Населено място и държава на клиента за SAF-T
За SAF-T всеки клиент и доставчик трябва да има държава и населено място, записани отделно от адреса. Редът „ул. Шипка 12, 1000 София" стига за фактурата, но програмата не може надеждно да извади от него града. Двете полета се попълват веднъж в картона на контрагента, а документите и файлът ги вземат оттам.
Защо адресът на един ред не стига
Чл. 71и, ал. 2, т. 3 от ДОПК казва, че стандартният одитен файл за данъчни цели трябва да съдържа „информация от документите за покупки и продажби, включително данни за клиенти и доставчици". Отделните полета законът не изрежда - те са в структурата, която НАП определя със заповед по чл. 71к, ал. 4. Във файла държавата и населеното място на контрагента са собствени стойности, а не част от текста на адреса.
Адресът във фактурата обаче е свободен текст и всяка фирма го пише по своему: „гр. Пловдив, бул. Марица 5", „4000 Пловдив", „Пловдив, ул. Опълченска 3". Човек вижда града веднага, програмата - не винаги. Има и едноименни места: в страната има повече от едно село Бистрица, а името на град може да е и име на улица в друг град. Затова населеното място и държавата имат свои полета до адреса, а адресът продължава да се печата така, както сте го написали.
Една форма по списъка на НСИ
Rila.Tools води населеното място в една форма - „гр. София", „с. Бистрица" - по списъка на населените места на НСИ. Това е правило на програмата, а не изискване на НАП: във файла полето е текст. Смисълът му е мястото да изглежда еднакво в картона, в документа и във файла, вместо „София", „гр.София" и „СОФИЯ" да се смесват в един и същи месец.
„с.о. Семково", „к.к. Златни пясъци" и „к.к. Слънчев бряг" са в същия списък, до градовете и селата - напишете „к.к." и ще видите всички курортни комплекси.
Държавата идва от номера
Държавата се избира от списък, но в повечето случаи не се налага. При ЕИК, ЕГН или служебен номер програмата я попълва с България. При ДДС номер от друга държава членка я разпознава по двете букви в началото му - DE е Германия, RO е Румъния. За клиент с друг вид номер я избирате сами.
Същите две полета стоят и при Вашата фирма, в Настройки: държавата е предложена като България, а населеното място се избира от списъка или се предлага от адреса. Повече за вида на номера - в ЕИК, ЕГН или ЛНЧ - видът на идентификатора.
Картонът е източникът
Документите вземат държавата и населеното място от картона на клиента. Това има едно полезно следствие: поправите ли картона веднъж, поправката важи и за вече издадените документи, когато влизат във файла за НАП. Разпечатката на стар документ остава такава, каквато е била в деня на издаването.
Заварените картони не чакат Вас. Програмата ги обхожда ежедневно, по малко наведнъж, при всяка фирма, и попълва празните полета - чрез ЕИК в регистъра на фирмите или от самия адрес, ако той започва с „гр." или „с.". Попълненото на ръка остава непокътнато. Картон без източник - на физическо лице, с чужд номер или на фирма извън регистъра - получава причина и чака Вас.
Как става в Rila.Tools
Подготовката е за всички фирми, без допълнителна функционалност:
- Отворете Клиенти и доставчици. Колоната SAF-T показва за всеки картон Готов, Непълен или Невалиден.
- Вдигнете отметката Непълни за SAF-T - в списъка остават само картоните за поправка, всеки с причината си над полетата.
- В Населено място напишете началото на името и изберете реда. Той показва и общината, за да различите едноименните. Само „к.к." в полето изброява курортните комплекси.
- Запишете с Запис на данните за клиента/доставчика.
В документа Търсене по ЕИК носи населеното място от регистъра, наред с името и адреса на фирмата. Без търсене програмата го предлага от адреса, когато го разпознае - „гр. Варна 9000, …", „9000 Варна, …", „Варна, ул. …". Двете полета отиват в картона и при следващия документ идват готови.
Разделът Картотеката най-долу в екрана SAF-T показва датата на последното обхождане, броя попълнени картони и броя картони с причина.
С включена функционалност SAF-T двете полета стават задължителни - за всеки клиент, доставчик и за самата фирма. Оставите ли ги празни в документа, при записа програмата ги търси сама и казва откъде са взети. Без функционалността знакът в колоната само показва и нищо не спира. Какво още проверява програмата - в SAF-T в Rila.Tools - готови данни за файла.
Често задавани въпроси
Защо „1000 София" се разпознава, а „Бистрица" без „с." не?
„1000 София", „гр. София 1233" и „София, ул. …" са разпознаваеми форми и Rila.Tools предлага от тях населеното място. Име на село без „с." пред него програмата не отгатва, защото едно и също име носят няколко села, а грешно отгатнато място е по-лошо от празно поле. Изберете селото от падащия списък на полето Населено място; стига да го направите един път в картона.
Клиентът е физическо лице - откъде да взема населеното място?
От самия клиент, заедно с адреса му. Публичният регистър пази данни за фирмите, не за хората. При ЕГН държавата се попълва сама с България. Ако адресът започва с „гр." или „с.", програмата попълва населеното място от него; иначе картонът остава с причина и чака Вас.
Трябва ли да попълня всичките си стари картони на ръка?
Не. Rila.Tools допълва празните полета ежедневно - по ЕИК от регистъра на фирмите или от адреса. На ръка остават само картоните с причина - обикновено физически лица и чуждестранни клиенти. Отметката Непълни за SAF-T в Клиенти и доставчици ги събира на едно място.
Поправката в картона сменя ли старите фактури?
Във файла за НАП - да: документите вземат държавата и населеното място от картона, затова поправката важи и за издадените. Разпечатката на стар документ не се променя - тя пази реквизитите от деня на издаването.
Регистрирайте фирмата си в Rila.Tools - първият месец е безплатен, без карта.