ разход, начислен по-късно. Транспортът или застраховката са уговорени отделно и размерът им става ясен след издаването на фактурата. Чл. 26, ал. 3, т. 3 от ЗДДС ги включва в данъчната основа.
Дали конкретната промяна е увеличение на основата на същата доставка, преценява счетоводителят Ви. Законът говори за данъчна основа, не за повода.
Какво трябва да съдържа известието
Известието е данъчен документ - чл. 112, ал. 1 от ЗДДС го нарежда до фактурата и протокола. Затова съдържа реквизитите на фактурата по чл. 114: пореден десетразряден номер, дата, двете страни с идентификатори, предмета, основата и данъка.
Чл. 115, ал. 4 добавя още две неща:
- номера и датата на фактурата, към която е издадено;
- основанието - защо сумата се увеличава, например „доплащане за 6 кв. м по фактура № … след измерване на място".
Ал. 7 позволява известието да мине без т. 12 (ставката и основанието за нулева ставка или за неначисляване), т. 14 (сумата за плащане) и т. 15 (данните за ново превозно средство) - освен при доставки с място на изпълнение в друга държава членка, вътреобщностни доставки и дистанционни продажби. Сумата за доплащане обаче е онова, което клиентът търси първо в документа.
Срокът е в ал. 2 на същия член: не по-късно от 5 дни от възникване на обстоятелството.
Известие, нова фактура или анулиране
Трите пътя изглеждат сходно, но не са взаимозаменяеми:
- Дебитно известие - сделката е същата, основата ѝ е пораснала. Доплащането се свързва с първоначалната фактура.
- Нова фактура - клиентът е поръчал нещо ново. Втора поръчка за още 20 кв. м в друга стая е отделна доставка и иска своя фактура, а не известие.
- Анулиране и нов документ - фактурата е съставена грешно от самото начало, например с грешен клиент. Чл. 116, ал. 1 от ЗДДС забранява поправки и добавки във фактурите: погрешният документ се анулира и се издава нов.
Кое от трите е Вашият случай, преценява счетоводителят Ви. Как се анулира фактура и кога е нужен протокол за анулирането, е разгледано в Анулиране и сторно на фактура.
Огледалото - кредитното известие
Разликата между дебитно и кредитно известие е само в посоката. Дебитното вдига основата, кредитното я сваля или я нулира при развалена сделка. Реквизитите и срокът са едни и същи (при върнат аванс петте дни на кредитното текат от връщането на парите). Как се пишат сумите в кредитното и защо се срещат и с плюс, и с минус, е описано в Кредитно известие - с плюс или с минус. Пълният списък на реквизитите по чл. 114 е в Реквизити на фактурата.
Как става в Rila.Tools
Известието се издава от Издаване на документ, вид Дебитно известие. За чуждестранен клиент има двуезичния вид Дебитно известие - Debit Note. Екранът е като на фактурата: Клиент, редовете с Наименование, Количество, Мярка и Ед. цена. В редовете пишете само увеличението - шестте квадрата или разликата в цената - с положителни числа. Номерът идва от редицата на фактурите и известията.
Връзката към първоначалния документ е в полетата Към док. № и от дата - там стоят номерът и датата на фактурата. Счетоводните програми я търсят при експорта. Ако не помните номера, отворете фактурата от справката Фактури, приходи и разходи - номерът и датата са в началото на документа.
Най-бързият път е от самата фактура: отворете я и натиснете Нов документ базиран на този. Клиентът и редовете остават попълнени; сменете вида на Дебитно известие в Документ и оставете само редовете на увеличението.
Ако клиентът плаща доплащането с карта, известието може да носи линк за плащане: над Дата на събитието натиснете Поставяне на линк за плащане, и документът излиза с QR код Плащане по линк. Подробно в QR код за плащане върху фактурата.
При включена функционалност SAF-T дебитното известие носи кода си по номенклатурата на НАП - 02 - и той се вижда в Видове документи по SAF-T.
Често задавани въпроси
Каква е разликата между дебитно и кредитно известие?
Посоката. Дебитното известие се издава при увеличение на данъчната основа на вече фактурирана доставка, а кредитното - при намаление или разваляне на доставката (чл. 115, ал. 3 от ЗДДС). Реквизитите и 5-дневният срок по правило са едни и същи и за двете.
В какъв срок се издава дебитно известие?
Не по-късно от 5 дни от възникване на обстоятелството, което увеличава основата - например от измерването, което показва по-голямо количество (чл. 115, ал. 2 от ЗДДС).
Може ли дебитно известие без номер на фактурата?
Не. Известието е препратка към конкретна фактура: по чл. 115, ал. 4 от ЗДДС в него стоят номерът и датата ѝ и причината за увеличението. Ако доплащането засяга нова поръчка, а не вече фактурирана доставка, документът е нова фактура, не известие.
Може ли да поправя фактурата, вместо да издам известие?
Не. Чл. 116, ал. 1 от ЗДДС не разрешава поправки и добавки във фактурите и известията. Ако сделката е пораснала, се издава известие; ако фактурата е сгрешена от самото начало, тя се анулира и се издава нова.
Опитайте Rila.Tools безплатно един месец - фактурата и известието към нея се издават от един и същи екран, без карта и без инсталация.