SAF-T за счетоводни кантори - как да подготвите клиентите
Счетоводната кантора подготвя клиентите си за SAF-T, като още преди годината им даде списък с данните, които само те знаят в момента на продажбата: какво е всеки ред (стока, услуга или текст), осемцифрения код на стоката, мярката с код от листа на НАП, вида на номера на всеки клиент и кода на всеки вид документ. Сметкоплана и статиите кантората поема сама при сглобяването на файла.
Кой е задължен по SAF-T и какво прави счетоводната кантора
Задълженото лице е предприятието по чл. 2 от Закона за счетоводството, тоест клиентът (чл. 71з, ал. 1 от ДОПК). Кантората не подава файла от свое име и задължението по кодекса не е нейно. На практика обаче файлът се сглобява при нея, защото там са сметкопланът, главната книга и статиите, без които файл няма.
Тази подялба има неудобна последица. Кодексът иска във файла информация от документите за покупки и продажби с данните за клиентите и доставчиците (чл. 71и, ал. 2, т. 3) и технически данни за софтуера, от който идват (т. 8). Редовете на фактурите кантората получава наготово. Ако клиентът пише със свободен текст и без кодове, кантората или ги дописва, или ги връща.
Общата картина - коя програма какво дава - е разгледана в SAF-T: кой какво прави - фактуриране и счетоводство. Тук въпросът е по-тесен: какво точно да поискате от всеки клиент.
Списъкът за всеки клиент
Пет неща се знаят само в момента на продажбата и затова идват от клиента:
- Вид на реда - стока, услуга или пояснителен текст. От ред „монтаж и материали" кантората не може да разбере кое от двете е продадено.
- Тарифен код на стоките - осем цифри по Комбинираната номенклатура (КН8). За услугите кодът е общ - 00000000.
- Мярка с код по НАП - листът следва международния стандарт и кодът за брой е H87, не PCE или EA. Капаните са описани в мерни единици по номенклатурата на НАП.
- Идентификатор на контрагента с вида му - ЕИК, ЕГН, ЛНЧ, ДДС номер от друга държава или служебен номер. Физическото лице без ЕГН иска отделно решение още при първата му фактура.
- Вид на документа - фактура, дебитно или кредитно известие, протокол, всеки със свой код. Собствените видове на клиента се отнасят към код или се отбелязват като неподлежащи на подаване.
Какво носи един ред във файла, поле по поле, е описано в какво трябва да носи всяка фактура за SAF-T.
Към списъка прибавете и сроковете - те обясняват на клиента защо бързате. Месечният файл се подава до края на месеца, следващ отчетния (чл. 71к, ал. 1 от ДОПК). Ако НАП открие несъответствие във вече подаден файл, срокът за поправка е седем дни; след него файлът се води неподаден (чл. 71к, ал. 7 от ДОПК - извън периода за корекции в началото). Седмица не стига, за да се прекласифицират фактурите на цял месец.
SAF-T подготовка на клиентите - кое е тяхно и кое Ваше
На клиента е класификацията. Само той знае, че артикулът е монитор, а не телевизор, в какво брои стоката си и на кого е продал без ЕИК. Пак той решава в каква програма фактурира.
На кантората е подреждането. Тя казва кога клиентът влиза в обхвата, към кой код отива всеки негов собствен вид документ и в какъв вид иска данните. Тя проверява, че нищо не липсва, преди месецът да се затвори, и поправя записа там, където не е нужно знанието на клиента - например сгрешено основание за неначисляване. Дали фактура, вече предадена на клиента, се поправя или се анулира и издава нова (чл. 116 от ЗДДС), преценява счетоводителят.
Работата се разпределя по години. Микропредприятията без регистрация по ЗДДС са извън обхвата (чл. 71з, ал. 2, т. 1), както и някои други, изброени в същата алинея. Задължените по чл. 71з влизат поетапно - от най-големите през 2026 г. до всички задължени през 2030 г. Кой клиент кога, е разгледано в какво е SAF-T и кога засяга Вашата фирма. Подредете клиентите си по годината на влизане и започнете от най-ранните.
Кантората като партньор
Кантора, която препоръчва Rila.Tools, може да стане партньор и да получава комисиона от платеното от клиентите, които са се регистрирали през нейния линк. За кантората това е продължение на подготовката: така или иначе избирате с клиента програмата, в която ще фактурира. Как става и какво трябва да знаете за линка, е описано в няколко фирми в един акаунт.
Как става в Rila.Tools
Частта, която идва от фактурирането, Rila.Tools събира с функционалността SAF-T и я дава като XML за месеца, без сметки и салда - кантората го допълва и подава (какво има във файла). Клиентът я включва от Настройки → Допълнителни функционалности → Заявяване - бутонът е само при собственика, а кантората вижда списъка и състоянието му. Заявката се одобрява от нас, а функционалността се таксува заедно с абонамента.
При включена функционалност всеки ред на документа има Вид и Тариф. код; услугата получава 00000000 сама, а мярката трябва да има Код по НАП. Ред без вид или код, както и клиент с номер, който не минава проверката, спират записа на документа. Вградените видове документи носят кода си. На собствен вид кантората му намира мястото в Потребителски типове документи: избира код в Вид по SAF-T или поставя Не се подава.
За еднократното почистване има два работни списъка с брояч: отметката Непълни за SAF-T в Стоки и услуги и С неразпознат идентификатор в Клиенти и доставчици. За физическо лице без ЕГН се избира Сл. № ФЛ и се натиска Генериране. Класификацията се помни при стоката, тоест следващият документ я получава сам.
Счетоводителят влиза във фирмата на клиента по покана от Настройки, с ниво 2 в колоната НД. То стига за експорта към счетоводната програма, за кодовете в настройките на експорта и за поправка на основание в издаден документ - дали издадената фактура не трябва вместо това да се анулира и издаде наново (чл. 116 от ЗДДС), решава пак счетоводителят. Експортът (McMaster, Делта Pro, Плюс Минус, Ажур L или КОНТО 6) минава през Проверка преди Създаване на експорт. Кодовете по SAF-T не са в архива за счетоводната програма - за тях е отделният XML от SAF-T (НАП).
Поканата е описана в как да дадете фактурите на счетоводителя си, работата с много клиенти от един вход - в няколко фирми в един акаунт, а функционалността - в SAF-T готовност на данните.
Често задавани въпроси
Може ли счетоводителят да включи SAF-T функционалността вместо клиента?
Не. В Rila.Tools заявката за функционалността SAF-T се подава само от собственика на фирмата, от Настройки, секция Допълнителни функционалности. Счетоводителят вижда секцията и състоянието ѝ, но бутон за заявяване няма.
Какво иска кантората от фактуриращата програма на клиента?
Да записва при продажбата вида на реда, тарифния код, мярка с код по НАП, идентификатора на контрагента с вида му и вида на документа. И да спира непълния документ още при записа, а не при сглобяването на файла.
Клиент, който влиза в обхвата през 2029 г. - кога да започне?
Преди годината си. Класификацията на стоките и контрагентите е еднократна работа, но отнема време, а през първия месец на задължението тя трябва вече да е в документите. Облекчение „без файл за първите шест месеца" за клиентите по графика няма: § 17, ал. 2 от преходните разпоредби на Закона за държавния бюджет за 2025 г. изключва чл. 71к, ал. 5 от ДОПК и удължава срока за поправки по ал. 6 на 12 месеца от възникването на задължението. Тоест файл има още за първия месец, а грешка в него се оправя, като за същия период се изпрати нов. Поправката обаче не попълва тарифен код, който не е въведен при продажбата.
Получава ли кантората нещо, ако препоръча програмата?
Да, когато кантората е наш партньор и клиентът е отворил акаунта си през нейния линк. Тогава кантората получава комисиона от платеното от него към нас, без ДДС.
Ако искате да видите програмата, която ще препоръчвате на клиентите си, регистрирайте фирмата на кантората - първият месец е безплатен и без карта.