SAF-T: кой какво прави - фактуриране и счетоводство
SAF-T файлът е един за месеца и го подава фирмата, но когато фактурите се издават в отделна програма, данните в него идват от повече от един софтуер. Счетоводната програма сглобява файла и добавя сметките, статиите и салдата. Програмата за фактуриране дава редовете на фактурите: вида на документа, кода на артикула, мярката и идентификатора на клиента. Програма само за фактуриране не може да свърши работата на счетоводната, и обратното.
Кой изготвя SAF-T файла
Задълженото лице е предприятието, не програмата (чл. 71з, ал. 1 от ДОПК). Пред НАП файлът е на фирмата, независимо кой е натиснал бутона. На практика го сглобява и подава счетоводството - собственият счетоводител или външната кантора - защото там е програмата, която държи сметкоплана и статиите. Как си поделяте работата с кантората, решава договорът помежду Ви.
НАП не изисква файлът да идва от определена система. В документа си „Въпроси и отговори" на страницата за SAF-T агенцията приема, че данните могат да са изнесени от една или от няколко информационни системи, стига да са подадени в един файл за периода и в правилните му секции. Тогава в заглавната част на файла се изброяват всички програми, с производителя и версията им. Самият кодекс също иска технически данни за софтуера, от който идва информацията (чл. 71и, ал. 2, т. 8). Процедура за сертифициране или одобрение на програми за SAF-T нито ДОПК, нито указанията на НАП предвиждат.
Защо счетоводната програма не стига сама
Счетоводната програма вижда фактурите така, както са ѝ подадени. Ако получава обобщени суми или редове със свободен текст, няма как сама да разбере, че „к-т монтаж" е услуга, а „к-т болтове" - стока с определен тарифен код. Файлът обаче иска всеки ред на фактурата поотделно, с код на артикула, количество, единична цена и мярка с код от листа на НАП. Артикулите влизат в регистър на продуктите с осемцифрен код по Комбинираната номенклатура, а клиентите - с идентификатор с изричен вид.
Тези неща се знаят в момента на продажбата. Счетоводителят, който получава фактурите след месец, може да ги допише, но само като гадае или като пита обратно за всеки ред. Подробно какво иска файлът от един ред - в какво трябва да носи всяка фактура за SAF-T.
Защо фактуриращата програма не стига сама
Обратното също не става. Всеки ред на фактура във файла носи счетоводна сметка по номенклатурата на НАП и номера на статията, с която е осчетоводен. Към клиентите и доставчиците вървят началните и крайните им салда за периода, а отделна секция съдържа самите счетоводни статии. При проверката НАП сверява секциите помежду им.
Нищо от това не съществува в програма, която не води сметкоплан и главна книга. Затова програма само за фактуриране не може честно да обещае „готов SAF-T файл" - тя може да обещае пълни и проверени данни за своята част от него.
SAF-T софтуер - какво да попитате счетоводителя и нас
Понеже файлът се прави от две страни, въпросите също са два списъка.
Счетоводителя си питайте:
- в коя година фирмата влиза в обхвата и от кой месец ще иска данни;
- с коя програма ще сглобява файла и в какъв вид иска фактурите от Вас;
- дали тази програма приема редовете с кодовете или само обобщени суми;
- как ще отнася собствените Ви видове документи към номенклатурата на НАП.
Производителя на фактуриращата програма питайте:
- записва ли вид на реда - стока, услуга или пояснителен текст;
- пази ли тарифен код по КН8 за всяка стока и общия код за услугите;
- дава ли на всяка мярка код от листа на НАП;
- пази ли вида на идентификатора на клиента и какво прави с физическо лице без ЕГН;
- спира ли непълния документ още при записа, или грешката ще излезе чак във файла.
Фирмата с външна кантора преди своята година
Етапите на въвеждане стигат до малките фирми последни - до 2030 г. всички задължени подават файла. Кантората обаче работи и с по-големи клиенти, които влизат по-рано. Щом веднъж е изградила начина си на работа за тях, тя вероятно ще го прилага и при малките и може да поиска от тях същите подредени данни преди собствената им година. Кой кога е задължен, разглеждаме в SAF-T - какво е и кога засяга Вашата фирма.
Как става в Rila.Tools
Rila.Tools е програма за фактуриране и не води сметки и салда. С функционалността SAF-T тя поема своята част: данните за файла се събират при издаването на документа и се проверяват преди записа, а за всеки месец програмата създава XML с данните на фактурирането, който счетоводителят допълва и подава - какво има в него, е описано в SAF-T файлът от Rila.Tools - какво има и какво не. Собственикът на фирмата я заявява от Настройки, секция Допълнителни функционалности.
При включена функционалност редовете на документите имат Вид („Стока", „Услуга" или „Текст") и Тариф. код; мерките получават Код по НАП в екрана SAF-T, където се вижда и кодът на всеки вид документ. Полето Вид до номера на клиента го има и без функционалността - програмата го попълва по номера. При включена функционалност документ с непълен ред или с неразпознат идентификатор не се записва, тоест грешката се поправя, докато продажбата е пред очите Ви; без нея неразпознатият номер е само бележка.
Документите стигат до счетоводството както досега - през експорта към счетоводната програма (McMaster, Делта Pro, Плюс Минус, Ажур L или КОНТО 6), описан в експорт на фактури към счетоводна програма. Този експорт е отделен от файла за НАП и не носи кодовете по SAF-T - те пътуват в XML-а от получателя SAF-T (НАП) в същия екран, а счетоводителят ги вижда и в документите и в Стоки и услуги, когато влезе във фирмата. Счетоводителят може да влиза и сам във фирмата: в Настройки го поканете с ниво 2 в колоната НД - то стига за експорта и за поправка на сгрешено основание или дата в издаден документ. Как се организира това, е описано в как да дадете фактурите на счетоводителя си.
Често задавани въпроси
Трябва ли фактуриращата ми програма да е „одобрена" за SAF-T?
Не. Нито ДОПК, нито указанията на НАП предвиждат сертифициране или одобрение на софтуер за SAF-T, а задълженото лице е предприятието. Важното е програмата да записва данните, които файлът ще поиска от фактурите.
Може ли SAF-T файлът да се сглоби от две програми?
Да. Според разясненията на НАП информацията може да е изнесена от повече от една система, при условие че се подава в един файл за периода и в правилните му секции. В заглавната част се изброяват всички използвани програми с производителя и версията им.
Кой носи отговорност за грешка в SAF-T файла?
Пред НАП задълженото лице е предприятието (чл. 71з от ДОПК), тоест фирмата. При несъответствие тя получава 7 дни да го отстрани (чл. 71к, ал. 7). Как се разпределя работата и отговорността между фирмата и кантората, решава договорът помежду им.
Какво ще ми поиска счетоводителят за SAF-T?
Най-вероятно фактурите с пълните им редове: вид на всеки ред, тарифен код на стоките, мерки с код от листа на НАП и идентификатор на клиента с вида му. Сметките, статиите и салдата той добавя сам. Попитайте го рано в какъв вид иска данните, за да не се събират след година.
Ако искате данните за SAF-T да се събират още при издаването на фактурата, регистрирайте фирмата си в Rila.Tools - първият месец е безплатен и без карта.