Проформа фактура - какво е и кога се издава
Проформа фактурата е предварителна сметка, с която каните клиента да плати преди доставката. Тя не е данъчен документ по ЗДДС - по нея не се ползва данъчен кредит, защото правото на приспадане иска данъчен документ по чл. 114 и 115 (чл. 71, т. 1 от ЗДДС). След като плащането постъпи, за същата сделка се издава истинска фактура и тя е документът, който отива в счетоводството.
Какво е проформа фактура
Терминът „проформа фактура" го няма в ЗДДС. Законът изброява три данъчни документа - фактурата, известието към фактура и протоколът (чл. 112, ал. 1 от ЗДДС). Проформата не е сред тях, затова не влиза в дневниците и не носи данък за внасяне. Как се отразява конкретната сделка в счетоводството, преценява счетоводителят Ви.
Това не я прави излишна. Проформата върши конкретна работа: дава на клиента хартия, по която счетоводството му може да преведе парите - с точна сума, с банкова сметка, с основание за превода и с данните на двете страни. Фирмите, които плащат по банков път, почти винаги искат такъв документ, преди да наредят превода. Същото важи и за авансите: когато сте се разбрали за 30 на сто предплата, проформата е начинът да я поискате, без да издавате фактура за пари, които още не са при Вас.
Проформа, оферта и фактура - трите разлики
Трите документа стоят в различни моменти на една и съща сделка:
- Оферта - предлагате цена на клиент, който още не е решил. Съдържа условията и срока на валидност и не задължава никого.
- Проформа - сделката е договорена и Вие каните клиента да плати. Сумата е окончателна, срокът е срок за плащане, а не срок на предложението.
- Фактура - доставката е извършена или парите са постъпили. Това е данъчният документ, по който сделката се отчита.
Разликите, които имат значение на практика, са три: правната тежест (само фактурата е данъчен документ), моментът (проформата стои преди плащането, фактурата - след него или след доставката) и номерацията. Проформите и офертите се номерират в своя редица, отделно от фактурите, за да не разкъсват фактурната поредица.
Какво съдържа проформата
Законът не описва реквизити на проформата, защото не я познава като документ. На практика тя повтаря съдържанието на бъдещата фактура, за да може клиентът да плати по нея и после да разпознае фактурата:
- наименование „Проформа фактура" и номер;
- дата на издаване и срок, до който сумата важи;
- данни на Вашата фирма и на клиента - име, адрес, идентификационен номер;
- редовете на сделката с количество, мярка и единична цена;
- сумата за плащане, банковата сметка и начинът на плащане.
Върху проформата често стои и изрична бележка, че документът не е данъчен и служи само за плащане. Тя не е задължителна, но спестява въпроси от счетоводството на клиента.
След плащането следва истинската фактура
Проформата не приключва сделката. Задължението да издадете фактура идва от чл. 113, ал. 1 от ЗДДС - за извършената доставка или при получаване на авансово плащане преди нея, освен когато доставката се документира с протокол по чл. 117. Законът изброява и случаи, в които фактура може да не се издава (чл. 113, ал. 3) - сред тях доставките към данъчно незадължено физическо лице; дали Вашата доставка е сред тях, преценява счетоводителят Ви. Срокът е в ал. 4 на същия член: фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие, а при авансово плащане - не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането.
Оттук следва практиката: получавате превода по проформата, издавате фактура със същите редове и същия клиент, и я изпращате. Проформата остава при Вас като следа защо е дошъл преводът. Дали конкретното плащане е аванс по смисъла на закона, преценява счетоводителят Ви.
Как става в Rila.Tools
Проформата се издава от меню Издаване на документ, вид Проформа фактура. Екранът е същият като при фактурата и стъпките са същите като в Как се издава фактура: Номер и Дата са попълнени, в Клиент пишете началото на името, а за нов клиент - ЕИК-а и Търсене в публичния регистър. За чуждестранен партньор има двуезичен вид Проформа фактура - Proforma Invoice.
Издадените проформи се намират в справката Оферти и проформи - с период, с търсене по Номер, Клиент или ЕИК/ДДС № и с отметка Само неплатени, която оставя онези, по които платеното е по-малко от сумата.
Плащането се отразява от иконата с еврото на реда. Отбелязвате Платена е цялата сума и натискате Потвърждаване на плащането - програмата издава истинска фактура с днешна дата, със следващия номер от фактурната редица и с редовете и клиента на проформата. По двуезична проформа излиза двуезична фактура. Нищо не се преписва на ръка.
На Табло стои плочката Проформи, чакащи плащане: колко са, от кога стои най-старата и кой клиент по коя проформа не е платил. Бутонът Всички чакащи отваря справката само с тях.
Номерацията на проформите е отделна редица. В Обекти на фирмата всеки обект има свои начални номера за Фактури, КИ, ДИ, Дан. протоколи, Оферти/Проформи и Разписки/Протоколи.
Често задавани въпроси
Проформата данъчен документ ли е?
Не. Данъчните документи по чл. 112, ал. 1 от ЗДДС са три - фактурата, известието към фактура и протоколът. Проформата не е сред тях: тя не отчита сделка, а кани към плащане. Затова по нея не се начислява данък за внасяне и не се ползва данъчен кредит.
Влиза ли проформата в ДДС дневника?
Не. В дневниците влизат данъчните документи. Проформата не поражда запис нито при издателя, нито при получателя - записът идва с фактурата, издадена след плащането или след доставката. Как точно се отразява конкретната сделка, преценява счетоводителят Ви.
Каква е разликата между оферта и проформа фактура?
Офертата е предложение за цена към клиент, който още не е решил, и има срок на валидност. Проформата идва след решението: сделката е договорена и документът казва каква сума, по коя сметка и до кога да се плати. Двата документа често изглеждат еднакво, но искат различно нещо от клиента.
Как се превръща платена проформа във фактура?
С издаване на фактура със същите редове и същия клиент. В Rila.Tools това става от справката Оферти и проформи: иконата с еврото на реда, отметката Платена е цялата сума и Потвърждаване на плащането издават фактура с днешна дата и следващия номер от фактурната редица. Издадената фактура се анулира като всяка друга, ако е сгрешена - вижте Анулиране и сторно на фактура.
Ако искате да издадете първата си проформа днес, регистрирайте фирмата си - първият месец е безплатен и не иска карта.