SAF-T файлът от Rila.Tools - какво има и какво не

Публикувана на 14.10.2026 г.

SAF-T файлът, който програмата за фактуриране Rila.Tools създава, е един XML за календарен месец. В него са клиентите и доставчиците, стоките и услугите, фактурите, известията и данъчните протоколи, с данъчен код на всеки ред и с платеното. Сметките, салдата и счетоводните записи липсват - тях добавя счетоводителят, преди да подаде файла.

Един месец, един XML

Файлът винаги обхваща цял календарен месец - от първо до последно число. Период, който започва на 5-и или свършва на 20-и, не минава проверката. Това следва от закона: стандартният одитен файл за данъчни цели се подава всеки месец, до края на следващия (чл. 71к, ал. 1 от ДОПК).

Издаденият документ попада в месеца по датата си - дневникът за продажбите е за месеца на издаването (чл. 124, ал. 2 от ЗДДС). Полученият може да бъде отразен в дневника за покупки и по-късно, до дванайсетия месец след този на документа (чл. 124, ал. 4), и кой месец е, решава счетоводството. Затова полученият документ в Rila.Tools носи поле „Месец в дневника за покупки": то започва с месеца на датата, а посочи ли операторът по-късен месец, документът влиза във файла за онзи месец и го няма във файла за месеца на датата. Експортът към счетоводните програми остава по датата на документа.

Резултатът не е архив, а един файл. Името му се сглобява от ЕИК-а на фирмата, номера на месеца и годината - за септември 2026 г. това е например 121232343_09_2026.xml. Така счетоводителят, който получава файлове от много клиенти, вижда още по името чий е и за кой период.

Файлът идва с допълнителната функционалност SAF-T. Подготовката на данните (кодовете на мерките, видът и тарифният код на стоките, населеното място на клиентите) е отворена за всички фирми, но самият XML се създава само при включена функционалност. Какво още дава функционалността, е събрано на страницата SAF-T в Rila.Tools.

Какво носи частичният SAF-T файл

Законът изброява осем групи сведения, които стандартният одитен файл трябва да съдържа (чл. 71и, ал. 2 от ДОПК). Програмата за фактуриране дава част от сведенията по т. 3 и т. 4 - тези, които се раждат при продажбата и покупката:

• Клиенти и доставчици - с идентификатора и вида му (ЕИК, ЕГН, ЛНЧ и другите), с държавата и населеното място.
• Стоки и услуги - с вида на реда, тарифния код и мярката с код по НАП.
• Издадени и получени документи - фактури, дебитни и кредитни известия, данъчни протоколи, всеки със своите редове.
• Данъчен код на всеки ред - по номенклатурата на НАП.
• Платеното по документа - каквото е платено до деня, в който правите файла, заедно с начина на плащане.

Данъчният код не се избира ръчно. Програмата го извежда от това, което документът вече казва: ставката на ДДС, основанието при неначисляване, правото на данъчен кредит при покупката, вида на протокола. Ако тези сведения не стигат за еднозначен код, файлът не се създава, а на реда на документа се появява бележка какво да се допълни.

Начинът на плащане също идва по номенклатурата на НАП - в брой, по банкова сметка, с карта, онлайн или с прихващане. Кодът се свързва с изписването, което ползвате в документите, в екрана SAF-T.

Какво остава за счетоводството и защо

В XML-а няма сметкоплан, салда по сметки и счетоводни статии. Програма, която не води главна книга, не знае тези неща, а да ги измисли би значило да подаде неверни данни. Затова файлът е частичен по замисъл, а не по пропуск.

Счетоводителят взема XML-а, допълва го в своята програма със сметките и записите и подава целия файл - подписан с КЕП, в електронен вид, по формата от заповедта на изпълнителния директор на НАП (чл. 71к, ал. 4 от ДОПК). Как се разпределя работата между двете програми и защо никоя не стига сама, разглеждаме в SAF-T: кой какво прави - фактуриране и счетоводство.

Файлът от програмата не замества дневниците по ЗДДС и касовата бележка. Той е вход за счетоводството, не готова декларация.

Особените случаи

Някои документи влизат по начин, който на пръв поглед изненадва:

• Кредитното известие е с положителни суми и с посока „намаление". Във фактурите знакът му може да е плюс или минус, но във файла посоката се казва с отделен признак.
• Анулираният документ остава във файла с нулеви суми. Така номерацията няма дупка, а анулирането личи.
• Протоколът за ВОП присъства два пъти - в продажбите и в покупките. Така го приема и НАП в разясненията си.
• Платеното е към деня на създаването на файла. Ако след първия файл е постъпило плащане, вторият файл за същия месец го отразява.

Офертите, проформите и стоковите разписки не влизат във файла. Собствените Ви видове документи влизат с кода, избран в полето Вид по SAF-T на вида; вид без код или с Не се подава остава вън, с бележка в прегледа.

Как става в Rila.Tools

1. Собственикът на фирмата заявява функционалността от Настройки, секция Допълнителни функционалности, бутон Заявяване. Тя се включва след наше одобрение и се таксува с абонамента.
2. В Експорт към счетоводство, в полето Счетоводна програма, изберете SAF-T (НАП) и натиснете Настройки.
3. Попълнете Лице за контакт - име, Лице за контакт - фамилия и Длъжност. В Част от група посочете дали фирмата е в група. Ако фирмата е част от група, но не е нейната централа, попълнете и предприятието майка. Натиснете Запис.
4. Задайте от и до - първото и последното число на месеца - и натиснете Проверка.
5. Прочетете колоната Бележка. Ред без вид или тарифен код и непълни данни за ДДС се поправят в самия документ - бутонът преглед го отваря. Мярка без код по НАП получава код в екрана SAF-T. Бележка за идентификатора, държавата или населеното място се поправя в картона в Клиенти и доставчици, веднъж за всички документи на този контрагент.
6. Когато бележките спрат да спират, натиснете Създаване на експорт.

Експортът към McMaster, Делта Pro, Плюс Минус, Ажур L и КОНТО 6 е отделен получател в същия екран и не се променя от SAF-T - виж експорт на фактури към счетоводна програма. Софтуерът записва данните от документите такива, каквито са въведени; дали кодът на една стока или основанието на една фактура са правилните за Вашия случай, преценява счетоводителят Ви. Кои данни програмата събира при издаването, е описано в SAF-T в Rila.Tools - готови данни за файла.

Често задавани въпроси

Мога ли да подам файла от програмата за фактуриране направо в НАП?

Не. Файлът от Rila.Tools носи само данните на фактурирането и няма сметки, салда и счетоводни записи. Счетоводителят го допълва в своята програма и подава целия файл с квалифициран електронен подпис.

Защо повторен файл за същия месец излиза различен?

Платеното по документите се взема към момента на създаването. Ако между двата файла е постъпило плащане, вторият го съдържа. Документите и редовете им са същите, освен ако междувременно не е поправен или добавен документ за месеца.

Влизат ли проформите и собствените ми видове документи във файла?

Проформите, офертите и стоковите разписки остават извън XML-а. Влизат фактурите, дебитните и кредитните известия, данъчните протоколи и собствените видове документи, на които в Потребителски типове документи е избран код в полето Вид по SAF-T; собствен вид с Не се подава или без избор не влиза - прегледът го отбелязва, без да спира файла.

Какво става с анулираната фактура?

Остава във файла със своя номер и с нулеви суми. Така поредицата от номера е непрекъсната, а анулирането се вижда.

Регистрирайте фирмата си в Rila.Tools - първият месец е безплатен, без карта.