Оферта или проформа фактура - кое кога се праща
Оферта се праща, докато клиентът още решава - тя предлага цена и условия. Проформа фактура се праща, когато сделката е договорена и искате да Ви платят, преди да доставите. Фактурата идва след доставката или след получения аванс и е единственият от трите документа, който влиза в счетоводството.
Оферта или проформа фактура - трите документа в една сделка
Офертата пита „ще купите ли на тази цена?", проформата казва „платете тази сума", а фактурата отчита вече станалото. Само последната е данъчен документ. Проформата и разликите ѝ с фактурата са описани в проформа фактура; тук тежестта пада върху офертата и пътя от нея до фактурата.
Офертата е за избор, проформата - за плащане
Офертата е документ за избор. В нея може да има два-три варианта, опция „по желание" или отстъпка при по-голямо количество - клиентът сравнява и решава. Проформата идва, когато изборът вече е направен.
Офертата има срок на валидност: до тази дата цената важи, после може да се промени. Проформата има срок за плащане: до тази дата чакате превода. Проформата съдържа само избраното. И още нещо - по оферта не се плаща. Ако клиентът преведе пари направо по оферта, получената сума е авансово плащане и за нея се издава фактура (чл. 113, ал. 1 от ЗДДС).
Как се пише оферта за клиент, която се приема
Законът не предписва съдържание на офертата - тя е търговски, не данъчен документ. На практика клиентът решава по-бързо, когато на един лист намира отговор на всички свои въпроси:
- Какво точно получава - наименование, количество, мярка. „Ремонт на баня" предизвиква въпроси; „полагане на фаянс, 18 кв. м" - не.
- На каква цена - единична цена и общо. Кажете изрично дали цените са с ДДС или без; клиентът сравнява оферти и разлика от една пета в сумата разваля доверието.
- Докога важи - срок на валидност, особено ако цените на материалите се движат.
- Кога ще е готово - срок за изпълнение или за доставка.
- Как се плаща - аванс, плащане при доставка, срок след фактура.
Предлагате ли на чуждестранен клиент, издайте офертата на два езика - двуезичната фактура описва как работят такива документи.
Кога офертата става проформа и кога направо фактура
Пътищата са три и зависят от това как сте се разбрали за плащането.
Ако клиентът плаща предварително, след приетата оферта издавате проформа. Тя дава на счетоводството му точна сума и сметка за превода. Когато парите постъпят, издавате фактура за аванса.
Ако плащането е след доставката, проформа не е нужна. След приетата оферта изпълнявате поръчката и издавате фактура направо.
Ако клиентът е платил част предварително, документите стават повече - фактура за аванса и после фактура за остатъка при доставката. Задължението идва от чл. 113, ал. 1 от ЗДДС: всяко данъчно задължено лице - доставчик издава фактура за извършената доставка и при получено авансово плащане преди нея. Как точно се документират авансът и приспадането му във Вашия случай, преценява счетоводителят Ви.
Как става в Rila.Tools
Офертата се издава от Издаване на документ, вид Оферта, а за чуждестранен клиент - Оферта - Offer, която се печата на два езика. Попълването е същото като при фактурата - стъпките са описани в как се издава фактура.
Когато клиентът приеме, пътят от оферта към фактура минава без преписване. Отворете офертата и натиснете Нов документ базиран на този. Клиентът и редовете се пренасят в новия документ, а Вие сменяте вида на Проформа фактура или на Фактура и записвате.
Плащането по проформа се отразява от справката Оферти и проформи и програмата сама издава фактурата - подробно в проформа фактура. Как да следите и платеното по фактурите, е описано в неплатени фактури - кой Ви дължи.
Често задавани въпроси
Задължителна ли е офертата преди фактурата?
Не. Нито ЗДДС, нито Законът за счетоводството изискват оферта преди фактурата. Офертата е търговска практика: удобна, когато клиентът сравнява няколко доставчици или когато цената трябва да се договори, преди да започне работата.
Може ли клиентът да плати по оферта?
Може, но тогава плащането е аванс и за него се издава фактура - чл. 113, ал. 1 от ЗДДС задължава всяко данъчно задължено лице - доставчик да издаде фактура и при получено авансово плащане преди доставката. Офертата сама по себе си не е документ, по който се отчита плащане.
Как от оферта се прави фактура, без да се преписва?
В Rila.Tools отворете офертата и натиснете Нов документ базиран на този. Новият документ тръгва с клиента и редовете на офертата; сменете вида на Фактура и запишете. Номерът и датата се попълват както при всеки нов документ.
Влиза ли офертата в счетоводството?
Не. Офертата не е данъчен документ по чл. 112, ал. 1 от ЗДДС и не влиза в дневниците за покупки и продажби. В експорта към счетоводната програма също не влиза - там отиват фактурите, известията и данъчните протоколи.
Издайте първата си оферта в Rila.Tools - първият месец е безплатен и не иска карта.