SAF-T при поискване - наличностите и срокът
SAF-T при поискване е файлът с наличностите и движението на материалните запаси. Той не се подава всеки месец: органът по приходите го изисква и сам определя срока в искането си (чл. 71к, ал. 3 от ДОПК). Файлът съдържа количествата и стойностите на стоките в началото и в края на период, както и всяко движение по документи.
Три файла с три различни срока
Стандартният одитен файл не е един и същ през годината. Кодексът разделя съдържанието му по срокове (чл. 71к от ДОПК):
- Месечен - продажбите, покупките, плащанията и счетоводните записвания. Подава се до края на месеца, следващ отчетния (ал. 1).
- Годишен за дълготрайните активи - наличностите и движенията им. Подава се в срока на годишната данъчна декларация по чл. 92 от ЗКПО (ал. 2).
- При поискване за материалните запаси - наличностите и движенията на стоките, материалите и продукцията. Подава се, когато орган по приходите го изиска, в срока, който той посочи (ал. 3).
В съдържанието на файла кодексът изброява отделно активите (чл. 71и, ал. 2, т. 5) и материалните запаси с наличностите и движенията им (т. 6). За третия файл число за срока в самия кодекс няма - меродавно е искането, което фирмата получи. Кой изобщо е задължен за SAF-T и от коя година, е разгледано в какво е SAF-T и кога засяга Вашата фирма.
Какво съдържа SAF-T при поискване
Структурата е в Приложение 2 към заповедта на изпълнителния директор на НАП (версия V_1.0.3, за файловете от 1 ноември 2026 г., на страницата на НАП за SAF-T). За материалните запаси тя има две части.
Наличностите са снимка по артикули. За всеки артикул на всяко място на съхранение се посочват складът, кодът на продукта, видът на запаса по номенклатурата на НАП (материали, продукция, стоки, незавършено производство или инвестиция в материален запас), кодът по Комбинираната номенклатура, мярката по листа на НАП с коефициент към основната мярка, единичната цена в началото и в края на периода и началното и крайното количество и стойност. Партида, сериен номер и място вътре в склада са по желание.
Движенията описват всяко влизане и излизане. Всяко движение има свой идентификатор, дата, вид по номенклатурата на НАП, подвид, както го нарича собствената Ви система, и препратка към документа, от който идва - вид и номер. По редове то носи кода на продукта, количеството, мярката, балансовата стойност, а също счетоводната сметка и статията, с която движението е осчетоводено.
Видът на запаса по номенклатурата на НАП не съвпада с разделянето „стока или услуга" на реда на фактурата. Той казва дали артикулът е купен за препродажба, произведен или вложен в производство - това е въпрос на счетоводната политика.
SAF-T наличности - откъде идват данните
Във файла кодът на артикула трябва да е един и същ навсякъде: в регистъра на продуктите, във фактурите, в движенията и в наличностите. Тук е трудната част за повечето малки фирми, защото данните идват от различни места:
- Фактурирането знае какво е продадено и купено, в каква мярка, на кого и с какъв тарифен код.
- Складът знае къде стои стоката и колко е останало, когато движението не е минало през фактура - брак, вътрешно преместване, влагане в производство.
- Счетоводството знае стойностите, сметките и статиите.
Ако трите места наричат един и същ артикул по различен начин, някой трябва да ги съпостави, преди файлът да се сглоби. Колкото по-рано артикулите получат едно име, една мярка с код и един тарифен код, толкова по-малко съпоставяне остава при искането.
Какво може програмата за фактуриране и какво не
Програма за фактуриране покрива част от картината, и е по-честно да се каже коя. Rila.Tools не държи отделен склад - бройките на всяка стока излизат от сбора на получените и издадените документи; как точно, е описано в наличност на стоки от фактурите. Наличност по партиди, по складове и по места за съхранение тя не води, а стойностите на запасите по счетоводни правила не смята. Самия файл при поискване Rila.Tools не изготвя.
Онова, което дава, са редовете зад наличността: всеки документ с артикула, количеството, мярката и цената, както и класификацията на артикула при включена функционалност SAF-T. Кодовете се виждат в документите и в Стоки и услуги; експортът към счетоводната програма днес не ги пренася. От тях счетоводството или складовата програма тръгват, когато сглобяват файла.
Как става в Rila.Tools
Наличността се вижда в Стоки и услуги, в колоната Наличност. В справката Движение на стоки и услуги избирате артикул и период и виждате всеки документ, през който е минал, поотделно за продажбите и покупките. Ред без Мярка не влиза нито в наличността, нито в справката, затова мярката е първото, което се проверява.
Движение без фактура - например брак - се записва със собствен вид документ, на който в Потребителски типове документи е включено Променя наличностите.
При включена функционалност SAF-T всяка стока в Стоки и услуги носи Вид и Тариф. код - кодът по КН8 е описан в тарифен код КН8 на стоката. Мерките получават Код по НАП в екрана SAF-T - защо „бр." е H87, а не PCE, обяснява статията за мерните единици по номенклатурата на НАП. Отметката Непълни за SAF-T оставя само артикулите без вид или без код, за да ги минете веднъж.
Често задавани въпроси
Кога НАП иска SAF-T файл при поискване?
Когато орган по приходите го изиска. ДОПК не изброява поводи и не определя периодичност - казва само, че информацията за наличностите и движението на материалните запаси се подава при поискване (чл. 71к, ал. 3). Отнася се до фирма, за която задължението за SAF-T вече е възникнало. Електронната услуга на НАП за този файл е отворена от 1 юли 2026 г.
В какъв срок се подава SAF-T файлът при поискване?
В срока, който органът по приходите определи в искането (чл. 71к, ал. 3 от ДОПК). Кодексът не слага конкретно число, затова меродавно е искането, което фирмата получи. Срок от 14 дни, който се среща в някои публикации, не е записан нито в ДОПК, нито в реда за подаване, публикуван от НАП. Подаването е електронно, с квалифициран електронен подпис, по реда от заповедта на НАП (ал. 4).
Трябва ли фирма без стоки да се тревожи за файла с наличностите?
Фирма, която продава само услуги, обикновено няма стоки за отчитане в този файл. Ако е задължена за SAF-T по чл. 71з от ДОПК, услугите ѝ влизат в месечния файл като продукти с общия тарифен код 00000000. Дали някакъв запас все пак трябва да се отчете, например материали за собствена дейност, преценява счетоводителят Ви.
Кой изготвя SAF-T файла при поискване?
Задълженото лице е предприятието (чл. 71з, ал. 1 от ДОПК), а файлът се сглобява от програмата, която държи стойностите и счетоводните статии - обикновено счетоводната или складовата. Програмата за фактуриране дава редовете на документите с артикула, количеството и мярката. Rila.Tools не изготвя самия файл.
Ако искате наличността и движението на стоките да се смятат от фактурите, които и без това издавате, регистрирайте фирмата си - първият месец е безплатен и без карта.